Microsoft Teams presenta una variedad de herramientas para aumentar la productividad y mejorar la comunicación entre los empleados con chat de texto, llamadas de voz y videollamadas, funcionalidad para compartir archivos, registros de turnos en línea y sus calendarios compartidos.
La funcionalidad de calendario compartido de Microsoft Teams permite a los miembros del grupo crear reuniones directamente dentro de la aplicación Teams, especificar detalles y agregar otros miembros para que no solo reciban una notificación del evento, sino que también lo agreguen a sus Microsoft Teams sincronizados calendario también.
Este artículo se aplica a las aplicaciones de Microsoft Teams en dispositivos con Windows 10, iOS y Android, además de la versión web.
Cómo funcionan los calendarios de Microsoft Teams
Microsoft Teams es una herramienta de colaboración diseñada para organizaciones o grupos y, por lo tanto, está estructurada pensando en un grupo o equipo. Es posible que pueda iniciar sesión en un grupo de Microsoft Teams con su correo electrónico habitual, pero la mayoría de las veces se le asigna un correo electrónico de la empresa que utiliza para acceder a Teams y otras aplicaciones y servicios relacionados con Microsoft 365.
La aplicación Microsoft Teams tiene un calendario principal que se asigna a todo su grupo u organización. Los miembros del grupo pueden agregar reuniones o eventos a este calendario que se muestran automáticamente en el calendario de otros miembros. También se pueden agregar personas a eventos o reuniones del calendario si es necesario que asistan.
Técnicamente, el calendario integrado (o predeterminado) se denomina calendario de grupo, mientras que los calendarios externos que se comparten dentro de Microsoft Teams son calendarios compartidos. Sin embargo, estos términos se confunden con frecuencia y la distinción entre ellos se ha difuminado.
Es una buena idea referirse a los calendarios en Microsoft Teams por nombres únicos en lugar de usar los términos Compartido o Grupo para evitar confusiones.
Los calendarios también se pueden compartir dentro de Microsoft Teams desde Outlook u otros servicios de programación como Google Calendar.
Cómo crear un evento de calendario compartido de Microsoft Teams
Este es el proceso para crear un evento, denominado reunión en Microsoft Teams, que puede compartirse con otros miembros del grupo y agregarse automáticamente al calendario del grupo.
Este ejemplo utiliza la aplicación Microsoft Teams de Windows 10, pero estas instrucciones y los menús utilizados son idénticos en todas las demás versiones.
- Abra la aplicación Microsoft Teams.
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Seleccione Calendario.
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Haga clic en Nueva reunión.
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Elige la zona horaria apropiada del menú desplegable en la parte superior de la pantalla.
Image No necesita preocuparse por la zona horaria en la que se encuentran los miembros de su equipo, ya que la hora de su reunión se ajustará automáticamente para ellos.
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Escriba un nombre para su reunión en el campo Agregar título.
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En el campo Agregar asistentes requeridos, escriba los nombres de las personas a las que desea que se les notifique el evento. Una vez que comience a escribir, los nombres deberían aparecer automáticamente para que los seleccione.
Image Si desea compartir este evento de calendario con personas que no están dentro de su grupo de Microsoft Teams, o quizás ni siquiera usan Microsoft Teams, puede hacerlo ingresando su dirección de correo electrónico completa en lugar de su nombre.
Haga clic en Opcional para agregar miembros del grupo que desea saber sobre la reunión pero que no tienen que asistir.
Una vez que se haya creado la reunión, todas las partes invitadas recibirán una invitación a su dirección de correo electrónico asociada.
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A continuación, especifique la hora de inicio y finalización de su reunión.
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Haga clic en No se repite para abrir un menú y convertir la reunión en un evento regular si necesita ser recurrente. Por ejemplo, es posible que desee tener esta misma reunión todos los días de la semana, semanalmente o una vez al mes.
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Haga clic en Agregar canal si su reunión es específica de una determinada categoría dentro de la configuración de Microsoft Teams de su empresa. Por ejemplo, es posible que desee colocarlo dentro de un canal de Gerentes para que solo los miembros del equipo que usan ese canal sepan que se está llevando a cabo una reunión.
Image Puede dejar muchos de estos campos en blanco si lo desea.
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El siguiente es el campo Agregar ubicación. A pesar de su nombre, esto no es realmente para especificar una ubicación física. En cambio, esto es para seleccionar un sistema de sala habilitado para Microsoft Teams o un dispositivo de teléfono de conferencia conectado.
Si su empresa no utiliza este tipo de dispositivos, no debe preocuparse por completar este campo.
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En el campo grande en la parte inferior de la pantalla, escriba los detalles del campo de la reunión, ingrese una descripción de su reunión, una agenda de la reunión o un mensaje para los asistentes.
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Finalmente, haga clic en Enviar. Esto agregará el evento a su calendario de Microsoft Teams e invitará a aquellos que haya agregado. Una vez que confirmen su asistencia, el evento también se agregará automáticamente a sus calendarios.
Image Si no ha agregado a nadie al evento, se le mostrará el botón Guardar en su lugar. Esto simplemente guardará el evento en su calendario personal de Microsoft Teams.
¿Qué hace el asistente de programación de Microsoft Teams?
La opción Asistente de programación que se muestra al crear una reunión en Microsoft Teams en una computadora es una forma alternativa de crear o editar un evento. Utiliza una interfaz de usuario más visual que muestra las opciones en el lado izquierdo de la pantalla y le permite seleccionar un período de tiempo con el mouse que realiza automáticamente los cambios en la programación.
El verdadero beneficio del Asistente de Programación es cómo muestra todos los horarios de los miembros del grupo. Esto facilita ver las horas y los días en que todos están disponibles y elimina la molestia de tener que preguntar a los miembros del grupo cuál es la hora que más les conviene.
Los horarios solo aparecerán en el Asistente de programación si el administrador u otros usuarios los ingresaron en Microsoft Teams. Si su organización no usa Microsoft Teams para administrar los horarios, esta característica no será útil.
El Asistente de programación de Microsoft Teams es una herramienta completamente opcional, aunque algunos pueden preferirla a la opción predeterminada de creación de reuniones.
Cómo aceptar una invitación de calendario de Microsoft Teams
Una vez que se le haya agregado a una reunión en un calendario de Microsoft Teams, debería recibir casi inmediatamente una invitación por correo electrónico.
Cuando reciba este correo electrónico, haga clic en el enlace Unirse a la reunión de Microsoft Teams para aceptar la invitación. La aplicación Microsoft Teams se abre y lo agrega al evento. Si no tiene Microsoft Teams instalado, se le pedirá que lo instale.
Si no ha recibido una invitación, verifique con el creador del evento para asegurarse de que haya utilizado la dirección de correo electrónico correcta. También puede revisar su carpeta de spam o correo no deseado.
Algunos servicios de correo electrónico pueden solicitarle que agregue estos eventos de Microsoft Teams a su propio sistema de calendario. Puede hacer esto si lo desea, pero deberá hacer clic en el enlace de texto del correo electrónico para aceptar la invitación.
Cómo usar la creación y uso compartido de eventos de Outlook Teams
Microsoft Teams requiere una cuenta de Microsoft para su uso. Por lo general, su empresa u organización le proporcionará una nueva cuenta de Microsoft que se puede usar para acceder a Microsoft Teams y una variedad de otros servicios de Microsoft Office.
El correo electrónico asociado con esta cuenta de Microsoft se puede usar para iniciar sesión en Outlook y, dado que esta cuenta también se usa para acceder a Teams, las reuniones de calendario se pueden crear en Outlook y sincronizar automáticamente con Microsoft Teams.
Para que esto funcione, debe usar la misma cuenta de Microsoft para Outlook y Microsoft Teams. Por ejemplo, no puede usar su cuenta de correo electrónico personal de Outlook para crear un evento para un calendario de trabajo de Microsoft Teams.
Esto se puede hacer tanto con las aplicaciones de Outlook como a través de la experiencia web y todo el proceso es casi idéntico a cómo haría una reunión dentro de Microsoft Teams como se muestra arriba.
Para acceder al calendario dentro de Outlook, simplemente haga clic en el icono Calendario en la parte inferior del menú de la izquierda. Una vez que el calendario esté abierto, haga clic en un día para comenzar el proceso de creación de eventos.
Si desea que un evento realizado en Outlook se registre en Teams, debe activar el interruptor junto a Reunión de Teams, que se encuentra junto a Busque una habitación o ubicación texto. Si no lo hace, la funcionalidad de calendario compartido de Microsoft Teams no se activará y el evento será simplemente un evento básico en su calendario de Outlook.
Cómo compartir otro calendario en Microsoft Teams
Si bien Microsoft Teams cuenta con su propia función de calendario integrada, también es posible importar calendarios adicionales desde Outlook, Google o cualquier otro servicio de programación que proporcione una dirección web para compartir para sus calendarios.
Esto puede ser útil si su equipo usa otra aplicación o servicio para administrar eventos fuera del ecosistema de Microsoft Office.
Este ejemplo usa Google Calendar, pero el proceso es idéntico para otros servicios similares.
- Abra Google Calendar en un navegador web como de costumbre.
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Pase el cursor del mouse sobre el nombre de un calendario para que aparezcan los tres puntos a la derecha de su nombre. Haga clic en los tres puntos para abrir el menú.
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Haga clic en Configuración.
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Haga clic en la dirección web debajo de URL pública de este calendario y presione Ctrl + Vpara copiarlo en su portapapeles.
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Abra Microsoft Teams y vaya a un grupo o chat al que desee agregar el calendario.
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Haga clic en el símbolo + en la parte superior de la pantalla.
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Haga clic en Sitio web.
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Pegue la dirección de su calendario en el campo URL.
Image También puede agregarle un nombre personalizado escribiendo en el campo Nombre de la pestaña y elija si desea alertar al grupo de la adición del calendario marcando la casilla junto a Publicar en el canal sobre esta pestaña.
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Haga clic en Guardar.
Image Tu calendario ahora se compartirá en Microsoft Teams y todos podrán verlo en esta nueva pestaña personalizada.
Cómo editar una reunión de Microsoft Teams
Para editar una reunión de Microsoft Teams que haya creado o a la que tenga acceso, todo lo que necesita hacer es hacer clic en ella desde su calendario dentro de la aplicación de Microsoft Teams y realizar los cambios en los campos correspondientes.
Puede agregar o eliminar asistentes, cambiar la hora o la ubicación y también editar el nombre y la descripción del evento. Solo asegúrese de hacer clic en Enviar actualización cuando haya terminado para guardar los cambios.
Si los cambios no se muestran para usted o los miembros de su equipo, intente cerrar la aplicación por completo y luego volver a abrirla.
También puede editar eventos de Teams en Outlook abriendo el evento en el calendario y luego haciendo clic en Editar.
