Conclusiones clave
- Los trabajadores suelen realizar múltiples tareas en las reuniones, y la posibilidad de que esto suceda aumenta a medida que se prolonga la reunión.
- Sin embargo, no todas las multitareas son malas y las "multitareas positivas" pueden mejorar la productividad.
- Las plataformas de trabajo remoto podrían agregar nuevas funciones que impulsen a los trabajadores hacia tareas relevantes para una reunión.
Si trabaja de forma remota, es muy probable que haya realizado múltiples tareas durante una reunión la semana pasada, y no está solo.
Un nuevo artículo publicado por Microsoft pone números al problema. Si bien la multitarea era rara en reuniones pequeñas y breves, aumentó a niveles casi universales en reuniones que se prolongaron durante más de una hora. Sin embargo, no todo son malas noticias: el documento, que se centró en el uso de Microsoft Teams, sugiere varias formas en que los trabajadores pueden mejorar su enfoque.
"FocusAssist para Windows ya se envió y podría ser de gran ayuda aquí", dijo por correo electrónico la Dra. Mary Czerwinski, investigadora socia y gerente de investigación de Microsoft. "Programar Focus Time a través de Cortana es otra opción disponible en Outlook".
¿Qué debe hacer un trabajador remoto?
La multitarea en una reunión a menudo se considera grosera o contraproducente, y el periódico encontró que esto a veces resultó ser cierto. Sin embargo, los investigadores argumentan un punto más complejo. No todas las multitareas son negativas, y las herramientas se pueden usar para guiar a los trabajadores remotos hacia resultados positivos.
Los participantes detallaron los beneficios de la multitarea positiva en un diario anónimo. "Me han frustrado menos las reuniones que no me fueron muy útiles", dijo uno.
Otros dijeron que aprecian la opción de prestar mucha atención cuando es necesario, y luego concentrarse en otra parte cuando no lo es. Los participantes dijeron que la multitarea les ayudó a encontrar información, como archivos relacionados o intercambios de correo electrónico, relevante para una reunión.
… una maratón de 80 minutos que provoca gemidos tiene más de seis veces más probabilidades de fomentar la multitarea.
Dra. Czerwinski dijo que los trabajadores remotos que usan Microsoft Teams o Windows pueden recurrir a Focus Assist y Focus Time para eliminar las distracciones que no son relevantes para una reunión y sacar tiempo para concentrarse en tareas específicas. El documento favorece cualquier herramienta que haga a un lado las demandas externas de atención de los trabajadores durante una reunión.
Las nuevas y mejores características en las plataformas de trabajo remoto podrían ir aún más lejos para fomentar la multitarea positiva. El documento propone un "modo de enfoque" específico de la reunión para ayudar a los trabajadores a realizar múltiples tareas de manera relevante para una reunión, como abrir correos electrónicos o archivos en la interfaz de una reunión en lugar de otra ventana o programa. Esto fomentaría la multitarea positiva y eliminaría las distracciones que se encuentran en otros programas.
Los investigadores también sugieren herramientas de agenda mejoradas que permiten a los trabajadores salir temprano de las reuniones o unirse a la mitad de la reunión si solo son relevantes partes de la reunión. Esto podría combatir al archienemigo de cada período de atención: reuniones largas y aburridas.
Los trabajadores remotos aprovechan las reuniones largas
La multitarea no era especialmente común cuando se agregaban todas las reuniones: alrededor del 30 % de las reuniones incluían la multitarea por correo electrónico y aproximadamente el 24 % veía la multitarea con archivos.
Pero eso cambió con la duración. Como era de esperar, las reuniones de menos de 20 minutos mostraron pocos casos de multitarea, pero aumentaron a una velocidad sorprendente como una droga para reuniones.
Una reunión de 20 a 40 minutos de duración tenía casi el doble de probabilidades de enviar a los asistentes a buscar otro trabajo, y una maratón de 80 minutos que provocaba gemidos tenía seis veces más probabilidades de distraer a los trabajadores.
El tamaño de la reunión, es decir, la cantidad de personas que asistieron, también fue crucial. Las reuniones uno a uno fomentaban la multitarea mínima, y una tercera persona apenas cambiaba el resultado. Pero sumergirse en otras tareas se hizo más probable a medida que aparecían más caras en una videollamada. La multitarea era el doble de probable en una reunión con 10 o más personas.
Un participante detalló una motivación identificable. "En las grandes reuniones, como los ayuntamientos, tiendo a detenerme y escuchar cuando se dice algo de interés", dijo el participante. "El resto del tiempo, parece que no me concentro en el trabajo".
Los datos incluyeron otro resultado más débil pero más sorprendente: las reuniones programadas son malas noticias. Una reunión programada tenía alrededor de una vez y media más probabilidades de fomentar la multitarea que una reunión ad-hoc. De las reuniones programadas, las reuniones recurrentes fueron el terreno más fértil para la distracción.
"La forma en que se programan y estructuran las reuniones remotas está significativamente asociada con cuándo y en qué medida las personas dividen sus atenciones", concluye el documento. Entonces, antes de presionar enviar en una invitación a una reunión de una hora, reconsidere, a menos que desee darles a sus compañeros de trabajo tiempo para vaciar su bandeja de entrada.
