¿Tiene una enorme hoja de cálculo de Excel en la que no puede encontrar ni pies ni cabeza?
Es hora de organizar su lista de contactos en una base de datos de Microsoft Access. Es mucho más fácil de lo que imaginas y definitivamente estarás satisfecho con los resultados. Este tutorial lo guiará a través de todo el proceso paso a paso. Si no tiene su propia hoja de cálculo y desea seguir el tutorial, puede descargar el archivo Excel de muestra utilizado para generar el tutorial..
Crear una nueva base de datos de Access 2013
A menos que tenga una base de datos existente que utilice para almacenar información de contacto, probablemente querrá crear una nueva base de datos desde cero. Para hacer esto, seleccione el icono de base de datos de escritorio en blanco en la pantalla Introducción a Microsoft Office Access. Se te presentará la pantalla de arriba. Proporcione un nombre a su base de datos, seleccione el botón Crear y estará en el negocio.
Comenzar el proceso de importación de Excel
Seleccione la pestaña de datos externos en la parte superior de la pantalla de acceso y haga doble clic en el botón de Excel para comenzar el proceso de importación de Excel.
Seleccione el origen y el destino
A continuación, aparecerá la pantalla que se muestra arriba. Seleccione el botón Examinar y navegue hasta el archivo que desea importar. Una vez que haya localizado el archivo correcto, seleccione el botón Abrir.
En la mitad inferior de la pantalla, se le presentan opciones de destino de importación. En este tutorial, nos interesa convertir una hoja de cálculo de Excel existente en una nueva base de datos de Access, por lo que elegiremos Importar los datos de origen a una nueva tabla en la base de datos actual Otras opciones en esta pantalla le permiten:
- Vincule su base de datos a una hoja de Excel para que los cambios en la hoja de origen se reflejen en la base de datos.
- Importar datos a una tabla de base de datos existente.
Una vez que haya seleccionado el archivo y la opción correctos, seleccione OK para continuar.
Seleccionar encabezados de columna
Asegúrese de que la casilla La primera fila contiene encabezados de columna esté seleccionada si la primera fila de la hoja de cálculo tiene nombres de columna para los datos, como Apellido, Nombre y Dirección. Esto indicará a Access que trate la primera fila como nombres, en lugar de datos reales que se almacenarán en la lista de contactos.
Seleccione Siguiente para continuar.
Crear los índices deseados
Los índices de la base de datos son un mecanismo interno que se puede utilizar para aumentar la velocidad a la que Access puede encontrar información en su base de datos. Puede aplicar un índice a una o más de las columnas de su base de datos en este paso. Simplemente seleccione el menú desplegable Indexado y seleccione la opción apropiada.
Recuerde que los índices crean una gran sobrecarga para su base de datos y aumentarán la cantidad de espacio en disco utilizado. Por este motivo, desea mantener las columnas indexadas al mínimo. En nuestra base de datos, lo más frecuente es que busquemos en el Apellido de nuestros contactos, así que vamos a crear un índice en este campo. Es posible que tengamos amigos con el mismo apellido, por lo que queremos permitir duplicados aquí. Asegúrese de que la columna Apellido esté seleccionada en la parte inferior de las ventanas y luego seleccione Sí (Duplicados OK) del menú desplegable Indexado.
Seleccione Siguiente para continuar.
Seleccione una clave principal
La clave principal se utiliza para identificar de forma única los registros en una base de datos. La forma más fácil de hacer esto es dejar que Access genere una clave principal para usted. Seleccione la opción Permitir que Access agregue la clave principal y presione Siguiente para continuar. Si está interesado en elegir su propia clave principal, puede leer nuestro artículo sobre claves de bases de datos.
Dale un nombre a tu mesa
Debe proporcionar a Access un nombre para hacer referencia a su tabla. Ingrese esto en el campo apropiado y seleccione el botón Finalizar.
Ver sus datos
Verá una pantalla intermedia que le preguntará si desea guardar los pasos utilizados para importar sus datos. De lo contrario, continúe y seleccione Cerrar.
Luego regresará a la pantalla principal de la base de datos donde podrá ver sus datos simplemente haciendo doble clic en el nombre de la tabla en el panel izquierdo.
¡Felicitaciones, ha importado con éxito sus datos de Excel a Access!
