Flash Fill te ayuda a ingresar datos mucho más rápido en Microsoft Excel. Observa patrones en los datos que está ingresando y hace sugerencias para completar su entrada, llenando columnas enteras con valores relevantes. Siga leyendo para aprender a usar Flash Fill en Excel para aumentar la velocidad y la precisión en la entrada de datos.
Las instrucciones de este artículo se aplican a Excel 2019, 2016 y 2013; Excel para Microsoft 365, Excel Online y Excel para Mac. Flash Fill no está disponible en versiones anteriores de Excel.
Flash Fill funciona de manera similar a la forma en que Autofill funciona en un navegador web, pero es mucho más inteligente. El Autocompletar de Excel funciona de manera algo diferente, lo que le permite copiar fórmulas y valores en matrices horizontales o verticales en una hoja de cálculo. Excel en realidad usa el aprendizaje automático para Flash Fill, lo que le permite hacer sugerencias inteligentes sobre lo que podría querer ingresar.
Cómo usar Flash Fill en Excel
Hay dos formas de utilizar el relleno flash en Excel. Siempre funciona en segundo plano y hará sugerencias a medida que escriba en cualquier celda. La forma más simple y común de usar Flash Fill es aceptar estas sugerencias presionando la tecla Enter. La segunda forma de usar Flash Fill es usando un comando en la pestaña DATA de la cinta para llenar automáticamente varias celdas a la vez.
Flash Fill actualmente tiene capacidades bastante limitadas. Solo funciona cuando la columna en la que está ingresando datos está directamente adyacente a la columna que contiene los datos de origen. Los datos de origen son los datos que contienen el patrón que Flash Fill utilizará para generar valores. Curiosamente, solo funciona con columnas y no con filas, por lo que no puede completar automáticamente una fila de datos.
Usando Flash Fill mientras escribes
Mientras escribe, Flash Fill siempre funciona en segundo plano. Si cree que puede ver lo que está tratando de ingresar en la columna, le sugerirá cómo puede completar instantáneamente toda la entrada. Usado de esta manera, puede pensar en Flash Fill como una extensión de Autocompletar de Excel. Mientras Autocompletar hace sugerencias sobre lo que podría estar escribiendo en una celda individual, Flash Fill le permite completar columnas enteras de datos.
Para usar Flash Fill mientras escribes, sigue estos pasos:
- Insertar una nueva columna, junto a la columna con los datos de origen.
- Escriba el valor requerido en la primera celda de la nueva columna.
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Comience a escribir el valor en la segunda columna. Si Excel detecta el patrón, aparecerá una vista previa que muestra qué valores utilizará para las celdas restantes.
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Pulse la tecla Enter y los valores se insertarán automáticamente.
Image - ¡Eso es todo, tan simple como eso!
Puede seguir usando Flash Fill en columnas posteriores para extraer diferentes elementos de datos. Siempre que la columna que contiene el patrón no esté separada de la columna donde ingresa los valores, Excel debería detectar el patrón. Continuando con el ejemplo anterior, también se podrían extraer los nombres.
Uso de Flash Fill desde la cinta de opciones
Donde Flash Fill detecta un patrón, generalmente muestra la vista previa mientras escribe. Presionar Enter para aceptar esta sugerencia es normalmente la forma más fácil de usar Flash Fill. Sin embargo, también se puede usar a través de un comando en la cinta. Para utilizarlo de esta forma sigue estos pasos:
- Insertar una nueva columna, junto a la columna con los datos de origen.
- Escriba el valor requerido en la primera celda de la nueva columna.
- Seleccione la pestaña DATOS en la cinta.
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Seleccione el comando Relleno instantáneo.
Image - Si Excel ha detectado un patrón, ingresará los valores sugeridos en las celdas restantes.
Combinar datos de varias columnas
Flash Fill no solo puede dividir valores en columnas separadas. También se puede usar para fusionar columnas usando cualquier patrón que elija. Esto puede ser mucho más rápido e intuitivo que usar la fórmula de concatenación. Por ejemplo, para crear una sola columna de dirección a partir de campos de dirección individuales, podría seguir estos pasos:
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Ingrese cada campo de dirección en una columna separada.
Image - Crear una columna de dirección adyacente.
- Ingrese la primera dirección en el formato requerido.
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Comience a escribir la segunda dirección y verifique los valores sugeridos de Excel.
Image - Presione enter para aceptar el Flash Fill sugerido por Excel.
Tenga en cuenta que en este ejemplo se usaron comas entre la calle, la ciudad y el país, pero no entre el número y la calle. Flash Fill debería funcionar con cualquier formato que elija usar.
Otras capacidades de Flash Fill
Flash Fill puede simplificar muchas tareas de entrada de datos. Además de dividir y combinar columnas, Flash Fill puede eliminar los ceros a la izquierda, donde solo los tienen algunas entradas. Se puede utilizar para formatear texto, números y fechas. Puede reemplazar parte del contenido de una celda, tal vez creando una versión segura de datos confidenciales al reemplazar algunos números con XXXX. Incluso se pueden combinar diferentes funciones, como combinar valores y agregar caracteres.
Para realizar cualquiera de estas funciones, el proceso es el mismo. Sigues estos pasos:
- Ingrese los datos sin procesar que deben limpiarse o reformatearse en una columna.
- Escriba los datos como desee en la primera celda de una columna adyacente.
- Comience a escribir el segundo valor y Flash Fill le sugerirá cómo puede completar todos los demás valores en la columna, siguiendo el mismo patrón.
Una vez que comience a familiarizarse con lo que Flash Fill es capaz de hacer, encontrará que es una herramienta extremadamente poderosa y útil. Si está interesado en otra herramienta realmente útil para simplificar la entrada de datos, vea cómo usar Autocompletar en Excel, esto puede copiar fórmulas y valores de manera inteligente en una hoja de cálculo.
