Cuando programa una reunión en Outlook con otra persona o grupo de personas, esta recibe un correo electrónico de invitación con los detalles de la reunión. Desde este correo electrónico, pueden aceptar o rechazar la invitación a la reunión. Outlook agrega la reunión a su calendario de Outlook, realiza un seguimiento de las respuestas de los asistentes y envía un recordatorio antes de que comience la reunión.
Las instrucciones de este artículo se aplican a Outlook para Microsoft 365, Outlook 2019, Outlook 2016 y Outlook 2013.
Cómo enviar una invitación de calendario en Outlook
Aquí se explica cómo programar una reunión en Outlook:
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Seleccione el Inicio tab.
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Seleccione Nuevos elementos > Reunión.
Alternativamente, presione Ctrl+Shift+Q.
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En la invitación a la reunión, ingrese una descripción de la reunión en el cuadro de texto Título.
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En el cuadro de texto Requerido, ingrese las direcciones de correo electrónico de cada asistente que debe asistir a la reunión. En Outlook 2016 y 2013, ingrese las direcciones de correo electrónico en el cuadro de texto Para.
Para seleccionar contactos de su libreta de direcciones, seleccione Obligatorio, Opcional o Para.
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En el cuadro de texto Opcional, ingrese las direcciones de correo electrónico de las personas a las que le gustaría que asistieran a la reunión, pero no les exija que lo hagan.
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Elija una hora de inicio y una hora de finalización para la reunión.
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Para bloquear un día entero en su calendario para la reunión, seleccione Todo el día.
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En el cuadro de texto Ubicación, ingrese dónde realizará la reunión.
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En el área Mensaje, ingrese otra información que sus asistentes necesitarán saber antes de la reunión y adjunte cualquier archivo que desee que revisen.
Para adjuntar un archivo a la invitación a la reunión, seleccione la pestaña Insertar, luego seleccione Adjuntar archivo. Para agregar un enlace a un documento en su OneDrive, seleccione la flecha desplegable Enlace.
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De forma predeterminada, cuando envía una invitación a una reunión en Outlook, la invitación incluye una solicitud de respuesta y le da al destinatario la opción de sugerir una nueva hora para la reunión. Para cambiar estas opciones, seleccione la pestaña Reunión, luego seleccione Opciones de respuesta
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Seleccione Enviar.
Si su horario cambia o si sus asistentes deben hacer otros planes, cancele la reunión o reprograme la reunión.
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Cómo configurar una reunión periódica
Outlook también le permite programar reuniones periódicas. Use esta opción para reuniones que planee repetir cada semana, mes u otro período. Con una reunión periódica, solo tiene que ingresar los detalles una vez y agregará todos los eventos futuros a su calendario según el intervalo que establezca.
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Seleccione la pestaña Inicio, luego seleccione Nuevos elementos > Reunión.
Image - En la invitación a la reunión, ingrese el título, los asistentes requeridos, los asistentes opcionales, la ubicación y un mensaje que describa el propósito de la reunión.
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Seleccione Hacer periódico.
En Outlook 2016 y 2013, seleccione Reunión > Recurrencia.
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Se abrirá el cuadro de diálogo Recurrencia de cita. Introduzca la hora de inicio, la hora de finalización y la duración de la reunión.
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En la sección Patrón de recurrencia, elija cuándo se repetirá la reunión. Por ejemplo, una reunión semanal regular que ocurre todos los lunes.
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En la sección Rango de recurrencia, elija el tiempo durante el cual continuarán las reuniones periódicas. Puede indicarle a una reunión periódica que se cancele en una fecha determinada o después de un cierto número de repeticiones. Elija Sin fecha de finalización si no desea que la reunión caduque.
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Seleccione Aceptar.
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En la invitación a la reunión, seleccione Enviar.
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Cómo usar el asistente de programación para crear una reunión
Si usa Microsoft 365 en el trabajo y es usuario de Exchange, use el Asistente de programación para encontrar el mejor momento para programar una reunión con otras personas. Cuando abra el Asistente para programación, verá los calendarios de las personas que invitó a la reunión.
Para usar el asistente de programación, cree una invitación a la reunión, luego seleccione la pestaña Reunión > Asistente de programación.
Cómo ver la reunión en su calendario de Outlook
Una vez que cree o acepte una reunión, aparecerá en su calendario de Outlook según la información de fecha y hora. Aquí se explica cómo encontrar los próximos eventos.
- Seleccione View Switcher, luego seleccione Calendar.
- Para encontrar la reunión, desplácese por el calendario o use el cuadro de búsqueda e ingrese el título de la reunión.
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Para ver los detalles de la reunión, haga doble clic en el elemento del calendario.
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Para ver las respuestas, seleccione la pestaña Seguimiento. La columna Respuesta muestra qué asistentes han aceptado la invitación a la reunión y cuáles no han respondido.
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Si recibió una aceptación verbal de un asistente, seleccione Ninguno, luego seleccione Aceptado, Rechazado, o dio una respuesta Provisional.
Image - Cierre la invitación a la reunión cuando haya terminado.
Cómo agregar personas a una invitación de reunión existente
Puede programar una reunión y luego tener más asistentes para invitar más tarde (por ejemplo, si contrata a otro empleado y desea agregarlo a las reuniones regulares del personal). Aquí le mostramos cómo invitar a nuevos asistentes a una reunión que ya configuró.
- Encuentre la reunión en su calendario.
- Haz doble clic en el elemento de la reunión.
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Seleccione la pestaña Asistente de programación > Agregar asistentes.
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En el cuadro de diálogo Seleccionar asistentes y recursos, elija el nombre del asistente.
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Seleccione Obligatorio o Opcional para indicar si el asistente debe asistir a la reunión o si su asistencia es opcional.
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Seleccione Aceptar.
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El asistente ahora aparece en la lista Todos los asistentes en el Asistente para programación.
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Seleccione Enviar actualización.
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