A pesar de la proliferación de métodos de comunicación en línea, el correo electrónico sigue siendo el más popular, con casi 300 mil millones de correos electrónicos enviados todos los días en 2019. Ya sea que sea nuevo en el correo electrónico o lo haya estado usando durante décadas, asegúrese de estoy siguiendo las reglas de etiqueta del correo electrónico.
Revise su mensaje antes de enviarlo
Después de ingresar las direcciones de sus destinatarios, cree una línea de asunto adecuada, escriba su mensaje y adjunte un par de documentos de respaldo, regrese y asegúrese de haber hecho todo bien:
- Revisar el mensaje. ¿Hay algo que no esté claro? ¿Hay algún error gramatical o tipográfico? ¿Dijiste todo lo que querías decir?
- Comprueba tus fuentes. ¿Un enlace a una fuente externa aclararía su significado? ¿Un enlace ayudaría a su destinatario a encontrar un sitio web rápidamente?
- Mira los nombres de los destinatarios. ¿Olvidaste a una persona importante que necesita ver el mensaje? ¿Agregaste a alguien que no debería ver el mensaje?
- Mira tu dirección. Si tiene más de uno, asegúrese de enviar el mensaje desde el más apropiado para el propósito del mensaje.
- Determinar la prioridad del mensaje. ¿Es necesario etiquetar el mensaje como importante?
- Agregar documentos de respaldo. ¿Olvidaste los archivos adjuntos?
No respondas siempre a todos
Debe saber cuándo y cuándo no responder a todos los correos electrónicos grupales. Si todas las personas en el correo electrónico original (al que está respondiendo) necesitan saber lo que tiene que decir, utilice Responder a todos.
Por ejemplo, la persona A les envía un correo electrónico a usted ya la persona B para proponer ideas sobre cómo celebrar el décimo aniversario de su jefe en la empresa. Su respuesta es relevante tanto para la persona A como para la persona B, así que use Responder a todos para responder a ambos.
Si alguien te envía una invitación a una fiesta por correo electrónico a ti y a otros 20 amigos, tu respuesta no es relevante para los otros destinatarios del correo, así que usa Responder para enviar una respuesta solo al remitente original.
Escribir líneas de asunto efectivas
La clave para escribir un buen asunto de correo electrónico es asegurarse de que capte brevemente la esencia de su mensaje. Estos son algunos ejemplos:
- Reunión de ventas cambiada a las 3:00
- Invitación a fiesta de Halloween
- Revisiones de texto del sitio web
- Las 20 mejores selecciones de videos de esta semana
- Detalles de su nueva membresía
- Confirmando su cita
- Solicitud de voluntarios para eventos de recaudación de fondos
Para que las líneas de asunto sean más efectivas, incluye la acción que deseas que realicen los destinatarios, como:
- Invitación a fiesta de Halloween - RSVP antes del 11 de mayo
- Revisiones de texto del sitio web: se necesita aprobación antes del martes
Conclusión
Cuando reenvías un mensaje de correo electrónico de otra persona, explica al nuevo destinatario por qué lo estás haciendo y cómo esperas que se beneficie de ello. Por ejemplo, supongamos que un cliente, Jay, le envía una pregunta y usted no sabe la respuesta. Reenvíe el mensaje a su colega, Sara, con una nota que diga: "Sara, Jay quiere conocer el proceso para iniciar sesión en nuestro portal desde su dispositivo móvil. Consulte los detalles a continuación. ¿Puede ayudarme?"
Explica por qué CC
Si envías una copia a alguien en un mensaje de correo electrónico, explica al destinatario principal que lo estás haciendo y por qué. Por ejemplo, supongamos que Jenna quiere unirse a su club de lectura y le está enviando información al respecto. Enviaría una copia a la líder del club de lectura, Ann, y le escribiría a Jenna: "Le enviaré una copia a nuestra líder, Ann, para que pueda ver lo que le estoy enviando y completar cualquier cosa que pueda haber omitido." Cuando utiliza este proceso, Ann también sabe por qué está recibiendo una copia del mensaje.
Conclusión
Los mensajes de correo electrónico pueden perderse en el correo o en el filtro de spam. Como cortesía, especialmente con mensajes importantes (como los que tienen archivos adjuntos o que tienen que ver con fechas límite), escriba una breve nota para informarle al remitente que se recibió su correo electrónico. Por ejemplo, si su jefe le envía un nuevo proyecto para trabajar, responda: "Entendido, comenzaré mañana".
Use los acrónimos con moderación
No todo el mundo conoce todos los acrónimos, así que utilice el menor número posible y solo cuando esté seguro de que el destinatario sabe lo que significan. Hay varios acrónimos que se usan comúnmente en la correspondencia comercial por correo electrónico. Aquí hay algunos:
- ASAP: Tan pronto como sea posible
- Por cierto: Por cierto
- EOD: Fin del día
- EOM: Fin del mensaje (generalmente se usa en la línea de asunto para indicar que no hay un cuerpo de correo electrónico a seguir)
- EOW: Fin de semana
- FYI: Para su información
- OMI: En mi opinión
- OOO: Fuera de la oficina
- S/N: Sí o No
Conclusión
Debido a que no obtiene el contexto de las expresiones faciales y el tono de voz en el correo electrónico, no es un buen medio para expresar sarcasmo o humor, especialmente con destinatarios que no conoce bien. Exprese su mensaje de manera simple y directa, al menos hasta que conozca mejor al destinatario. Si realmente no puedes evitarlo, incluye un emoticón sonriente o risueño para demostrar que estás bromeando.
Elige un final apropiado
A veces es difícil saber cómo finalizar un mensaje de correo electrónico. Estas son algunas sugerencias, según la situación:
- Gracias o Muchas gracias: si me pide un favor.
- Amor o Abrazos: si el destinatario es un amigo o familiar.
- Cheers o Mejor: si el destinatario es un conocido casual.
- Atentamente: Si su mensaje es formal.
- Saludos cordiales o Un cordial saludo: Si desea mantener un tono comercial formal.
