Microsoft Office Online puede servir como una alternativa gratuita a MS Office, ya que le permite editar y compartir archivos creados en un procesador de texto, hoja de cálculo y programa de presentación, así como acceder a Outlook y OneNote.
Todo lo que se hace a través de la versión en línea de Office se realiza a través de un navegador web y se guarda en línea, por lo que puede acceder a los archivos desde cualquier lugar.
Lo que nos gusta
- Sin descarga de software.
- Abre todos los tipos de archivo compatibles con las aplicaciones de escritorio de MS Office.
- Comparte y colabora.
- Plantillas gratuitas.
- Guarda tu trabajo automáticamente.
- Interfaz familiar similar a las versiones de escritorio.
- Revisión ortográfica automática en Word, OneNote, Calendario y Outlook.
Lo que no nos gusta
- Los archivos deben existir en OneDrive antes de ser utilizados.
- No se pueden verificar los errores ortográficos en Excel o PowerPoint.
- 2 GB es el tamaño de archivo más grande admitido.
- No siempre se puede volver a guardar en el formato original.
Uso de Office en línea
Cuando visita Office.com e inicia sesión con su cuenta de Microsoft, hay un menú, como el que ve arriba, que brinda acceso a todas las aplicaciones que se le ofrecen. Así es como accede a Excel en línea, a Word, a Outlook, etc.
Cuando seleccione una aplicación, se le dirigirá inmediatamente, donde podrá crear y editar archivos que ya están en su cuenta y cargar otros nuevos. Por ejemplo, Excel Online tiene un botón Cargar y abrir donde puede seleccionar un archivo XLS, XLSX, XLB, CSV u otro archivo compatible desde su computadora.
Office Online también hace que sea muy fácil compartir archivos y trabajar en documentos con otras personas en tiempo real. Se pueden compartir enlaces que cualquier persona con una cuenta de Microsoft puede abrir, para que pueda colaborar en los archivos.
Formatos de archivo en línea de Microsoft Office
Microsoft Office Online es totalmente compatible con los siguientes tipos de archivos, lo que significa que puede abrirlos y guardarlos en estos formatos:
DOCM, DOCX, PPTM, PPTX, XLSM, XLSX
También se admiten otros archivos, como CSV, pero después de editarlo, si desea volver a guardarlo en su computadora, debe elegir XLSX o XLSM.
Sin embargo, puede aprovechar una herramienta de exportación que permite guardar formatos como ODT y PDF como un documento descargado. De lo contrario, Office guarda en OneDrive de manera predeterminada y se vincula con su versión de escritorio de Office de modo que su lista de archivos más recientes se sincroniza entre los dos.
Microsoft Office en línea frente a Microsoft Office
La versión de escritorio de es similar a la versión en línea. Si bien es posible que algunas características no estén presentes en la herramienta en línea, la apariencia general es casi idéntica. Ambos contienen Word, Excel, PowerPoint, Outlook y OneNote.
La principal limitación se relaciona con la plenitud del conjunto de funciones. Las aplicaciones de escritorio, en virtud de residir en un disco duro con acceso al sistema operativo, contienen herramientas más ricas para cosas como la inserción de objetos complejos. Aunque Office Online es sin duda una suite de productividad en línea con todas las funciones, ninguna plataforma solo en línea generalmente ofrece la misma capacidad que un programa instalado localmente.
Actualmente no existe una versión en línea de Access o Publisher.
Reflexiones sobre Microsoft Office Online
Si está familiarizado con Office en su escritorio, usar la versión en línea es muy sencillo, ya que los menús y las funciones son similares, si no exactamente iguales.
Se permiten formatos de archivo comunes y todos los formatos compatibles con Office son compatibles con la versión en línea. Sin embargo, hay una gran diferencia en la forma en que Office Online usa estos archivos en comparación con la versión de escritorio.
Supongamos que está trabajando con otra persona en un archivo DOC que se creó en un programa como SSuite Office. Si carga este archivo DOC en Office Online e intenta realizar modificaciones, el archivo se convierte automáticamente a DOCX. Esto significa que cuando lo guarda y se lo devuelve al usuario de SSuite, no se pueden realizar ediciones porque esa suite ofimática no permite abrir archivos DOCX.
