Qué saber
- Abrir un archivo de Google Drive. Seleccione Compartir. Introduzca las direcciones de correo electrónico de los colaboradores.
- Seleccione Editar y asigne una función: Ver, Comentario, oEditar . Elija el equipo Configuración para agregar restricciones. Seleccione Listo.
- Compartir una carpeta: Seleccione la carpeta. Elija Compartir e ingrese las direcciones de correo electrónico. Asigna reglas y restricciones.
Este artículo explica cómo compartir carpetas y colaborar en archivos usando Google Drive. El artículo incluye información sobre cómo abordar las solicitudes de colaboración no deseadas y una advertencia sobre los riesgos de compartir carpetas.
Cómo agregar colaboradores a un documento de Google Drive
Google Drive es excelente para colaborar con compañeros de trabajo en un proyecto. Ofrece un control preciso sobre quién puede ver sus archivos y qué pueden hacer con ellos. Con Google Drive, puede agregar colaboradores para ver o editar sus documentos. Así es como:
- Abre Google Drive y luego abre el archivo que deseas compartir.
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Seleccione Compartir (se encuentra en la esquina superior derecha del documento).
Image - Ingrese las direcciones de correo electrónico de las personas que desea agregar como colaboradores.
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Seleccione la flecha desplegable Editar y elija si los colaboradores pueden o no editar, comentar o ver el documento.
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Haga clic en Configuración (icono de engranaje) para agregar restricciones para compartir.
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Marque Los editores pueden cambiar los permisos y compartir para permitir que sus colaboradores compartan el documento con otros. Marque Los espectadores y comentaristas pueden ver la opción de descargar, imprimir y copiar para brindar a los espectadores y comentaristas estas capacidades.
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Seleccione Listo para cerrar.
Para realizar un seguimiento de las ediciones de los colaboradores, res alte un rango de texto, haga clic con el botón derecho y seleccione Mostrar ediciones. Verá una lista de editores y sus cambios, junto con marcas de tiempo.
Cómo compartir una carpeta en Google Drive
Compartir una carpeta completa con colaboradores funciona de manera similar a compartir un solo documento. Seleccione la carpeta que desea compartir en Google Drive, luego abra el menú desplegable y seleccione Compartir, luego siga los pasos anteriores.
Una vez que comparte una carpeta, cada documento o archivo colocado en esa carpeta hereda los mismos privilegios para compartir. Esa es una colaboración bastante poderosa, pero ahora que Google Docs también es Google Drive, se complica. Verá, cada archivo solo puede existir en una carpeta, pero las personas que comparten privilegios de edición pueden mover archivos.
Los archivos solo pueden existir en una carpeta
Si usa la aplicación de escritorio de Google Drive, es tentador mover un archivo compartido a Mi unidad oa otra carpeta, ya sea para organizarlo o para acceder a él en la carpeta de Google Drive de su escritorio. Debido a que un archivo puede existir en una sola carpeta, mover un archivo fuera de una carpeta compartida significa que mueve el archivo fuera de la carpeta compartida de todos los demás. Mover una carpeta compartida a Mi unidad significa que deja de compartirla con todos.
Si accidentalmente mueve un archivo fuera de una carpeta compartida, vuelva a moverlo y todo se restaurará.
Si usted o alguien con quien está colaborando mueve accidentalmente una carpeta compartida a otra carpeta en Mi unidad, recibe una advertencia y recibe un mensaje que le informa lo que hizo y le ofrece la oportunidad de deshacerlo. Si ignora ambas advertencias, deberá volver a compartir la carpeta para restaurar la configuración. Si está trabajando con una organización, asegúrese de que todos conozcan estas reglas y de compartir documentos con personas en las que confíe para que obedezcan esas reglas.
Cómo abordar las solicitudes de colaboración no deseadas
También puede recibir solicitudes de colaboración de personas ajenas a su organización. Estos documentos no solicitados pueden ser simplemente molestos, pero también pueden representar un posible intento de recopilar documentación confidencial. No debe abrir ningún documento o archivo desconocido en Google Drive; en su lugar, puede bloquear a la persona que lo envió haciendo clic con el botón derecho en el nombre del archivo desde la página principal de Drive y seleccionando Bloquear [dirección de correo electrónico]Luego, haga clic en Bloquear nuevamente en la ventana de confirmación.
