Qué saber
- En Windows: elija Archivo > Exportar > Crear PDF/XPS. Confirme que PDF está seleccionado junto a Guardar como tipo.
- En una Mac: Vaya a Archivo > Guardar como. Junto a Formato de archivo, seleccione PDF.
- En Hojas de cálculo de Google: use el selector de archivos para abrir el archivo de Excel. Vaya a Archivo > Descargar > PDF > Exportar.
Este artículo explica los métodos para convertir documentos de Excel a formato PDF, incluida la exportación desde Windows o Mac Excel, el uso de Hojas de cálculo de Google, el uso de un convertidor en línea y la impresión al formato PDF. La información se aplica a las versiones de Excel 2021, 2019, 2016, 2013, 2010 y Excel para Microsoft 365.
Exportar a PDF en Excel en una PC con Windows
Hay muchas maneras de convertir un archivo de Excel al formato PDF para que sea más fácil de abrir y leer en otros dispositivos, sin tener un programa de hoja de cálculo o una aplicación instalada. Si tiene Excel en su computadora con Windows, puede convertir fácilmente archivos de formato Excel XLSX o XLS a PDF.
- Abra el menú Archivo > Exportar.
- Seleccione Crear PDF/XPS.
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Compruebe dos veces que PDF (.pdf) esté seleccionado junto a Guardar como tipo. La otra opción es crear un archivo XPS.
Image Opcionalmente, puede usar este tiempo antes de crear el PDF para habilitar o deshabilitar algunas opciones avanzadas. Vaya a Opciones en el cuadro de diálogo Guardar para hacer cosas como exportar solo páginas específicas a PDF, exportar todas las hojas de trabajo y más.
- Elija dónde se debe guardar el PDF y luego seleccione Publicar.
Exportar a PDF en Excel en una Mac
Si está en una computadora Mac, puede completar la creación de un PDF a partir de un archivo de Excel a través del elemento de menú Guardar como.
- Ir a Archivo > Guardar como para abrir un cuadro emergente para guardar el documento de Excel.
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Junto a Formato de archivo, en la parte inferior de esa ventana, elija PDF.
Image Tome nota de las opciones justo debajo del cuadro desplegable de selección de formato. Puede elegir Workbook o Sheet para convertir todo el libro de trabajo a PDF (todas las hojas que contienen datos) o solo la hoja que está abierta ahora mismo.
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Seleccione Guardar para convertir el archivo de Excel a PDF en su Mac.
Exportar a PDF con Hojas de cálculo de Google
Sheets es el creador y editor de hojas de cálculo en línea de Google. Dado que puede cargar archivos de Excel en Google Sheets y que Sheets puede exportar documentos al formato PDF, es una excelente forma de convertir XLSX/XLS a PDF en cualquier computadora.
- Abra Hojas de cálculo de Google y use el botón selector de archivos a la derecha para buscar y abrir su archivo de Excel.
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Ir a Archivo > Descargar > PDF (.pdf) para ver una vista previa del documento en formato PDF. Puede editar lo que debe exportarse y algunas otras configuraciones.
Image - Seleccione EXPORTAR para guardar la hoja de cálculo como PDF.
Usar convertidores en línea
Otra opción es usar un convertidor de archivos. Dado que los archivos XLS y XLSX son documentos, puede utilizar un convertidor de archivos de documentos gratuito.
Incluso hay algunos convertidores de Excel a PDF en línea que hacen que esto sea aún más fácil y, dado que funcionan con cualquier navegador web, pueden convertir Excel a PDF en cualquier sistema operativo.
Algunos de nuestros favoritos incluyen Smallpdf, iLovePDF, Soda PDF y Online2PDF.
Otro que nos gusta, que se muestra a continuación, es FileZigZag. Cargue su archivo de Excel allí y elija PDF como formato de destino. Seleccione Comenzar a convertir para convertir el archivo de Excel a PDF y obtener el enlace de descarga.
'Imprimir' a PDF
Si no tiene Excel instalado, aún puede guardar el archivo XLSX o XLS en PDF con el programa gratuito Excel Viewer de Microsoft. Sin embargo, dado que esa herramienta es solo un visor de archivos de Excel (no un editor), debe instalar otro programa junto con él para que admita la conversión de PDF.
Una forma es con una impresora PDF gratuita. Las impresoras PDF funcionan haciendo que "imprimas" el documento en PDF, que es una manera fácil de enviar el archivo de Excel al convertidor de PDF, después de lo cual el programa lo guardará en formato PDF.
- Abra Excel Viewer y seleccione el archivo de Excel que desea convertir a PDF.
- Utilice el botón en la parte superior izquierda del programa para seleccionar Imprimir.
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Cambie la impresora del menú desplegable junto a Nombre para que sea la impresora PDF que instaló.
Image En nuestro ejemplo, podemos elegir Foxit Reader PDF Printer del menú desplegable.
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Realice cualquier otro cambio que desee en las preferencias de impresión, como imprimir una cierta cantidad de páginas, y luego seleccione OK para iniciar el software de impresión de PDF, Foxit PDF Reader en este caso.
Algunas impresoras PDF abrirán el programa con más instrucciones y otras guardarán el PDF sin más indicaciones.
- ¡Eso es todo! ¡Ha creado un archivo PDF a partir del documento de Excel!
Por qué usar el formato PDF
Los archivos de Excel requieren un programa específico para leerlos y editarlos, por lo que puede ser difícil compartir dichos documentos con personas que no tienen el software necesario. Sin embargo, el formato PDF es mucho más común, por lo que siempre que haya un visor de PDF instalado en la computadora, puede ver el archivo sin necesidad de un visor/editor de hojas de cálculo.
Los archivos de Excel que permanecen en el formato XLSX o XLS son 100 por ciento editables con Excel u otro programa de hoja de cálculo similar (por ejemplo, OpenOffice Calc y LibreOffice Calc), pero los archivos PDF no lo son. Si bien hay editores de PDF disponibles, por lo general no funcionan tan bien como editar el archivo sin formato.
