Productividad significa hacer más con herramientas básicas que a menudo son específicas para cada tarea. Si está escribiendo un informe, necesita un procesador de textos, y si está diseñando un automóvil, necesita un software de diseño asistido por computadora. Lo que la mayoría de los trabajos tienen en común es la necesidad de planificar tareas, programar y tomar notas. Aquí hay un vistazo a algunas de las mejores aplicaciones de productividad de Windows para organizar sus proyectos y hacer las cosas.
El estándar de la industria para las mejores aplicaciones de organización: Microsoft Outlook
Lo que nos gusta
- Potente sistema que integra calendario, tareas, notas y correo electrónico.
- Las categorías se pueden usar para contextos GTD, proyectos y más.
- Filtros complejos.
- Se sincroniza con dispositivos móviles.
- Las notas son útiles para capturar ideas.
Lo que no nos gusta
- Puede volverse demasiado complejo.
- La configuración de GTD es un poco complicada.
Microsoft Outlook es un popular sistema de calendario y correo electrónico en el mundo de los negocios. Sigue la combinación de productividad de calendario, tareas, notas y contactos. Ha sido posible sincronizar este tipo de datos entre dispositivos móviles durante muchos años, comenzando con Psion Organizer en 1984 y continuando con Blackberry.
Funciones como Categorías le permiten etiquetar y filtrar elementos de la forma que desee, lo que la convierte en una poderosa herramienta para hacer las cosas. Un sistema común es prefijar contextos con el signo @, por ejemplo, @casa o @trabajo. Esto significa que puede filtrar rápidamente su lista de tareas para ver solo las tareas que son relevantes en un momento determinado.
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Software alternativo gratuito de productividad: Google Calendar
Lo que nos gusta
- Simple y fácil de usar.
- Excelente para calendarios compartidos.
Lo que no nos gusta
La f alta de categorías de tareas dificulta GTD.
El paquete de Google proporciona un calendario y un sistema de tareas más simples que el de Outlook. Google Calendar puede facilitar su uso, aunque no es posible utilizar categorías para un período de implementación de GTD (Getting Things Done) adecuado. El sistema basado en la nube es ideal para calendarios compartidos.
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Sincronizar datos entre PC y aplicaciones de productividad del teléfono: CompanionLink
Lo que nos gusta
- Sincroniza Outlook con Android o iOS.
- Sincronización completa, incluidas las categorías.
- Sincroniza campos personalizados.
Lo que no nos gusta
- Cuesta $49.95 sincronizar tu teléfono.
- Existen costos adicionales para la sincronización basada en la nube.
Para mantener sus datos sincronizados entre Outlook en la PC y su teléfono, CompanionLink es la mejor aplicación. La mayoría de las otras soluciones solo sincronizan algunos de sus datos, por lo que es posible que las funciones, como las categorías, no se sincronicen. CompanionLink sincroniza todo en la base de datos estándar de Outlook y también le permite configurar campos personalizados.
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Para una gestión de proyectos seria: Microsoft Project
Lo que nos gusta
-
Gestión de proyectos estándar de la industria.
- Programar actividades críticas.
- Asignación de recursos de equilibrio.
Lo que no nos gusta
- Curva de aprendizaje empinada.
- Puede llevar mucho tiempo.
Los proyectos complejos involucran múltiples actividades que ocurren al mismo tiempo, actividades que no pueden comenzar hasta que otras se completen y múltiples recursos que deben asignarse. Para este tipo de gestión de proyectos, Microsoft Project es el estándar de la industria. Sin embargo, si bien es un software poderoso, puede llevar mucho tiempo.
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Para guardar notas post-it en la nube: Google Keep
Lo que nos gusta
- Toma de notas visual flexible.
- Cree listas de verificación reutilizables.
- Configura recordatorios por hora o ubicación.
Lo que no nos gusta
-
Las ubicaciones deben ser una sola ubicación.
Google Keep se diseñó para parecerse a las notas Post-it, pero hace más que eso, ya que también admite bocetos, fotos, texto y listas. Está disponible en línea, principalmente para uso en PC, y se sincroniza con Android e iOS.
Los recordatorios se pueden configurar por hora o ubicación, pero solo puede ser una ubicación única. También es una pena que esta función no esté mejor integrada con Google Maps. Sería fantástico poder decir "recuérdame en una gasolinera".
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Una alternativa al Bloc de notas: notas adhesivas de Windows
Lo que nos gusta
- Toma de notas sencilla y sin distracciones.
- Se sincroniza con Android.
Lo que no nos gusta
Sin sincronización de iPhone.
Sticky Notes se envía en Windows 10, 8 y 7 y se puede descargar de Microsoft. La aplicación le permite tomar notas que se reformatean para adaptarse a una ventana de cualquier tamaño, como un archivo de texto en el Bloc de notas. Es posible aplicar más formato, como viñetas, pero la mayor diferencia es que todo se almacena en una ubicación y se puede sincronizar con un dispositivo Android.
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Una gran aplicación de productividad de mapas mentales: SimpleMind
Lo que nos gusta
- Notas visuales.
- Jerarquía estructurada.
- Se sincroniza en todas las plataformas.
Lo que no nos gusta
- La presentación puede interferir con las ideas.
- El software es caro.
MindMapping es una forma de generar ideas y tomar notas diseñada para parecerse a la forma en que funciona el cerebro y se dice que mejora la memoria y la creatividad. SimpleMind aprovecha esto al permitirle crear MindMaps en Windows, Mac, Android e iOS. Los mapas creados y terminados se pueden sincronizar a través de Dropbox o Google Drive para que pueda acceder a ellos desde cualquier dispositivo.
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Software de productividad que lleva los tableros Kanban a la nube: Trello
Lo que nos gusta
- Sistema visual sencillo.
- Excelente para equipos distribuidos que necesitan visualizar su carga de trabajo.
Lo que no nos gusta
- No hace una programación compleja ni nivelación de recursos como Microsoft Project.
- No permite recordatorios de contexto como GTD en Outlook.
Kanban utiliza tarjetas visuales para no perder de vista los trabajos que debe realizar. Sin embargo, Trello reemplaza las tarjetas en un tablero físico con un tablero Kanban digital que vive en la nube. Esto es excelente para los equipos distribuidos que necesitan realizar un seguimiento de lo que están haciendo y, al mismo tiempo, estar al tanto de lo que están haciendo otros equipos.
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Simplicidad con el cálculo: Microsoft Excel
Lo que nos gusta
- Simple y flexible para la planificación.
- Calcule fácilmente la carga de trabajo y el horario.
Lo que no nos gusta
Sin recordatorios.
Microsoft Excel tiene muchos usos para organizar datos y realizar cálculos. También es una excelente herramienta para planificar proyectos y programar tiempos; puede enumerar fácilmente las tareas, junto con el tiempo necesario para completarlas. Luego, Excel puede calcular el tiempo total requerido, así como los tiempos de inicio y finalización previstos. Es fácil cortar y pegar tareas y ajustar tiempos mientras planifica su proyecto.
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Para cuando quieras simplicidad: Bloc de notas de Windows
Lo que nos gusta
- Notas sencillas sin distracciones.
- Flexible.
- Incluido gratis con Windows.
- Reformatea el texto para que quepa en una ventana de cualquier tamaño.
Lo que no nos gusta
- No automatiza nada.
- No se sincroniza con dispositivos móviles.
Cuando se trata de generar ideas y estructurar un plan, lo simple suele ser mejor, y no puede ser más simple que el Bloc de notas. Pocas herramientas le brindan una manera de expresar sus pensamientos por escrito sin distraerse con el formato o las funciones del software.
Otro beneficio del Bloc de notas sobre otras aplicaciones es que el texto se reformatea para adaptarse a una ventana de cualquier tamaño, lo que le permite aprovechar al máximo el espacio disponible en su escritorio. Es fácil olvidarse del Bloc de notas, ya que existe desde la primera versión de Windows en 1985, pero a veces no se puede superar al original.
