SharePoint es una plataforma para colaborar con otros miembros de un equipo o grupo. En este artículo, lo guiaremos a través de la creación de sitios funcionales y colaborativos para colegas y amigos, la carga y el uso compartido de documentos y la adición de widgets a las páginas del sitio de SharePoint.
Cómo crear un sitio de SharePoint
Necesitarás un par de cosas antes de poder crear tu sitio:
- Acceda a una cuenta empresarial de Microsoft 365, ya que SharePoint no está incluido en las cuentas de consumidores.
- Un administrador para crear su sitio. Si no es administrador, pídale a su administrador que cree un sitio para usted.
Para crear un sitio de SharePoint:
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Inicie sesión en Microsoft 365 como administrador, luego seleccione SharePoint en el menú Aplicaciones.
Image - Seleccione Página en el panel vertical izquierdo, luego seleccione Crear sitio.
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Seleccione Sitio del equipo en el cuadro de diálogo.
Los
Sitios de comunicación se utilizan principalmente para publicar anuncios y otros contenidos.
- Elija un diseño inicial para su sitio que coincida con su otro contenido. No te preocupes: siempre puedes ajustar el contenido inicial más tarde.
- Ingrese los detalles de su sitio, incluido su nombre y descripción.
- Seleccione Finalizar para completar la configuración. SharePoint funciona en segundo plano para crear el sitio y verá su progreso en todo momento.
Después de configurar su espacio, tendrá algunas funciones disponibles de inmediato, que incluyen:
- Conversaciones: foros de mensajes privados para su grupo.
- Documentos: aquí es donde comparte archivos y registra la entrada y salida de archivos.
- OneNote Notebook: sus compañeros de equipo pueden colaborar con este OneNote Notebook creando y agregando contenido a las páginas.
- Páginas del sitio: páginas web personalizadas para su equipo o grupo.
Cómo utilizar las bibliotecas de documentos de SharePoint
El uso compartido de archivos mediante una biblioteca de documentos es común en los sitios de SharePoint. Las bibliotecas de documentos contienen carpetas y archivos que puede ver y editar. Para utilizar la biblioteca de documentos:
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Seleccione Documentos en el panel vertical izquierdo.
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Seleccione Nuevo para agregar nuevos elementos, como carpetas o archivos de Microsoft Office. Alternativamente, arrastre y suelte otros archivos en la carpeta de la biblioteca actual; no tienen que ser archivos de Office.
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Seleccione un archivo de Microsoft Office para abrirlo en la aplicación correspondiente. Seleccionar un archivo que no sea de Office hace una de estas tres cosas:
- Lo abre para obtener una vista previa si está en un formato apto para la web (por ejemplo, una imagen o PDF).
- Se abre en una aplicación relevante si usa Windows (Windows sabe cómo comunicarse con SharePoint).
- Lo descarga a su computadora para que pueda abrirlo con el programa correspondiente.
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Si bien las aplicaciones web modernas le permiten editar un archivo simultáneamente con un colega, aún tiene la capacidad de "desproteger" un archivo en SharePoint para evitar que otros trabajen en el archivo mientras usted trabaja en él.
Elija el archivo que desea retirar, luego seleccione Revisar en la lista desplegable. Desproteger un archivo evita que alguien guarde una nueva versión del archivo mientras trabaja en él. Otros usuarios todavía pueden descargar una copia y trabajar en ella, pero no pueden crear una nueva versión hasta que la guardes y la vuelvas a registrar.
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Cómo crear páginas de sitio de SharePoint
Las páginas del sitio de SharePoint le permiten crear páginas web que incluyen texto e información gráfica. La diferencia entre las páginas del sitio de SharePoint y las páginas del sitio web normal es que solo los miembros registrados de su equipo de SharePoint pueden verlas. Las páginas del sitio son su propio Internet privado.
Para crear nuevas páginas en su sitio de SharePoint:
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Seleccione Páginas en el panel vertical izquierdo.
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Seleccione Nuevo, luego seleccione entre los tipos de página:
- Página Wiki: páginas que incluyen ideas de equipo, políticas, pautas, mejores prácticas y más. Un equipo de SharePoint puede usar páginas wiki para acceder a vínculos a todo tipo de información de la empresa.
- Página de elementos web: Diseños predefinidos diseñados para permitirle insertar todo tipo de gadgets, estilo tablero, en las páginas de su sitio.
- Página del sitio: páginas en blanco que creas, comenzando con un título.
- Enlace: Agrega un enlace a un sitio web.
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Una vez creada, la página se abre para que la edites. Comience por darle un nombre. El contenido adicional viene en forma de elementos web, que cubrimos en la siguiente sección.
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Seleccione Publicar en la parte superior derecha de la pantalla para que sus cambios estén disponibles para sus colegas.
Image - Seleccione Páginas en el panel vertical izquierdo para ver sus páginas.
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Para editar páginas existentes, abra la página y seleccione Editar en el panel izquierdo.
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Cómo agregar elementos web a las páginas de SharePoint
Una de las mejores funciones de SharePoint es la función "Web Part" o widget(s). Incluso si solo desea agregar texto y gráficos, primero deberá agregar un elemento web para contener el contenido. Los elementos web pueden incluir elementos como fuentes de noticias, un directorio de miembros del equipo o listas de actividades recientes en el sitio.
Si creó una página, así es como se le agregan elementos web:
- Seleccione Páginas en el panel vertical izquierdo, luego elija una página para editar y seleccione Editar.
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Seleccione el signo más (+) para agregar elementos web a una página.
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Un menú emergente muestra una lista de elementos web disponibles. Explore la lista completa o busque por palabra clave. Una vez que selecciona un elemento web, se agrega a la página.
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Configurar el elemento web. Por ejemplo, si agrega un elemento web Galería de imágenes, seleccione Agregar imágenes para elegir las imágenes que se mostrarán.
Image - Seleccione Publicar para que sus cambios estén disponibles para sus colegas.
Si bien la página de inicio se crea automáticamente para usted, sigue siendo una página que puede llenar con elementos web.
Instalación y uso de la aplicación Tareas
Las cosas se ponen interesantes cuando agregas aplicaciones a tu sitio. Las aplicaciones van más allá de la funcionalidad de los elementos web e incluyen cosas como blogs o una lista personalizada, que puede ser una pequeña base de datos.
Echaremos un vistazo a la aplicación Tareas, que le permite configurar tareas pendientes para los miembros de su equipo, asignar tareas pendientes y luego realizar un seguimiento de su finalización.
Para agregar la aplicación Tareas a su sitio de SharePoint:
- En la página de inicio del sitio de SharePoint, seleccione Nuevo, luego seleccione Aplicación.
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Seleccione Tareas.
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En el menú de la izquierda, seleccione Contenido del sitio para ver la aplicación Tareas y comenzar a delegar.
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¿Quién debería usar SharePoint?
La mayoría de las veces, los equipos corporativos usan SharePoint. Sin embargo, hay muchos escenarios no relacionados con la empresa en los que SharePoint resulta útil, como:
- Los equipos deportivos pueden usar el calendario para publicar un calendario de juegos y pueden usar una biblioteca de documentos para almacenar videos de juegos.
- Los clubes de lectura pueden publicar enlaces al libro de la próxima semana, mientras que los grupos de escritura pueden albergar críticas, envíos y comentarios.
- Los grupos de voluntarios que planifican un proyecto de restauración pueden crear un plan con tareas y un cronograma.
- Un vecindario que organiza una venta de garaje puede publicar anuncios sobre nuevos participantes o enumerar artículos y precios en un archivo de Excel compartido en una biblioteca de documentos.
Los escenarios anteriores son posibles con otras aplicaciones y servicios, pero SharePoint reúne todo en un solo lugar, con una interfaz compatible con Windows, macOS y Linux.
Dónde descargar SharePoint
Descargue la aplicación de SharePoint para Android desde Google Play u obtenga la aplicación de SharePoint para iOS desde App Store. Además, puede usar las aplicaciones de Microsoft Office, como Word, Excel y PowerPoint, para abrir archivos directamente desde SharePoint, lo que facilita la descarga y la carga.
