Ha puesto mucho trabajo en su hoja de cálculo de Excel, no deje que se le escape porque olvidó guardarla. Utilice estos consejos para mantener su trabajo seguro y guardado para la próxima vez que necesite ese archivo importante. Cuando desee compartir su trabajo, guarde el libro de trabajo en formato PDF.
Las instrucciones de este artículo se aplican a Excel 2019, 2016, 2013, 2010; Excel para Microsoft 365 y Excel para Mac.
Usar las teclas de acceso directo para guardar en Excel
Hay tres formas de guardar un archivo en Excel:
- Seleccione Archivo > Guardar como. En Excel 2019, seleccione Archivo > Guardar una copia.
- Seleccione Guardar en la barra de herramientas de acceso rápido.
- Utilice la tecla de acceso directo Ctrl+ S.
Si trabaja en una Mac, use la tecla Comando en lugar de la tecla Control.
Si el archivo se ha guardado antes, el puntero cambia a un icono de reloj de arena mientras se guarda. Si el libro de trabajo se guarda por primera vez, se abre el cuadro de diálogo Guardar como.
Ahorro por primera vez
Cuando se guarda un archivo por primera vez, se deben especificar dos datos en el cuadro de diálogo Guardar como. Introduzca un nombre para el archivo y elija la ubicación donde se guardará.
Los nombres de los archivos pueden contener hasta 255 caracteres, incluidos los espacios.
Conclusión
Usar Ctrl+S es una manera fácil de guardar datos. Utilice este acceso directo con frecuencia, al menos cada cinco minutos, para evitar la pérdida de datos.
Pin Guardar ubicaciones
Si abre ciertos archivos o carpetas con frecuencia en Excel, anclelos a su lista de archivos abiertos recientemente. Esto mantiene la ubicación fácilmente accesible en la parte superior de la lista Recientes.
No hay límite para la cantidad de ubicaciones que se pueden fijar. Para fijar una ubicación para guardar:
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Para anclar una carpeta, seleccione Archivo > Guardar como.
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Seleccione Reciente y, en el lado derecho de la ventana, coloque el cursor sobre el libro de trabajo o la carpeta que desea anclar. Aparece una pequeña imagen horizontal de una chincheta para esa ubicación.
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Seleccione el pin para esa ubicación. La carpeta se mueve a la lista Anclada y la chincheta horizontal cambia a una chincheta vertical.
Image - Para desanclar una ubicación, seleccione la chincheta vertical para volver a cambiarla a una chincheta horizontal y eliminarla de la lista Fijada.
Conclusión
Cuando desea una copia de una hoja de trabajo o un libro de trabajo completo que nadie pueda editar y todos puedan ver, convertir o guardar sus archivos de Excel en formato PDF. Un archivo PDF (formato de documento portátil) permite que otros vean documentos sin necesidad de tener el programa original, como Excel, instalado en su computadora. En su lugar, los usuarios abren el archivo con un programa de lectura de PDF gratuito, como Adobe Acrobat Reader.
Guardar la hoja de trabajo activa en formato PDF
Al guardar un archivo en formato PDF, por defecto solo se guarda la hoja de trabajo actual o activa (la hoja de trabajo en pantalla).
Para guardar una hoja de cálculo de Excel en formato PDF:
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Seleccione Archivo.
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Seleccione Guardar como para abrir la ventana Guardar como.
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Elija la ubicación donde desea guardar el archivo.
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Introduzca un nombre para el archivo.
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Seleccione la flecha hacia abajo Guardar como tipo.
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Desplácese por la lista para buscar y seleccionar PDF (.pdf).
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Seleccione Guardar para guardar el archivo en formato PDF y cerrar la ventana.
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Guardar un libro de trabajo completo en formato PDF
La opción predeterminada Guardar como solo guarda la hoja de trabajo actual en formato PDF. Siga estos pasos para guardar todo su libro de trabajo como un archivo PDF:
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Seleccionar Archivo > Guardar como.
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Seleccione Examinar para abrir el cuadro de diálogo Guardar como.
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Seleccione Guardar como tipo para abrir una lista desplegable y elija PDF. El botón Opciones aparece en el cuadro de diálogo Guardar como.
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Seleccione Opciones para abrir el cuadro de diálogo Opciones.
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Seleccione Todo el libro de trabajo en la sección Publicar qué.
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Seleccione OK para volver al cuadro de diálogo Guardar como.
Image - Seleccione Guardar para guardar el libro de trabajo en formato PDF y cerrar el cuadro de diálogo.
Guardar automáticamente en OneDrive
Si usa Microsoft 365, Excel guarda automáticamente su trabajo cuando elige guardar archivos en su cuenta de almacenamiento en la nube de OneDrive. Cuando sus archivos se guardan en OneDrive, los documentos se guardan automáticamente cada pocos segundos, lo que elimina la necesidad de seleccionar Guardar continuamente o usar teclas de método abreviado.
Para que funcione la función Autoguardado, guarde los documentos en una ubicación de su carpeta OneDrive. La función de guardado automático no funciona con ninguna ubicación en su PC o Mac.
Si tiene Microsoft 365 y guarda sus archivos en OneDrive, habilite Autoguardar seleccionando el interruptor en la esquina superior izquierda de la pantalla de Excel. Cuando esté habilitado, el interruptor dirá Encendido. Para desactivar la función y guardar su trabajo manualmente, cámbiela a Desactivada.
