La creación de un tablero de Microsoft Excel implica extraer información de múltiples fuentes para que pueda ver esos datos en un solo lugar. Excel ofrece una variedad de formas de hacer esto, lo que lo convierte en una de las herramientas de informes de panel más poderosas que puede usar.
La información de este tutorial se aplica a Excel 2019, Excel 2016, Excel 2013, Excel 2010, Excel 2007 y Excel para Mac.
¿Qué es un tablero de Excel?
Un tablero de datos es una herramienta que lo ayuda a monitorear y analizar visualmente las métricas que son más importantes para usted. Puede usar un tablero para monitorear el desempeño de su negocio, la eficiencia de un proceso de fabricación o el desempeño del personal en su departamento de ventas.
Independientemente de cómo use un tablero, el concepto es siempre el mismo: las hojas de cálculo de fondo extraen datos de archivos, servicios o conexiones API a bases de datos y otras fuentes. La hoja principal muestra los datos de esas hojas múltiples en un solo lugar, donde puede revisarlo todo de un vistazo.
Los elementos típicos de un tablero de datos en Excel incluyen:
- Gráficos
- Gráficos
- Medidores
- Mapas
Puede crear dos tipos de tableros. Para los informes del tablero, puede crear un tablero estático a partir de datos en otras hojas que puede enviar a alguien en un informe de Word o PowerPoint. Un panel dinámico es uno que las personas pueden ver dentro de Excel y se actualiza cada vez que se actualizan los datos en las otras hojas.
Traer datos a un panel de Excel
La primera fase de la creación de un tablero de Excel es importar datos a hojas de cálculo desde varias fuentes.
Las fuentes potenciales para importar datos a Excel incluyen:
- Otros archivos de libros de Excel
- Archivos de texto, CSV, XML o JSON
- Base de datos SQL
- Microsoft Access
- Explorador de datos Azure
- Facebook y otras páginas web
- Cualquier otra base de datos compatible con ODBC u OLEDB
- Fuentes web (cualquier sitio web que contenga tablas de datos)
Con tantas fuentes de datos potenciales, la posibilidad de qué datos puede traer a Excel para crear tableros útiles es ilimitada.
Para traer una fuente de datos:
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Abrir una hoja de cálculo de Excel vacía. Seleccione el menú Datos y, en el menú desplegable Obtener datos, seleccione el tipo de datos que desee y luego elija la fuente de datos.
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Busque el archivo u otra fuente de datos que desee importar y selecciónelo. Seleccione Importar.
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Según el tipo de fuente de datos que elija, verá diferentes cuadros de diálogo para transformar los datos en formato de hoja de cálculo de Excel.
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La hoja se completará con todos los datos del archivo externo o la base de datos.
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Para actualizar los datos para que se carguen periódicamente los cambios realizados en la fuente de datos externa, seleccione el ícono Refresh en el lado derecho de las Consultas y Conexiones panel.
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Seleccione los tres puntos junto al enlace EDIT en la parte inferior de la ventana de actualización y seleccione Propiedades.
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Configure los datos para que se actualicen desde la fuente de datos a intervalos regulares configurando Actualizar cada xx minutos en cualquier intervalo en el que desee actualizar los datos.
Refrescar datos de fuentes externas es útil, pero puede consumir tiempo de CPU si hace que la frecuencia de actualización sea demasiado frecuente. Elija una frecuencia de actualización que mantenga los datos actualizados con la misma frecuencia con la que se modifican en la fuente, pero no con tanta frecuencia como para copiar los mismos datos cada vez.
Image - Repita el proceso anterior en hojas de trabajo nuevas y separadas hasta que haya importado todos los datos que desea usar en su nuevo tablero.
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Finalmente, cree una nueva hoja de trabajo, colóquela como la primera hoja de trabajo en el libro de trabajo y cámbiele el nombre Dashboard.
Cómo crear un tablero de Excel
Ahora que tiene todos los datos que necesita en su libro de Excel, y todos esos datos se actualizan automáticamente, es hora de crear su tablero de Excel en tiempo real.
El panel de ejemplo a continuación utilizará datos meteorológicos de sitios web de todo Internet.
A veces, cuando importa datos de fuentes externas, no puede graficar los datos importados. La solución para esto es crear una nueva hoja de cálculo y en cada celda, escriba =convert(y seleccione los datos de la hoja de cálculo importada. Para los parámetros de la unidad, simplemente seleccione los mismos parámetros que antes y después Llene toda la hoja con la misma función para que todos los datos se copien en la nueva hoja y se conviertan en números que puede usar en los diversos gráficos que creará para su tablero.
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Cree un Gráfico de barras para mostrar un solo punto de datos. Por ejemplo, para mostrar la humedad relativa actual (de 0 a 100 por ciento), crearía un gráfico de barras con 0 por ciento como el punto más bajo y 100 por ciento como el punto más alto. Primero, seleccione el menú Insert y luego seleccione el gráfico de barras 2D Clustered Column.
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En el menú Chart Design, del grupo Data, elija Seleccionar datos.
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En la ventana Seleccionar fuente de datos que aparece, haga clic en el campo Rango de datos del gráfico y luego seleccione la celda en los datos hoja de cálculo que le gustaría mostrar con este gráfico de barras.
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Cambie el título del gráfico para que coincida con los datos que está mostrando. Actualice los límites del eje para que sean de 0 a 100 por ciento. Luego mueva el gráfico al área del guión donde le gustaría mostrarlo.
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Repita los mismos pasos anteriores para crear gráficos de barras para cualquier otro punto de datos único que desee graficar. Haga que el rango del eje sea el mínimo y el máximo para esas medidas. Por ejemplo, un buen rango de presión barométrica sería de 28 a 32.
Es importante elegir el rango de datos correcto porque, si solo usa el valor predeterminado, la escala puede ser demasiado grande para los datos, dejando gráficos de barras en su mayoría en blanco. En su lugar, mantenga el extremo mínimo y máximo de la escala del eje solo ligeramente por encima y por debajo de los valores extremos posibles de sus datos.
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Cree un gráfico de líneas para mostrar una tendencia de datos. Por ejemplo, para mostrar un historial de temperaturas locales para su área local, debe crear un gráfico de líneas que cubra la última cantidad de días de datos que puede importar desde la tabla del sitio web meteorológico. Primero, seleccione el menú Insertar y seleccione el gráfico Área 2D.
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En el menú Chart Design, del grupo Data, seleccione Seleccionar datos.
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En la ventana Seleccionar fuente de datos que aparece, haga clic en el campo Rango de datos del gráfico y luego seleccione las celdas en los datos hoja de cálculo que le gustaría mostrar con este gráfico de líneas.
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Cambie el título del gráfico para que coincida con los datos que está mostrando y mueva el gráfico al área del guión donde le gustaría mostrarlo.
Los gráficos son muy flexibles cuando se colocan en un tablero. Puede cambiar la ubicación, así como el tamaño y la forma del widget de gráfico. Utilice esta flexibilidad para diseñar tableros organizados que brinden tanta información al usuario en la menor cantidad de espacio.
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Cree un Cuadro de texto para mostrar datos de cadenas de hojas que ha importado. Por ejemplo, para ver actualizaciones de advertencias meteorológicas en su tablero, vincule el contenido del cuadro de texto a una celda en la hoja de datos importada. Para hacer esto, seleccione el menú Insert, seleccione Text, y luego seleccione Textbox
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Coloque el cursor del mouse en el campo de fórmula, escriba =y luego seleccione la celda en la tabla de datos importados que contiene la cadena de datos que desea mostrar.
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Seleccione el cuadro de texto y use la ventana Format Shape a la derecha para formatear el área de visualización de texto en su tablero.
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También puede comparar dos puntos de datos en sus hojas de datos importadas utilizando gráficos circulares Por ejemplo, es posible que desee mostrar la humedad relativa en forma de gráfico circular. Primero, seleccione los datos que desea mostrar y, en el menú Insert, seleccione el gráfico 2D Pie.
Los gráficos circulares comparan dos o más valores. Si está mostrando un porcentaje como la humedad relativa, es posible que deba crear manualmente otra celda que reste ese valor del 100 % para compararlo con el segundo valor. Esto dará como resultado un gráfico circular que muestra el valor porcentual como una parte del 100 por ciento total posible.
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Cambie el título del gráfico para que coincida con los datos que está mostrando y luego mueva el gráfico al área del guión donde le gustaría mostrarlo.
Image - Al agregar varios tipos de gráficos de datos, puede crear un tablero útil que muestre todos los tipos de datos en un tablero conveniente.
Agregue atractivo visual y contexto con color
Otra forma de agregar claridad a su tablero es darle a sus gráficos de barras un relleno degradado que muestre un color de advertencia como el rojo para las regiones de los datos que pueden no ser buenas.
Por ejemplo, si desea mostrar que una humedad relativa superior al 75 % es incómoda, puede cambiar el relleno degradado del gráfico de barras únicas en consecuencia. Así es como.
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Haga clic con el botón derecho en el borde exterior de un gráfico de barras y seleccione Dar formato al área del gráfico.
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Seleccione el icono Relleno en el panel Dar formato al área del gráfico y cambie la selección a Relleno degradado.
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Seleccione cada ícono de nivel a lo largo de la línea de relleno degradado y cambie el color y la oscuridad para adaptarse a qué tan 'bueno' o 'malo' es ese nivel. En este ejemplo, la humedad relativa alta se desvanece a rojo oscuro.
Image - Repita este proceso para cada gráfico donde agregar contexto de color al gráfico tenga sentido para ese punto de datos.
Cómo se actualizan automáticamente los paneles de Excel
Una vez que crea un tablero, no tiene que hacer nada para actualizar los gráficos. Todos los datos de esos gráficos y widgets se actualizan de la siguiente manera:
- Las hojas con datos importados se actualizan en la fecha que estableció cuando creó por primera vez la importación de datos.
- Cualquier hoja adicional que haya creado para corregir o reformatear los datos de las hojas importadas se actualizará con los nuevos datos en esas hojas.
- Cada widget en su tablero se actualiza automáticamente para mostrar los nuevos datos dentro de esas hojas actualizadas para los rangos que seleccionó cuando creó esos gráficos.
Estas actualizaciones ocurren automáticamente mientras Excel está abierto.
Cómo utilizar los paneles de Excel
La creación de tableros en Excel puede ser útil por muchas razones diferentes. Sin embargo, es importante crearlos en función de una necesidad específica, en lugar de intentar crear un tablero que lo haga todo.
Por ejemplo, si es un gerente de ventas y está interesado en monitorear el desempeño de su equipo de ventas, entonces el tablero del gerente de ventas debe enfocarse en los Indicadores clave de desempeño (KPI) relacionados con el desempeño de ventas.
Este tipo de tablero no debe incluir información que no esté relacionada con el rendimiento de las ventas o, de lo contrario, el tablero podría abarrotarse demasiado. Un tablero desordenado hace que sea más difícil ver las relaciones de datos y los patrones que importan.
Otras consideraciones al crear tableros:
- Use los gráficos correctos para los datos correctos.
- No uses demasiados colores en todo el tablero.
- Diseñe el tablero con datos y tipos de gráficos similares en bloques comunes.
- Asegúrese de que cada gráfico muestre etiquetas simples y no esté demasiado abarrotado.
- Organice los widgets en jerarquía de importancia, con la información más importante en la parte superior izquierda del tablero.
- Usa el formato condicional para asegurarte de que los números sean rojos cuando sean malos y verdes cuando sean buenos.
Lo más importante es usar la creatividad para diseñar tableros que sean informativos e interesantes de usar.
