Qué saber
- Puede crear uno en el centro de administración de MS 365 en Grupos > Buzones compartidos. Seleccione Agregar un buzón de correo y siga los pasos desde allí.
- Todas las personas asignadas a un buzón compartido de Microsoft Office 365 tienen acceso a todo lo que contiene: correos electrónicos entrantes, respuestas, reenvíos, etc.
- Los usuarios de Office 365 necesitan una suscripción a Microsoft Exchange Online para acceder al correo compartido.
Este artículo explica cómo agregar usuarios a un buzón de Outlook compartido y cómo usar buzones compartidos en Outlook, en la web y desde una aplicación móvil. Estas instrucciones se aplican a Office 365 para Windows y macOS; Outlook 2019, 2016, 2013 y 2010; Outlook para iOS y Android; y Outlook en la web.
Cómo crear un buzón compartido en Office 365
Puede crear tantos buzones compartidos como necesite, pero cada usuario que asigne al buzón debe tener una suscripción a Microsoft 365. Para configurar un buzón compartido:
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Inicie sesión en el Centro de administración de Microsoft 365 con su cuenta de administrador global de Microsoft 365 o las credenciales de la cuenta de administrador de Exchange.
El centro de administración de Microsoft 365 se conocía anteriormente como el centro de administración de Office 365.
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Seleccione Grupos > Buzones compartidos en el panel de navegación.
Image - Seleccione Agregar un buzón de correo en la página Buzones compartidos.
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En la página Agregar un buzón de correo, escriba un nombre para el buzón de correo compartido en el campo Nombre.
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Se crea automáticamente un alias de buzón en el campo Correo electrónico, pero puede cambiar el alias si lo desea. Cuando haya nombrado el buzón compartido, seleccione Add.
Image - Seleccione Agregar miembros a este buzón en Siguientes pasos.
- Seleccione Agregar miembros en la página Agregar miembros de buzón compartido.
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En Miembros, marque la casilla junto a cada persona que tendrá acceso al buzón compartido. Cuando haya terminado, seleccione Guardar y luego Cerrar.
Si no ve el nombre de una persona en la lista, seleccione Buscar y escriba el nombre de la persona.
Cómo guardar un correo electrónico enviado en el buzón compartido
Cuando un usuario envía un mensaje de correo electrónico desde el buzón compartido, se guarda una copia de ese mensaje en la carpeta Elementos enviados de ese usuario, no en el buzón compartido. Si desea guardar estos correos electrónicos en el buzón compartido, debe editar la configuración del buzón compartido.
Para guardar los mensajes de correo electrónico enviados en el buzón compartido, complete los siguientes pasos:
- Inicie sesión en el centro de administración de Microsoft 365 y seleccione Grupos > Buzones compartidos en el panel de navegación.
- Seleccione su buzón compartido.
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Seleccione Editar junto a Elementos enviados.
Image - Establezca Copiar elementos enviados como este buzón y Copiar elementos enviados en nombre de este buzón a On , luego seleccione Guardar.
Cómo usar el buzón compartido en Outlook 2016, Outlook 2013 y Outlook 2010
Cuando configura el buzón compartido, otros usuarios no tienen que hacer nada para mostrar el buzón compartido en la versión de escritorio de Outlook. El buzón compartido aparece automáticamente en la barra lateral de Outlook.
Para enviar un correo electrónico desde el buzón compartido, complete los siguientes pasos:
- Seleccione la pestaña Inicio en la parte superior de Outlook.
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Seleccione Nuevo correo electrónico para crear un nuevo mensaje.
Image - Seleccione De en el nuevo mensaje de correo electrónico y luego seleccione el buzón compartido.
- Escribe tu mensaje y selecciona Enviar.
Cómo acceder al buzón compartido en Outlook en la Web
Si desea trabajar con el buzón compartido en un navegador web, debe agregar el buzón manualmente. Para agregar el buzón compartido a Outlook en la web, complete los siguientes pasos:
- Inicie sesión en su cuenta de Microsoft 365 y luego seleccione la aplicación Outlook.
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Haga clic con el botón derecho en Carpetas (o el nombre de su buzón) en el panel de navegación y luego seleccione Agregar carpeta compartida.
- Escriba la dirección de correo electrónico del buzón compartido en el cuadro de diálogo Agregar carpeta compartida y luego seleccione Agregar.
Cómo agregar buzones de correo compartidos a la aplicación móvil de Outlook
Si desea acceder a un buzón compartido desde su teléfono inteligente o tableta, siga estos pasos:
- Inicie la aplicación Outlook para iOS o Android e inicie sesión en su cuenta.
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Toque Agregar cuenta en el panel izquierdo, luego toque Agregar un buzón compartido.
Si tiene varias cuentas de Outlook, elija la que tenga acceso al buzón compartido.
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Introduzca la dirección de correo electrónico. Una vez que se complete el proceso, debería ver su buzón compartido debajo de sus cuentas en la aplicación de Outlook.
Si desea eliminar un buzón compartido de la aplicación Outlook, vaya a Configuración > Cuentas, luego toque el buzón compartido y elija Eliminar cuenta.
¿Qué es un buzón compartido en Office 365?
Cada persona asignada a un buzón compartido de Office 365 tiene acceso completo a todos los mensajes que contiene. Los usuarios miembros pueden leer correos electrónicos entrantes, responder mensajes, reenviar mensajes y ver cómo han respondido otros.
Cuando un miembro del equipo responde a un mensaje de correo electrónico desde el buzón compartido, el correo electrónico se envía desde la dirección compartida en lugar de la dirección de correo electrónico de la persona, por lo que la información de todos se mantiene confidencial. Dicho esto, los buzones de correo compartidos normalmente no tienen nombres de usuario ni contraseñas, lo que crea algunos problemas de seguridad.
¿Por qué usar un buzón compartido?
Los buzones de correo compartidos son ideales para los departamentos de servicio al cliente o marketing que desean que los mensajes de correo electrónico entrantes sean respondidos por el próximo miembro disponible del equipo. Los buzones compartidos también vienen con una lista de contactos compartida y un calendario compartido, por lo que los miembros del grupo pueden crear citas en una ubicación central que todos los miembros pueden ver.
