Qué saber
- Usar miniaturas: Ir a Archivo > Información > Propiedades > Propiedades avanzadas > Resumen y marque Guardar miniaturas para todos los documentos de Word.
- Actualizar propiedades: Vaya a Archivo > Info > Propiedades > Propiedades avanzadas > Resumen. Ingrese comentarios, palabras clave y otra información.
- Otros consejos: Cree carpetas para guardar y ordenar sus archivos de Word, y use un sistema de nombres de archivos consistente para encontrar rápidamente los archivos que desea.
Este artículo ofrece sugerencias para organizar sus archivos de Microsoft Word. Las instrucciones cubren Word 2019 a 2010 y Word para Microsoft 365.
Guardar todos los archivos de Word con miniaturas
Guardar archivos de Word con una imagen de vista previa o una miniatura facilita la identificación del documento que necesita sin abrirlo.
Para guardar todos los documentos de Word con una vista previa o una imagen en miniatura:
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En Microsoft Word, abra un documento en blanco o existente, luego vaya a la pestaña Archivo.
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Seleccione Información.
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Seleccione la flecha desplegable Propiedades y elija Propiedades avanzadas.
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En el cuadro de diálogo Propiedades, vaya a la pestaña Resumen.
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Seleccione la casilla de verificación Guardar miniaturas para todos los documentos de Word.
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Seleccione Aceptar.
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Actualizar las propiedades del documento de Word
Si trabaja con varios documentos de Word que tienen nombres y ubicaciones similares, utilice la función de propiedades del documento de Word.
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Abra el documento al que desea agregar propiedades descriptivas, luego vaya a la pestaña Archivo.
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Seleccione Información.
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Seleccione la flecha desplegable Propiedades y elija Propiedades avanzadas.
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En el cuadro de diálogo Propiedades, vaya a la pestaña Resumen.
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Ingrese comentarios, palabras clave, categorías, un título e información sobre el tema para ayudarlo a distinguir sus archivos.
Image - Seleccione OK para aplicar los cambios y cerrar el cuadro de diálogo. Cuando llega el momento de realizar una búsqueda, Word puede encontrar exactamente lo que necesita.
Crea carpetas en tu computadora y úsalas
Configure una carpeta para sus documentos de Word y asígnele un nombre que no olvidará, como MyWordDocs Llénela con carpetas nombradas de una manera que tenga sentido para usted, y use estas carpetas para guardar y ordenar sus archivos de Word. Si produce notas de reuniones semanales, por ejemplo, cree una carpeta para esas notas e incluya carpetas adicionales dentro de ella para meses o años.
Si tiene años de documentos de Word en su computadora y no tiene tiempo para abrir cada uno y decidir si conservarlo o no, cree una carpeta para cada año y mueva los documentos a esas carpetas. Esta es una buena manera de almacenar archivos más antiguos hasta que tenga tiempo de organizar los archivos de una manera que funcione para usted.
Utilice un sistema de nombres de archivos coherente
Establezca un sistema de nombres para encontrar rápidamente los archivos que desea. Hay muchas maneras de nombrar sus archivos. Elija un sistema de nombres y utilícelo de manera coherente.
Estas son algunas sugerencias:
- Incluya el tipo de documento en el nombre del archivo, por ejemplo, contrato, arrendamiento o boletín informativo. De esta forma, puede mirar el nombre del archivo para encontrar un archivo.
- Comienza el nombre del archivo con el nombre del cliente (o el apellido del destinatario si los documentos son cartas).
- Incluye la fecha en el nombre del archivo.
Tómate tu tiempo
Si el disco duro de su computadora tiene poco espacio de almacenamiento, no aborde todas las tareas organizativas a la vez. Divida el trabajo en partes manejables y dedique 15 minutos al día a trabajar en él.
Mientras organiza los archivos de Word en su computadora, coloque cada archivo en una de las carpetas que creó, cree una nueva carpeta o elimine los archivos que ya no necesita. Si no está seguro de qué hacer con un archivo, colóquelo en una carpeta titulada HoldUntilDate y elija una fecha en el futuro que, si no ha abierto la carpeta para entonces, me sentiré cómodo eliminándolo.
Cualquiera que sea el tipo de carpeta que cree, coloque esta carpeta en su carpeta principal de Word, para que sepa dónde buscar.
