Perder documentos importantes que ha dedicado tanto tiempo a crear es frustrante, especialmente si es como la mayoría de los usuarios, que crean documentos directamente en la computadora y no tienen el beneficio de una copia manuscrita.
Estas son seis formas de mantener seguros sus documentos de procesamiento de texto.
Nunca almacene sus documentos en la unidad de su sistema operativo
Si bien la mayoría de los procesadores de texto guardan sus archivos en la carpeta Mis documentos, este es el peor lugar para ellos. Ya sea que se trate de un virus o una falla del software, la mayoría de los problemas de la computadora afectan el sistema operativo y, a menudo, la única solución es reformatear la unidad y reinstalar el sistema operativo. En tal caso, se perderá todo lo que haya en el disco.
Instalar un segundo disco duro en su computadora es una forma relativamente económica de resolver este problema. Un segundo disco duro interno no se verá afectado si el sistema operativo está dañado, e incluso puede instalarse en otra computadora si necesita comprar una nueva.
Si no está seguro de instalar un segundo disco interno, un disco duro externo es una excelente opción. Se puede conectar una unidad externa a cualquier computadora en cualquier momento conectándola a un puerto USB o FireWire. Muchas unidades externas también tienen el beneficio adicional de copias de seguridad programadas o de un solo toque; usted especifica las carpetas y la programación, y el software se encarga del resto.
Conclusión
Almacenar sus archivos en una ubicación diferente a la de su sistema operativo no es suficiente; necesita crear copias de seguridad periódicas de sus archivos. Aumente sus probabilidades de poder recuperar un archivo al tener una segunda copia de seguridad del mismo. Si los datos son importantes, considere almacenar una copia de seguridad en una bóveda a prueba de incendios.
Cuidado con los archivos adjuntos de correo electrónico
Incluso si está seguro de que no contienen virus, los archivos adjuntos de correo electrónico pueden provocar la pérdida de datos. Por ejemplo, si recibe un documento con el mismo nombre que uno en su disco y su software de correo electrónico está configurado para guardar los archivos adjuntos en la misma ubicación, corre el riesgo de sobrescribir el archivo que ya está allí. Esto sucede a menudo cuando está colaborando en un documento y los colegas envían actualizaciones por correo electrónico.
Configure su programa de correo electrónico para guardar archivos adjuntos en una ubicación única o, salvo eso, piénselo dos veces antes de guardar un archivo adjunto de correo electrónico en su disco duro.
Cuidado con el error del usuario
Aproveche las protecciones incluidas en su procesador de textos, como las funciones de control de versiones y cambios controlados. Una forma común en que los usuarios pierden datos es cuando están editando un documento y eliminan partes accidentalmente. Una vez que se guarda el documento, las partes que se modifican o eliminan se pierden, a menos que haya activado las funciones que almacenan los cambios por usted.
Si no desea lidiar con las funciones avanzadas, use la tecla F12 antes de comenzar a trabajar para guardar el archivo con un nombre diferente. No está tan organizado como algunos de los otros métodos, pero es un método útil.
Ir a la nube
Almacenar archivos y sus copias de seguridad en la nube es cada vez más común. El almacenamiento en la nube ofrece muchas ventajas, como generosas asignaciones de espacio, facilidad de uso, acceso desde cualquier lugar y dispositivo que esté utilizando, y confiabilidad.
Los servicios de almacenamiento en la nube respaldan sus servidores, por lo que hay una doble capa de protección para los archivos almacenados de esta manera. Por estas razones, el almacenamiento en la nube es cada vez más la mejor opción para la mayoría de las personas.
Hay varias opciones gratuitas convencionales:
- Google Drive ofrece 15 GB con cada cuenta de Google.
- Los usuarios de Mac obtienen 5 GB con iCloud, que está integrado en todos los dispositivos Apple.
- Microsoft proporciona 5 GB de espacio con OneDrive, que viene con las cuentas de Microsoft 365 y Xbox.
Si necesita más espacio de almacenamiento, los servicios anteriores ofrecen opciones de pago, al igual que otras empresas de almacenamiento en la nube.
Mantenga copias impresas de sus documentos
No evitará que tenga que escribir y formatear su documento nuevamente, pero mantener una copia impresa de un documento importante al menos garantizará que tenga el contenido del archivo, y eso es mejor que no tener nada.
