Agrupar filas y columnas en Excel le permite contraer y expandir secciones de una hoja de cálculo. Esto puede hacer que los conjuntos de datos grandes y complejos sean mucho más fáciles de entender. Las vistas se vuelven compactas y organizadas. Este artículo le muestra paso a paso cómo agrupar y ver sus datos.
Las instrucciones de este artículo se aplican a Excel 2019, 2016, 2013, 2010, 2007; Excel para Microsoft 365, Excel Online y Excel para Mac.
Agrupación en Excel
Puede crear grupos seleccionando manualmente las filas y columnas para incluir, o puede hacer que Excel detecte automáticamente grupos de datos. Los grupos también se pueden anidar dentro de otros grupos para crear una jerarquía de varios niveles. Una vez que sus datos están agrupados, puede expandir y contraer grupos individualmente, o puede expandir y contraer todos los grupos en un nivel dado en la jerarquía.
Los grupos proporcionan una forma realmente útil de navegar y ver hojas de cálculo grandes y complejas. Hacen que sea mucho más fácil concentrarse en los datos que son importantes. Si necesita dar sentido a datos complejos, definitivamente debería usar Grupos y también podría beneficiarse de Power Pivot para Excel.
Cómo usar Excel para agrupar filas manualmente
Para crear filas de grupos de Excel, el método más simple es seleccionar primero las filas que desea incluir y luego convertirlas en un grupo.
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Para el grupo de filas que desea agrupar, seleccione el número de la primera fila y arrastre hacia abajo hasta el último número de fila para seleccionar todas las filas del grupo.
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Seleccione la pestaña Data > Group > Group Rows, o simplemente seleccioneGrupo , según la versión de Excel que esté utilizando.
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Aparecerá una línea delgada a la izquierda de los números de fila, indicando la extensión de las filas agrupadas.
Image Seleccione menos (-) para colapsar el grupo. También aparecen pequeños cuadros que contienen los números uno y dos en la parte superior de esta región, lo que indica que la hoja de trabajo ahora tiene dos niveles en su jerarquía: los grupos y las filas individuales dentro de los grupos.
- Las filas se han agrupado y ahora se pueden contraer y expandir según sea necesario. Esto hace que sea mucho más fácil concentrarse solo en los datos relevantes.
Cómo agrupar columnas manualmente en Excel
Para crear columnas de grupos de Excel, los pasos son casi los mismos que para las filas.
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Para el grupo de columnas que desea agrupar, seleccione la primera letra de la columna y arrastre hacia la derecha hasta la última letra de la columna, seleccionando así todas las columnas del grupo.
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Seleccione la pestaña Data > Group > Group Columns, o seleccioneGrupo , según la versión de Excel que esté utilizando.
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Aparecerá una línea delgada sobre las letras de las columnas. Esta línea indica la extensión de las columnas agrupadas.
Image Seleccione menos (-) para colapsar el grupo. También aparecen pequeños cuadros que contienen los números uno y dos en la parte superior de esta región, lo que indica que la hoja de trabajo ahora tiene dos niveles en su jerarquía para las columnas, así como para las filas.
- Las filas se han agrupado y ahora se pueden contraer y expandir según sea necesario.
Cómo hacer que Excel agrupe columnas y filas automáticamente
Si bien puede repetir los pasos anteriores para crear cada grupo en su documento, Excel puede detectar automáticamente grupos de datos y hacerlo por usted. Excel crea grupos donde las fórmulas hacen referencia a un rango continuo de celdas. Si su hoja de cálculo no contiene fórmulas, Excel no podrá crear grupos automáticamente.
Seleccione la pestaña Data > Group > Auto Esquema y Excel creará los grupos para ti. En este ejemplo, Excel identificó correctamente cada uno de los grupos de filas. Debido a que no existe un total anual para cada categoría de gasto, no ha agrupado automáticamente las columnas.
Esta opción no está disponible en Excel Online, si usa Excel Online, deberá crear grupos manualmente.
Cómo crear una jerarquía de grupo de varios niveles en Excel
En el ejemplo anterior, las categorías de ingresos y gastos se agruparon. Tendría sentido agrupar también todos los datos de cada año. Puede hacerlo manualmente aplicando los mismos pasos que usó para crear el primer nivel de grupos.
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Seleccione todas las filas que desea incluir.
Image - Seleccione la pestaña Datos > Grupo > Grupo de filas, o seleccioneGrupo , según la versión de Excel que esté utilizando.
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Aparecerá otra línea delgada a la izquierda de las líneas que representan los grupos existentes e indican la extensión del nuevo grupo de filas. El nuevo grupo abarca dos de los grupos existentes y ahora hay tres pequeños cuadros numerados en la parte superior de esta región, lo que significa que la hoja de trabajo ahora tiene tres niveles en su jerarquía.
Image - La hoja de cálculo ahora contiene dos niveles de grupos, con filas individuales dentro de los grupos.
Cómo crear automáticamente una jerarquía de varios niveles
Excel usa fórmulas para detectar grupos de varios niveles, al igual que las usa para detectar grupos individuales. Si una fórmula hace referencia a más de una de las otras fórmulas que definen grupos, esto indica que estos grupos son parte de un grupo principal.
Siguiendo con el ejemplo del flujo de caja, si agregamos una fila de Ganancia bruta a cada año, que es simplemente el ingreso menos los gastos, entonces esto le permite a Excel detectar que cada año es un grupo y los ingresos y gastos son subgrupos dentro de estos. Seleccione la pestaña Data > Group > Auto Outline para crear automáticamente estos grupos de varios niveles.
Cómo expandir y contraer grupos
El propósito de crear estos grupos de filas y/o columnas es que permiten ocultar regiones de la hoja de cálculo, proporcionando una visión general clara de toda la hoja de cálculo.
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Para colapsar todas las filas, seleccione el cuadro número 1 en la parte superior de la región a la izquierda de los números de fila.
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Seleccione el cuadro número dos para expandir el primer nivel de grupos y hacer visible el segundo nivel de grupos. Las filas individuales dentro de los grupos de segundo nivel permanecen ocultas.
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Seleccione el cuadro número tres para expandir el segundo nivel de grupos para que las filas individuales dentro de estos grupos también sean visibles.
Image También es posible expandir y colapsar grupos individuales. Para hacerlo, seleccione Más (+) o Menos (-) que aparece para marcar un grupo que está colapsado o expandido. De esta forma, los grupos en diferentes niveles de la jerarquía se pueden ver según sea necesario.
