Microsoft Access, una parte de la suite ofimática Microsoft 365, ofrece una sólida base de datos relacional de clase de escritorio que no necesita un servidor para ejecutarse. Las bases de datos de Access funcionan desde un archivo fijo en su disco duro o un recurso compartido de red y ofrecen herramientas sofisticadas para crear tablas, consultas, formularios e informes.
Primeros pasos y términos importantes en Access
Inicie Microsoft Access. Desde el elemento de menú Create, seleccione Table. Una tabla es la unidad básica de almacenamiento en una base de datos. Dentro de un objeto como una tabla, la información se almacena en combinaciones de atributo/valor.
Estos son algunos términos importantes que debe conocer al usar Access:
- Campos: Elementos de datos en una tabla correspondientes a columnas.
- Base de datos: una base de datos es una serie de objetos bien definidos que conectas con relaciones.
- Form: una interfaz gráfica en la que ingresa información en una tabla.
- Consultas: una consulta destila un subconjunto de una o más tablas para llegar a un conjunto de información único sobre la marcha.
- Records: Elementos de datos en una tabla correspondientes a filas.
- Informes:El contenido de una tabla o los resultados de una consulta. Los informes son resúmenes imprimibles de información.
- Tables: colecciones de atributos estructuradas y bien definidas. La organización de una tabla proviene de campos (columnas) y registros (filas).
Relaciones de objetos en Access
Todas las tablas se relacionan entre sí a través de una serie de relaciones. Microsoft Access es un sistema de gestión de bases de datos relacionales, lo que significa que aplica reglas que rigen cómo los datos de una tabla se relacionan con los datos de otra tabla.
Cómo usar formularios en Access
Utilice un formulario para facilitar el ingreso ordenado de registros en la base de datos. Los formularios son herramientas gráficas optimizadas para admitir la entrada de datos. En lugar de agregar información a la tabla directamente, los usuarios la ingresarán en un formulario, que es más fácil de navegar y leer.
Conclusión
Los resultados de una consulta no coinciden perfectamente con los resultados de una tabla. En su lugar, una consulta se basa en una o más tablas utilizando reglas avanzadas de filtrado y clasificación para devolver un resultado similar a una tabla que alimenta un informe o un archivo de exportación estructurado.
Informes en Access
Use un informe para tomar los resultados de una consulta o el contenido de una tabla y crear una versión legible que pueda imprimir o compartir fácilmente en una pantalla. Los informes resumen todo o parte del contenido de una tabla.
Conclusión
Microsoft Access es una herramienta de generación de informes que extrae datos de archivos de prueba, hojas de cálculo de Excel, bases de datos SQL o Azure, Microsoft Outlook o docenas de otras fuentes de información. Al importar tablas vinculadas o fuentes de datos importadas, puede usar Access como herramienta de consulta y agente de informes. Access también admite la publicación de informes y datos en otras bases de datos y en la plataforma Microsoft SharePoint.
Formatos de salida en Access
En su mayor parte, la información dentro de una base de datos de Access permanece dentro de ella. Sin embargo, las consultas y los informes se exportan sin problemas desde la base de datos en formato Excel, texto sin formato, XML, PDF o XPS. Además, Access alimenta las listas de distribución de Microsoft Outlook y Microsoft Word.
