Qué saber
- Con la base de datos abierta en Access, seleccione Archivo > Cerrar > Herramientas de base de datos > Base de datos compacta y de reparación.
- Navegue a la base de datos que desea compactar y reparar. Elija Compacto. Proporcione un nombre para la base de datos compactada. Seleccione Guardar.
- Verifique que la base de datos compactada funcione correctamente, luego elimine la base de datos original.
Con el tiempo, las bases de datos de Microsoft Access aumentan de tamaño y utilizan espacio en disco innecesariamente, por lo que es una buena idea ejecutar periódicamente la herramienta de base de datos compacta y reparadora para garantizar la consistencia de sus datos. Aquí se explica cómo hacerlo con Access para Microsoft 365, Access 2019, Access 2016, Access 2013 y Access 2010.
Cómo compactar y reparar una base de datos de Access
Antes de comenzar, asegúrese de tener una copia de seguridad actual de la base de datos. Compactar y reparar es una operación de base de datos muy intrusiva y tiene el potencial de causar fallas en la base de datos. La copia de seguridad será fundamental si esto ocurre.
- Si la base de datos se encuentra en una carpeta compartida, indique a otros usuarios que cierren la base de datos antes de continuar. Para ejecutar la herramienta, debe ser el único usuario con la base de datos abierta.
- Seleccione Archivo y elija Cerrar si tiene una base de datos abierta en la ventana de Access.
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Seleccione la pestaña Herramientas de base de datos.
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Seleccione Compactar y reparar base de datos en el grupo Herramientas.
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Se abrirá el cuadro de diálogo Base de datos para compactar desde. Navegue a la base de datos que desea compactar y reparar y luego seleccione Compactar.
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Proporcione un nuevo nombre para la base de datos compactada en el cuadro de diálogo Compactar base de datos en, luego seleccione el botón Guardar.
Image - Después de verificar que la base de datos compactada funciona correctamente, elimine la base de datos original y cambie el nombre de la base de datos compactada con el nombre de la base de datos original. (Este paso es opcional.)
Recuerde que compactar y reparar crea un nuevo archivo de base de datos. Por lo tanto, cualquier permiso de archivo NTFS que haya aplicado a la base de datos original no se aplicará a la base de datos compactada. Es mejor usar seguridad a nivel de usuario en lugar de permisos NTFS por este motivo.
No es una mala idea programar tanto las copias de seguridad como las operaciones de compactación/reparación para que se realicen de forma regular. Esta es una actividad excelente para programar en los planes de mantenimiento de la administración de la base de datos.
¿Por qué compactar y reparar bases de datos de Access?
La compactación y reparación periódicas de las bases de datos de Access es necesaria por dos motivos.
Primero, los archivos de la base de datos de Access aumentan de tamaño con el tiempo. Parte de este crecimiento puede deberse a nuevos datos agregados a la base de datos, pero otro crecimiento se debe a objetos temporales creados por la base de datos y espacio no utilizado de objetos eliminados. Al compactar la base de datos se recupera este espacio.
En segundo lugar, los archivos de la base de datos pueden corromperse, especialmente aquellos archivos a los que acceden varios usuarios a través de una conexión de red compartida. La reparación de la base de datos corrige los problemas de corrupción de la base de datos, lo que permite un uso continuo y preserva la integridad de la base de datos.
