Excel es un programa de hoja de cálculo electrónico que se utiliza para almacenar, organizar y manipular datos. Los datos se almacenan en celdas individuales que generalmente se organizan en una serie de columnas y filas en una hoja de trabajo; esta colección de columnas y filas se denomina tabla.
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Los programas de hojas de cálculo también pueden realizar cálculos sobre los datos mediante fórmulas. Para ayudar a que sea más fácil encontrar y leer la información en una hoja de trabajo, Excel tiene una serie de funciones de formato que se pueden aplicar a celdas individuales, filas, columnas y tablas de datos completas.
Dado que cada hoja de trabajo en las versiones recientes de Excel contiene miles de millones de celdas por hoja de trabajo, cada celda tiene una dirección conocida como referencia de celda para que pueda ser referenciada en fórmulas, gráficos y otras funciones del programa.
Los temas incluidos en este tutorial son:
Ingresando los datos en la tabla
Ampliación de columnas de hojas de cálculo individuales
Agregar la fecha actual y un rango con nombre a la hoja de trabajo
Sumar la fórmula de deducción
Sumar la fórmula del salario neto
Copiar fórmulas con el controlador de relleno
Añadir formato de número a los datos
Agregando formato de celda
Ingresar datos en su hoja de trabajo
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Ingresar datos en las celdas de la hoja de trabajo es siempre un proceso de tres pasos; estos pasos son los siguientes:
Haga clic en la celda donde desea que vayan los datos.
Escribe los datos en la celda.
Presione la tecla Enter en el teclado o haga clic en otra celda con el mouse.
Como se mencionó, cada celda de una hoja de cálculo se identifica mediante una dirección o referencia de celda, que consiste en la letra de la columna y el número de la fila que se cruzan en la ubicación de una celda. Al escribir una referencia de celda, la letra de la columna siempre se escribe primero seguida del número de fila, como A5, C3 o D9
Al ingresar los datos para este tutorial, es importante ingresar los datos en las celdas correctas de la hoja de trabajo. Las fórmulas ingresadas en los pasos subsiguientes utilizan las referencias de celda de los datos ingresados ahora.
Para seguir este tutorial, use las referencias de celda de los datos que se ven en la imagen de arriba para ingresar todos los datos en una hoja de cálculo de Excel en blanco.
Ampliación de columnas en Excel
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De manera predeterminada, el ancho de una celda permite que solo se muestren ocho caracteres de cualquier entrada de datos antes de que los datos pasen a la siguiente celda a la derecha. Si la celda o celdas a la derecha están en blanco, los datos ingresados se muestran en la hoja de trabajo, como se ve con el título de la hoja de trabajo Cálculos de deducción para empleados ingresado en celda A1
Sin embargo, si la celda de la derecha contiene datos, el contenido de la primera celda se trunca a los primeros ocho caracteres. Varias celdas de datos ingresados en el paso anterior, como la etiqueta Tasa de deducción: ingresado en celda B3 y Thompson A. ingresados en la celda A8 están truncados porque las celdas de la derecha contienen datos.
Para corregir este problema y que los datos sean completamente visibles, las columnas que contienen esos datos deben ampliarse. Al igual que con todos los programas de Microsoft, existen múltiples formas de ampliar las columnas. Los pasos a continuación cubren cómo ensanchar columnas usando el mouse.
Ampliación de columnas de hojas de cálculo individuales
Coloque el puntero del mouse en la línea entre las columnas A y B en el encabezado de la columna.
El puntero cambiará a una flecha de dos puntas.
Haga clic y mantenga presionado el botón izquierdo del mouse y arrastre la flecha de dos puntas hacia la derecha para ampliar la columna A hasta completar la entrada Thompson A. es visible.
Amplia otras columnas para mostrar datos según sea necesario.
Anchos de columna y títulos de hojas de trabajo
Dado que el título de la hoja de trabajo es tan largo en comparación con las otras etiquetas en la columna A, si esa columna se ampliara para mostrar el título completo en la celda A1, la hoja de cálculo no solo se vería extraña, sino que dificultaría su uso debido a los espacios entre las etiquetas de la izquierda y las otras columnas de datos.
Como no hay otras entradas en fila 1, no es incorrecto dejar el título tal como está, extendiéndose a las celdas de la derecha. Como alternativa, Excel tiene una función llamada fusionar y centrar que se usará en un paso posterior para centrar rápidamente el título sobre la tabla de datos.
Agregar la fecha y un rango con nombre
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Es normal agregar la fecha a una hoja de cálculo, a menudo para indicar cuándo se actualizó la hoja por última vez. Excel tiene una serie de funciones de fecha que facilitan el ingreso de la fecha en una hoja de trabajo. Las funciones son solo fórmulas integradas en Excel para facilitar la realización de tareas que se realizan comúnmente, como agregar la fecha a una hoja de cálculo.
La función HOY es fácil de usar porque no tiene argumentos, que son datos que se deben proporcionar a la función para que funcione. La función TODAY también es una de las funciones volátiles de Excel, lo que significa que se actualiza cada vez que se recalcula, que suele ser cada vez que se abre la hoja de trabajo.
Agregar la fecha con la función HOY
Los pasos a continuación agregarán la función HOY a la celda C2 de la hoja de cálculo.
Haga clic en la celda C2 para convertirla en la celda activa.
Haga clic en la pestaña Fórmulas de la cinta.
Haga clic en la opción Fecha y hora en la cinta para abrir la lista de funciones de fecha.
Haga clic en la función Hoy para abrir el Formula Builder.
Haga clic en Listo en el cuadro para ingresar la función y regresar a la hoja de trabajo.
La fecha actual debe agregarse a la celda C2.
Versímbolos en lugar de la fecha
Si aparece una fila de símbolos de hashtag en la celda C2 en lugar de la fecha después de agregar la función HOY a esa celda, es porque la celda no es lo suficientemente ancha para mostrar los datos formateados.
Como se mencionó anteriormente, los números sin formato o los datos de texto se desbordan a las celdas vacías a la derecha si es demasiado ancho para la celda. Sin embargo, los datos que se han formateado como un tipo específico de número, como moneda, fechas u hora, no se extienden a la siguiente celda si son más anchos que la celda donde se encuentran. En su lugar, muestran el error.
Para corregir el problema, amplía la columna C usando el método descrito en el paso anterior del tutorial.
Agregar un rango con nombre
Un rango con nombre se crea cuando una o más celdas reciben un nombre para que el rango sea más fácil de identificar. Los rangos con nombre se pueden usar como sustituto de la referencia de celda cuando se usan en funciones, fórmulas y gráficos. La forma más fácil de crear rangos con nombre es usar el cuadro de nombre ubicado en la esquina superior izquierda de la hoja de trabajo sobre los números de fila.
En este tutorial, el nombre tasa se asignará a la celda C6 para identificar la tasa de deducción aplicada a los salarios de los empleados. El rango mencionado se usará en la fórmula de deducción que se agregará a las celdas C6 a C9 de la hoja de trabajo.
Seleccione celda C6 en la hoja de trabajo.
Escriba tarifa en el Cuadro de nombre y presione la tecla Enter en el teclado
La celda C6 ahora tiene el nombre de tarifa.
Este nombre se usará para simplificar la creación de las Fórmulas de deducción en el siguiente paso del tutorial.
Cómo ingresar la fórmula de deducciones de empleados
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Las fórmulas de Excel le permiten realizar cálculos con datos numéricos ingresados en una hoja de cálculo. Las fórmulas de Excel se pueden usar para cálculos numéricos básicos, como sumas o restas, así como para cálculos más complejos, como encontrar el promedio de un estudiante en los resultados de las pruebas y calcular los pagos de la hipoteca.
Las fórmulas en Excel siempre comienzan con un signo igual (=).
El signo igual siempre se escribe en la celda donde desea que aparezca la respuesta.
La fórmula se completa presionando la tecla Enter en el teclado.
Uso de referencias de celdas en fórmulas
Una forma común de crear fórmulas en Excel implica ingresar los datos de la fórmula en las celdas de la hoja de trabajo y luego usar las referencias de celda para los datos en la fórmula, en lugar de los datos mismos.
La principal ventaja de este enfoque es que, si más adelante es necesario cambiar los datos, se trata simplemente de reemplazar los datos en las celdas en lugar de volver a escribir la fórmula. Los resultados de la fórmula se actualizarán automáticamente una vez que cambien los datos.
Uso de rangos con nombre en fórmulas
Una alternativa a las referencias de celda es usar rangos con nombre, como el rango con nombre tasa creado en el paso anterior.
En una fórmula, un rango con nombre funciona igual que una referencia de celda, pero normalmente se usa para valores que se usan varias veces en diferentes fórmulas, como una tasa de deducción para pensiones o beneficios de salud, un impuesto tasa o una constante científica, mientras que las referencias de celda son más prácticas en fórmulas que se refieren a datos específicos solo una vez.
Cómo ingresar la fórmula de deducciones de empleados
La primera fórmula creada en la celda C6 multiplicará el salario bruto del empleado B. Smith por la tasa de deducción en la celda C3.
La fórmula terminada en la celda C6 será:
=B6tarifa
Uso del puntero para ingresar la fórmula
Aunque es posible simplemente escribir la fórmula anterior en la celda C6 y hacer que aparezca la respuesta correcta, es mejor señalar para agregar las referencias de celda a las fórmulas para minimizar la posibilidad de errores creados al escribir la referencia de celda incorrecta.
Señalar implica hacer clic en la celda que contiene los datos con el puntero del mouse para agregar la referencia de celda o el rango con nombre a la fórmula.
Haga clic en la celda C6 para convertirla en la celda activa.
Escriba el signo igual (=) en la celda C6 para comenzar la fórmula.
Haga clic en la celda B6 con el puntero del mouse para agregar esa referencia de celda a la fórmula después del signo igual.
Escriba el símbolo de multiplicación () en la celda C6 después de la referencia de celda.
Haga clic en la celda C3 con el puntero del mouse para agregar el rango con nombre tasa a la fórmula.
Presione la tecla Enter en el teclado para completar la fórmula.
La respuesta 2747.34 debe estar presente en la celda C6.
Aunque la respuesta a la fórmula se muestra en la celda C6, al hacer clic en esa celda se mostrará la fórmula, =B6tarifa, en la barra de fórmulas encima de la hoja de trabajo
Cómo ingresar la fórmula del salario neto
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Esta fórmula se crea en la celda D6 y calcula el salario neto de un empleado restando el monto de deducción calculado en la primera fórmula del Salario bruto. La fórmula terminada en celda D6 será:
=B6 - C6
Haga clic en la celda D6 para convertirla en la celda activa.
Escriba el signo igual (=) en la celda D6.
Haga clic en la celda B6 con el puntero del mouse para agregar esa referencia de celda a la fórmula después del signo igual.
Escriba un signo menos (-) en la celda D6 después de la referencia de celda.
Haga clic en la celda C6 con el puntero del mouse en esa celda que hace referencia a la fórmula.
Presione la tecla Enter en el teclado para completar la fórmula.
La respuesta 43, 041.66 debe estar presente en la celda D6.
Referencias de celdas relativas y fórmulas de copiado
Hasta ahora, las fórmulas Deducciones y Salario neto se han agregado a una sola celda cada una en la hoja de cálculo: C6 y D6 respectivamente. Como resultado, la hoja de trabajo actualmente está completa para un solo empleado: B. Smith.
En lugar de realizar la laboriosa tarea de recrear cada fórmula para los demás empleados, Excel permite, en determinadas circunstancias, que las fórmulas se copien en otras celdas. Estas circunstancias suelen implicar el uso de un tipo específico de referencia de celda, conocida como referencia de celda relativa, en las fórmulas.
Las referencias de celda que se han ingresado en las fórmulas en los pasos anteriores han sido referencias de celda relativas y son el tipo predeterminado de referencia de celda en Excel, para que la copia de fórmulas sea lo más sencilla posible.
El siguiente paso en el tutorial utiliza el Rellenar identificador para copiar las dos fórmulas en las filas siguientes para completar la tabla de datos para todos los empleados.
Copiar fórmulas con el controlador de relleno
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El controlador de relleno es un pequeño punto o cuadrado negro en la esquina inferior derecha de la celda activa. El controlador de relleno tiene varios usos, incluida la copia del contenido de una celda en celdas adyacentes. llenar celdas con una serie de números o etiquetas de texto y copiar fórmulas.
En este paso del tutorial, el controlador de relleno se usará para copiar tanto la Deducción como la Red Salario fórmulas desde las celdas C6 y D6 hasta las celdas C9 yD9.
Copiar fórmulas con el controlador de relleno
Res alte celdas B6 y C6 en la hoja de trabajo.
Coloque el puntero del mouse sobre el cuadrado negro en la esquina inferior derecha de la celda D6; el puntero cambiará a un signo más (+).
Haga clic y mantenga presionado el botón izquierdo del mouse y arrastre el controlador de relleno hacia abajo hasta la celda C9.
Suelte el botón del mouse – celdas C7 a C9 deben contener los resultados de la Deducciónfórmula y celdas D7 a D9 la fórmula Salario neto.
Aplicando formato de número en Excel
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El formato de número se refiere a la adición de símbolos de moneda, marcadores decimales, signos de porcentaje y otros símbolos que ayudan a identificar el tipo de datos presentes en una celda y facilitan su lectura.
Adición del símbolo de porcentaje
Seleccione celda C3 para res altarla.
Haga clic en la pestaña Inicio de la cinta.
Haga clic en la opción General para abrir el menú desplegable Formato de número.
En el menú, haga clic en la opción Porcentaje para cambiar el formato del valor en la celda C3 de 0,06 a 6%.
Adición del símbolo de moneda
Seleccione las celdas D6 a D9 para res altarlas.
En la pestaña Inicio de la cinta, haga clic en la opción General para abrir el menú desplegable Formato de número.
Haga clic en Moneda en el menú para cambiar el formato de los valores en las celdas D6 a D9a moneda con dos decimales.
Aplicando formato de celda en Excel
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El formato de celda se refiere a las opciones de formato, como aplicar formato de negrita al texto o a los números, cambiar la alineación de los datos, agregar bordes a las celdas o usar la función de combinar y centrar para cambiar la apariencia de los datos en una celda.
En este tutorial, los formatos de celda mencionados anteriormente se aplicarán a celdas específicas de la hoja de trabajo para que coincida con la hoja de trabajo terminada.
Agregar formato de negrita
Seleccione la celda A1 para res altarla.
Haga clic en la pestaña Inicio de la cinta.
Haga clic en la opción de formato Bold como se identifica en la imagen de arriba para poner en negrita los datos en la celda A1.
Repita la secuencia de pasos anterior para poner en negrita los datos en las celdas A5 a D5.
Cambiando la alineación de datos
Este paso cambiará la alineación izquierda predeterminada de varias celdas a la alineación central.
Seleccione celda C3 para res altarla.
Haga clic en la pestaña Inicio de la cinta.
Haga clic en la opción de alineación Centrar como se identifica en la imagen de arriba para centrar los datos en la celda C3.
Repita la secuencia de pasos anterior para alinear al centro los datos en las celdas A5 a D5.
Combinar y centrar celdas
La opción Fusionar y centrar combina varios elementos seleccionados en una celda y centra la entrada de datos en la celda más a la izquierda en la nueva celda combinada. Este paso fusionará y centrará el título de la hoja de cálculo: Cálculos de deducción para empleados.
Seleccione las celdas A1 a D1 para res altarlas.
Haga clic en la pestaña Inicio de la cinta.
Haga clic en la opción Fusionar y centrar como se identifica en la imagen de arriba para fusionar las celdas A1 con D1y centre el título en estas celdas.
Agregar bordes inferiores a las celdas
Este paso agregará bordes inferiores a las celdas que contienen datos en las filas 1, 5 y 9
Seleccione la celda combinada A1 a D1 para res altarla.
Haga clic en la pestaña Inicio de la cinta.
Haga clic en la flecha hacia abajo junto a la opción Border como se identifica en la imagen de arriba para abrir el menú desplegable de bordes.
Haga clic en la opción Borde inferior en el menú para agregar un borde en la parte inferior de la celda combinada.
Repita la secuencia de pasos anterior para agregar un borde inferior a las celdas A5 a D5 y a las celdas A9 a D9.
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