Excel es un programa de hoja de cálculo electrónico que se utiliza para almacenar, organizar y manipular datos.
La información que hemos preparado se refiere a Microsoft Excel en general y no se limita a ninguna versión específica del programa.
Para qué sirve Excel
Los programas de hojas de cálculo electrónicas se basaron originalmente en hojas de cálculo en papel utilizadas para la contabilidad. Como tal, el diseño básico de las hojas de cálculo computarizadas es el mismo que el de las hojas de papel. Los datos relacionados se almacenan en tablas, que son una colección de pequeños cuadros rectangulares o celdas organizadas en filas y columnas.
Todas las versiones de Excel y otros programas de hojas de cálculo pueden almacenar varias páginas de hojas de cálculo en un solo archivo de computadora. El archivo de computadora guardado a menudo se denomina libro de trabajo y cada página del libro de trabajo es una hoja de trabajo separada.
Celdas de hoja de cálculo y referencias de celdas
Cuando observa la pantalla de Excel, o cualquier otra pantalla de hoja de cálculo, ve una tabla rectangular o una cuadrícula de filas y columnas.
En las versiones más recientes de Excel, cada hoja de trabajo contiene aproximadamente un millón de filas y más de 16 000 columnas, lo que requiere un esquema de direccionamiento para realizar un seguimiento de la ubicación de los datos.
Las filas horizontales se identifican con números (1, 2, 3) y las columnas verticales con letras del alfabeto (A, B, C). Para columnas más allá de 26, las columnas se identifican con dos o más letras, como AA, AB, AC o AAA, AAB, etc.
El punto de intersección entre una columna y una fila es el pequeño cuadro rectangular conocido como celda. La celda es la unidad básica para almacenar datos en la hoja de cálculo y, dado que cada hoja de cálculo contiene millones de estas celdas, cada una se identifica por su referencia de celda.
Una referencia de celda es una combinación de la letra de la columna y el número de la fila, como A3, B6 y AA345. En estas referencias de celda, la letra de la columna siempre aparece primero.
Tipos de datos, fórmulas y funciones
Los tipos de datos que puede contener una celda incluyen:
- Números
- Texto
- Fechas y horas
- Valores booleanos
- Fórmulas
Las fórmulas se utilizan para los cálculos, generalmente incorporando datos contenidos en otras celdas. Estas celdas, sin embargo, pueden estar ubicadas en diferentes hojas de trabajo o en diferentes libros de trabajo.
La creación de una fórmula comienza ingresando el signo igual en la celda donde desea que se muestre la respuesta. Las fórmulas también pueden incluir referencias de celda a la ubicación de los datos y una o más funciones de hoja de cálculo.
Las funciones en Excel y otras hojas de cálculo electrónicas son fórmulas integradas que están diseñadas para simplificar la realización de una amplia gama de cálculos, desde operaciones comunes, como ingresar la fecha o la hora, hasta operaciones más complejas, como encontrar información específica ubicada en grandes tablas de datos.
Excel y datos financieros
Las hojas de cálculo se utilizan a menudo para almacenar datos financieros. Las fórmulas y funciones que se utilizan en este tipo de datos incluyen:
- Realizar operaciones matemáticas básicas como sumar columnas o filas de números
- Encontrar valores como ganancias o pérdidas
- Cálculo de planes de pago para préstamos o hipotecas
- Encontrar el promedio, máximo, mínimo y otros valores estadísticos en un rango específico de datos
- Llevar a cabo un análisis hipotético de los datos, donde las variables se modifican una a la vez para ver cómo el cambio afecta a otros datos, como los gastos y las ganancias
Otros usos de Excel
Otras operaciones comunes para las que se puede usar Excel incluyen:
- Gráficas o diagramas de datos para ayudar a los usuarios a identificar tendencias de datos
- Dar formato a los datos para que los datos importantes sean fáciles de encontrar y comprender
- Imprimir datos y gráficos para usar en informes
- Ordenar y filtrar datos para encontrar información específica
- Vinculación de datos de hojas de trabajo y gráficos para usar en otros programas como Microsoft PowerPoint y Word
- Importación de datos desde programas de base de datos para análisis
Las hojas de cálculo fueron las "aplicaciones asesinas" originales para las computadoras personales debido a su capacidad para compilar y dar sentido a la información. Los primeros programas de hojas de cálculo como VisiCalc y Lotus 1-2-3 fueron en gran parte responsables del crecimiento de la popularidad de computadoras como Apple II y IBM PC como herramienta comercial.
Alternativas de Excel
Otros programas actuales de hojas de cálculo que están disponibles para su uso incluyen:
- Hojas de cálculo de Google: un programa gratuito de hojas de cálculo basado en la web
- Excel Online: una versión gratuita, reducida y basada en la web de Excel
- Open Office Calc: un programa de hoja de cálculo descargable y gratuito.
