Qué saber
- Haga clic en Compartir. Ingrese el nombre o correo electrónico del colaborador y haga clic en Enviar.
- Si no conoce el correo electrónico de la persona, haga clic en Copiar enlace para compartir el documento con ella directamente.
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Los permisos de colaborador se pueden configurar como Visor, Comentarista o Editor.
Documentos de Google está diseñado pensando en compartir, pero puede establecer diferentes niveles de acceso para reducir o ampliar el número de colaboradores en un documento determinado. Este artículo explica cómo agregar colaboradores a un documento y cómo usar las diversas opciones para compartir de Google Docs para otorgar permisos de acceso a cada usuario.
Cómo otorgar acceso a Google Docs
Todos los permisos de acceso se manejan a través de la configuración para compartir de Google Docs. Puede acceder al menú para compartir a través de Google Drive o directamente en el documento.
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Abra el documento que desea compartir y haga clic en el botón azul Compartir cerca de la esquina superior derecha.
Image Alternativamente, abra Google Drive y localice el documento que desea compartir. Haga clic derecho en la miniatura y seleccione Compartir.
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Para agregar un colaborador individual, escriba su nombre o dirección de correo electrónico en el cuadro de texto.
Image Si la persona con la que está compartiendo el documento ya está en sus contactos, el cuadro de texto debe autocompletar su nombre. De lo contrario, deberá ingresar su dirección de correo electrónico completa para enviar una invitación para compartir.
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Seleccione un nivel de acceso para el colaborador en el menú desplegable. Puede cambiar esto en cualquier momento.
Image Documentos de Google te permite asignar tres niveles de permisos diferentes:
Visor: el usuario solo podrá ver el documento.
Comentarista: el usuario puede ver el documento y dejar comentarios.
Editor: el usuario puede editar el documento directamente.
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Haga clic en Enviar.
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Cómo otorgar acceso general a Google Docs
Si no conoce la dirección de correo electrónico de alguien o simplemente desea que su documento esté más disponible, también puede permitir el acceso compartiendo un enlace a su documento.
Puedes compartir el acceso a Google Doc con hasta 100 personas. Si más de 100 personas acceden a un documento, solo el propietario y los usuarios con permisos de edición podrán editarlo.
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Abra el documento que desea compartir y haga clic en el botón azul Compartir cerca de la esquina superior derecha.
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Haga clic en Copiar enlace.
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Comparte el enlace con quien quieras. Puede enviar el enlace por correo electrónico, mensaje de texto y más.
De forma predeterminada, Google Docs configura el acceso general como "Restringido". Bajo esta configuración, deberá aprobar el acceso a cualquier persona que haga clic en el enlace.
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Para cambiar la accesibilidad de un documento, haga clic en la flecha hacia abajo junto a Restringido en Acceso general.
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Seleccione Cualquiera con el enlace. Cualquier usuario que haga clic en el enlace ya no necesitará su permiso para abrir el documento.
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Establezca los niveles de permiso de acceso general haciendo clic en el menú desplegable a la derecha de Cualquiera con el enlace. Puede establecer roles para Visor, Comentarista o Editor.
Image Dado que ahora cualquier persona en Internet puede acceder a su documento si tiene el enlace, se recomienda que no incluya información privada o confidencial en el documento.
Cómo cambiar los permisos en Google Docs
Después de agregar colaboradores, puede modificar sus permisos en cualquier momento en el menú Compartir. Seleccione la flecha a la derecha de su nombre y use el menú desplegable para cambiar el nivel de acceso a Visor, Comentarista o Editor.
Se pueden encontrar opciones adicionales en Configuración para compartir:
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Haga clic en Configuración (icono de engranaje) en la parte superior derecha del menú Compartir.
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Establece si los colaboradores pueden cambiar los permisos, compartir el documento o descargarlo, imprimirlo o copiarlo seleccionando la casilla de verificación correspondiente.
Image - Documentos de Google guarda los cambios en cuanto los haces.
Preguntas Frecuentes
¿Cómo permito el acceso sin conexión a Google Docs?
Para utilizar Google Drive sin conexión, descargue e instale la extensión de Google Docs sin conexión. Para descargar sus archivos a su computadora para editarlos, instale Copia de seguridad y sincronización para Google Drive.
¿Cómo permito el acceso compartido a una carpeta de Google Docs?
Para compartir una carpeta en su Google Drive, cree una carpeta y vaya a Mi unidad > su carpeta > flecha hacia abajo > Compartir. Ingrese los correos electrónicos de los destinatarios o seleccione Obtener enlace.
¿Cómo permito que Google Docs acceda a mi micrófono?
Para usar la escritura por voz en Google Docs, vaya a Herramientas > Escritura por voz. Selecciona el icono de micrófono y comienza a hablar.
