Qué saber
- Exportar para Excel: para la mayoría de las aplicaciones, seleccione Archivo > Exportar > elija un archivo compatible con Excel (CSV o formato de texto).
- Importar: asegúrese de que los datos exportados estén en orden > abrir/crear hoja de trabajo > seleccionar Data > elegir formato/opción de importación.
- Importar base de datos de Access: seleccione Obtener datos > De la base de datos > De la base de datos de Microsoft Access > elegir archivo.
Este artículo explica cómo exportar datos de otras aplicaciones a Excel para Microsoft 365, Excel 2019 y Excel 2016.
Cómo exportar datos a Excel
Excel puede tomar datos de una variedad de fuentes, desde otros libros de trabajo de Excel, hasta archivos de texto, Facebook, otras tablas y rangos de datos, y cualquier URL web que ingrese. Si tiene acceso inmediato a los datos, puede importar directamente desde esa fuente, que es lo que abordaremos aquí.
Para algunas aplicaciones, es posible que primero deba exportar los datos de esa aplicación, o incluso tener las opciones para exportar directamente a Excel. Eso va más allá del alcance de este artículo, ya que hay demasiadas aplicaciones para enumerarlas individualmente. Pero como regla general, se puede lograr yendo a File > Export y seleccionando un tipo de archivo que sea compatible con Excel, o Excel sí mismo si se exporta directamente a él. Microsoft Excel admite una larga lista de formatos de archivo, pero normalmente desea que los datos se representen en un valor separado por comas (CSV) o en formato de texto.
Cómo importar datos a Excel
Si desea practicar la exportación de datos a Excel, puede seguir nuestro ejemplo utilizando una base de datos de muestra de Microsoft.
- Antes de comenzar su proceso de exportación/importación, es una buena idea dar un vistazo rápido a sus datos para asegurarse de que todo esté en orden. Solo está perdiendo el tiempo si importa datos incorrectos o incompletos, ya que es posible que deba rehacer toda la operación de importación/exportación.
- Cuando esté listo, exporte los datos si es necesario con su aplicación o fuente en particular, y luego abra (o cree) la hoja de cálculo de Excel a la que desea importar los datos.
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Seleccione la pestaña Datos en el menú superior.
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Arriba del subtítulo Obtener y transformar datos hay una serie de opciones que puede seleccionar, pero si ninguna de ellas se aplica, seleccione la general Obtener datos Botón.
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Para importar una base de datos de Access, seleccione Obtener datos > de la base de datos > De la base de datos de Microsoft Access.
Image - En la siguiente ventana del Explorador de archivos, seleccione la base de datos (u otro tipo de archivo) de la que desea importar los datos y seleccione Aceptar.
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Si su archivo de Access tiene varias bases de datos, la ventana Navegador le proporcionará varias opciones de importación. En este caso, importe qrySalesbyCategory seleccionándolo y luego seleccionando Load Para realizar cambios en los datos antes de importarlos, seleccione Transformar datos en su lugar.
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Excel solo puede importar la hoja de datos, el formulario y el informe. Los extras como macros y módulos no se importarán a su hoja de cálculo de Excel.
Dependiendo del tamaño de su base de datos y la velocidad de su PC, la importación de datos puede llevar algún tiempo, así que espere a que se complete. Pero, si todo ha ido según lo planeado, cuando haya terminado, ahora debería ver sus datos completamente importados a Excel y mostrados en un formato útil. Puede continuar importando datos si necesita más, o ponerse a trabajar en la aplicación de funciones, fórmulas y otras herramientas útiles que Excel tiene para ofrecer.
En algunas aplicaciones compatibles, como Access, los datos pueden simplemente copiarse de una base de datos activa de Access y pegarse en Excel. Para obtener más tipos de eso, consulte nuestra guía para copiar y pegar.
