Microsoft Word no tiene una opción para guardar directamente los datos del formulario como una hoja de cálculo de Excel. Sin embargo, siguiendo unos pocos pasos adicionales, es muy fácil exportar datos desde un formulario de Word a Excel.
Las instrucciones de este artículo se aplican a Excel 2019, 2016, 2013, 2010; Excel para Mac y Excel Online.
Conclusión
Un formulario de Word contiene espacios en blanco que facilitan que las personas completen información importante. Por lo general, estos formularios se distribuyen para que muchas personas puedan completarlos y devolverlos. Recopilar toda la información de esos formularios y transferirlos a una hoja de cálculo de Excel es un proceso manual tedioso. Afortunadamente, es muy fácil exportar datos de formularios de Word a Excel utilizando archivos delimitados por comas.
Usar opciones para seleccionar el formato delimitado por comas
Solo se necesitan algunos ajustes en su documento de formulario de Word para guardar los datos del formulario como un archivo delimitado por comas (CSV). Este formato de archivo separa cada registro de formulario con comas. Utilice archivos CSV para importar datos a Excel.
Microsoft Word es lo suficientemente inteligente como para guardar solo los datos del formulario en el archivo CSV. El texto adicional del documento no se agrega al archivo CSV.
Con el documento del formulario abierto y lleno de datos, seleccione Archivo > Opciones.
- Seleccione Avanzado en el panel a la izquierda del cuadro de diálogo Opciones.
- En la sección Preservar la fidelidad al compartir este documento, marque la casilla junto a Guarde los datos del formulario como archivo de texto delimitado.
- Presione OK para cerrar el cuadro de diálogo Opciones de Word.
En este punto, hay dos formas de exportar los datos a Excel. Guarde el documento o exporte los datos.
Usar Guardar como para exportar a CSV
Para guardar el documento en formato CSV:
-
En el menú Archivo, seleccione Guardar como. Se abre el cuadro de diálogo Guardar como con el formato de archivo TXT ya seleccionado.
- Dé un nombre al archivo y seleccione OK.
- Aparece un cuadro de diálogo con una vista previa de los datos que está exportando desde el formulario al formato CSV.
- Presione OK para exportar los datos.
Word extrae los datos del formulario que se escribieron en el formulario como un archivo .csv, que se puede abrir con Excel. Word inserta comas entre los campos. Excel usa las comas para separar los datos en celdas específicas.
Usar exportar para guardar en CSV
Para exportar los datos a un archivo CSV:
- Seleccionar Archivo > Exportar.
- Seleccione Cambiar tipo de archivo.
- En Tipos de archivo de documento, seleccione Texto sin formato (.txt).
- Seleccione Guardar como para abrir el cuadro de diálogo Guardar como.
- Elija la ubicación donde desea guardar el archivo, ingrese un nombre de archivo y seleccione Guardar para exportar los datos.
Importar datos de formulario a Excel
Después de exportar los datos del formulario de Word al formato CSV, los datos están listos para importarse a Microsoft Excel.
Si abre el archivo usando Excel, no verá el archivo en la carpeta donde lo guardó porque Excel muestra por defecto solo archivos de Excel.
Abra el archivo CSV siguiendo estos pasos:
- Abre un documento de Excel en blanco.
- Seleccionar Archivo > Abrir.
- Seleccionar Examinar.
- En la lista desplegable de tipo de archivo, elija Todos los archivos (.).
- Navegue hasta la carpeta donde se encuentran los datos del formulario de Word exportado y seleccione el archivo de texto CSV.
- Seleccionar Abrir.
- Excel abre el asistente de importación de texto. Elija Delimitado y seleccione Siguiente.
- Anule la selección de la casilla de verificación Tab y seleccione la casilla de verificación Coma. Luego, seleccione Siguiente.
- Seleccionar Finalizar.
Los datos de su formulario de Word aparecen en su hoja de Excel.
Importar datos de formulario a una hoja de cálculo existente con Excel 2019 y 2016
Si desea traer datos de nuevos formularios de Microsoft a la misma hoja de cálculo, siga estos pasos:
- Abra su archivo de Excel guardado.
- Cree una nueva hoja presionando el símbolo + en la parte inferior de la hoja existente.
- Seleccionar celda A1.
- En el menú Datos, seleccione Obtener datos > Desde archivo, > Desde texto/CSV(En Microsoft 2010 o 2013, seleccione De texto ).
- Seleccione el nuevo archivo de texto con los datos del formulario y seleccione Importar.
- En el Asistente, seleccione Cargar > Cargar en.
- En Dónde desea colocar los datos, seleccione Hoja de cálculo existente y asegúrese de que A1 esté seleccionado.
- Presione OK.
Una vez que se importan los datos del formulario, agregue los nuevos datos del formulario de Word a su hoja de cálculo principal:
- En Word, res alte toda la fila con solo los datos.
- Haga clic derecho y seleccione Copiar.
- En Excel, seleccione su hoja de cálculo principal.
- Res alte la celda justo debajo del último registro de la hoja.
- Haga clic derecho y seleccione Pegar.
Importar datos de formulario a una hoja de cálculo existente con Excel 2013 y 2010
Para traer datos de nuevos formularios de Microsoft a Excel 2013 o 2010, siga estos pasos:
- Abra su archivo de Excel guardado.
- Seleccione la celda en la primera columna justo debajo de sus datos existentes.
- Seleccionar Datos > De texto.
- Seleccione el nuevo archivo de texto con los datos del formulario y seleccione Importar.
- En el asistente, elija Delimited, y presione Next.
- Anule la selección de la casilla de verificación Tab, seleccione la casilla de verificación Coma y seleccione Siguiente.
- Presione Finalizar.
- En Dónde desea colocar los datos, seleccione Hoja de trabajo existente. Asegúrese de que esté seleccionada la celda donde desea colocar la nueva fila.
- Presione OK.
Esto agrega los nuevos datos del formulario de Word a la siguiente fila de su hoja de cálculo principal.
