Excel no tiene las capacidades de gestión de datos de los programas de bases de datos relacionales como SQL Server y Microsoft Access. Sin embargo, lo que puede hacer es servir como una base de datos simple que cumple con los requisitos de administración de datos.
En Excel, los datos se organizan usando filas y columnas en una hoja de trabajo. La función de tabla facilita la introducción, edición y manipulación de datos.
Estas instrucciones se aplican a las versiones de Excel 2019, 2016, 2013, 2010 y Excel para Microsoft 365.
Términos de la base de datos: registros y campos
Una base de datos es una colección de información relacionada almacenada en uno o más archivos de computadora. A menudo, los datos se organizan en tablas de tal manera que se pueden actualizar, ordenar, corregir y filtrar fácilmente.
Una base de datos simple, como Excel, contiene toda la información sobre un tema en una sola tabla. Las bases de datos relacionales, por otro lado, consisten en muchas tablas, cada una de las cuales contiene información sobre temas diferentes pero relacionados.
Registros
En terminología de base de datos, un registro contiene toda la información o datos sobre un objeto específico en la base de datos. En Excel, cada celda de una hoja de cálculo contiene un elemento de información o valor.
Campos
Cada elemento de información en un registro de la base de datos, como un número de teléfono o un número de calle, se denomina campo. En Excel, las celdas individuales de una hoja de trabajo sirven como campos, ya que cada celda puede contener una sola pieza de información sobre un objeto.
Nombres de campo
Es vital organizar una base de datos para que pueda ordenar o filtrar los datos para encontrar información específica. Agregar encabezados de columna, conocidos como nombres de campo, facilita el ingreso de datos en el mismo orden para cada registro.
Base de datos de muestra
En la imagen de arriba, cada estudiante tiene una fila separada en la tabla que contiene toda la información disponible sobre ellos.
Cada celda en una fila es un campo que contiene una pieza de información. Los nombres de los campos en la fila del encabezado ayudan a garantizar que los datos permanezcan organizados al mantener todos los datos sobre un tema específico, como el nombre o la edad, en la misma columna para todos los estudiantes.
Herramientas de administración de datos de Excel
Además, Microsoft tiene varias herramientas de datos para facilitar el trabajo con grandes cantidades de datos almacenados en tablas de Excel y ayudar a mantenerlos en buenas condiciones.
Uso de un formulario para registros
Una de esas herramientas es el formulario de datos. Puede usarlo para buscar, editar, ingresar o eliminar registros en tablas que contengan hasta 32 campos o columnas.
El formulario predeterminado incluye una lista de nombres de campo en el orden en que están dispuestos en la tabla, para garantizar que los usuarios ingresen los registros correctamente. Al lado de cada nombre de campo hay un cuadro de texto para ingresar o editar los campos de datos individuales.
Si bien es posible crear formularios personalizados, a menudo todo lo que se necesita es crear y usar el formulario predeterminado.
Eliminar registros de datos duplicados
Un problema común con todas las bases de datos son los errores de datos. Además de simples errores ortográficos o campos de datos f altantes, los registros de datos duplicados pueden ser una preocupación a medida que crece el tamaño de una tabla de datos.
Se puede usar otra de las herramientas de datos de Excel para eliminar estos registros duplicados, ya sean duplicados exactos o parciales.
Ordenar datos en Excel
Ordenar significa reorganizar los datos según una propiedad específica, como ordenar una tabla alfabéticamente por apellidos o cronológicamente del más antiguo al más reciente.
Las opciones de clasificación de Excel incluyen la clasificación por uno o más campos, la clasificación personalizada, como por fecha u hora, y la clasificación por filas, lo que permite reordenar los campos en una tabla.
