Qué saber
- Res alte los datos que desea usar, o seleccione una sola celda dentro de un bloque de datos contiguos, luego vaya a Insertar > Tabla.
- Utilice los menús desplegables en los encabezados de las columnas para ordenar, filtrar y buscar datos dentro de la tabla.
- Utilice el controlador de tamaño para agregar o eliminar filas (registros) o columnas (campos) enteras de datos de la tabla.
Este artículo explica cómo ordenar datos relacionados con tablas en Excel 2019, 2016, 2013, 2010 y Excel para Mac.
Insertar una tabla
Antes de crear una tabla, ingrese los datos en la hoja de trabajo. Al ingresar los datos, no deje filas, columnas o celdas en blanco en el bloque de datos que formará la tabla.
Para crear una tabla en Excel:
- Seleccione una sola celda dentro del bloque de datos.
- Seleccionar Insertar.
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Seleccione Tabla. Excel selecciona todo el bloque de datos contiguos y abre el cuadro de diálogo Crear tabla.
Si Excel tiene problemas para formatear correctamente la tabla, res alte los datos antes de seleccionar la opción Insertar tabla.
- Si sus datos tienen una fila de encabezado, marque la opción Mi tabla tiene encabezados.
- Seleccione OK para crear la tabla.
Características de la mesa
Dar formato a un bloque de datos como una tabla facilita la realización de una variedad de tareas en los datos sin afectar otros datos en la hoja de cálculo. Estas tareas incluyen ordenar datos, filtrar datos, cálculos rápidos, agregar totales de columna y formatear visualmente la tabla.
Las características más notables que Excel agrega al bloque de datos son:
- Los menús desplegables en los encabezados de columna que contienen opciones de clasificación, filtro y búsqueda.
- Las filas sombreadas alternativas que facilitan la lectura de los datos.
- Los controles de tamaño ubicados en las esquinas de la mesa.
- El icono de Análisis rápido (en Excel 2013 y posteriores) que aparece en la esquina inferior derecha de la celda activa cuando se seleccionan dos o más celdas de la tabla. Esto facilita el análisis de los datos mediante gráficos, tablas dinámicas, totales acumulados y formato condicional.
Gestionar datos de tablas
Opciones de clasificación y filtrado
Los menús desplegables de clasificación y filtro agregados a la fila del encabezado facilitan la clasificación de tablas en orden ascendente o descendente, por fuente o por fondo de celda. También puede definir un orden de clasificación personalizado. Además, las opciones de filtro en los menús le permiten:
- Mostrar solo los datos que cumplen los criterios especificados.
- Filtrar por la fuente o por el color de fondo de la celda.
- Buscar registros específicos haciendo coincidir campos de datos individuales.
Agregar y eliminar campos y registros
El controlador de tamaño facilita agregar o eliminar filas (registros) o columnas (campos) enteras de datos de la tabla. Para cambiar el tamaño de la tabla, arrastre el controlador de tamaño hacia arriba, hacia abajo, a la izquierda o a la derecha.
Los datos que se eliminan de la tabla no se eliminan de la hoja de cálculo, pero ya no se incluyen en las operaciones de la tabla, como la clasificación y el filtrado.
Columnas calculadas
Una columna calculada le permite ingresar una sola fórmula en una celda de una columna y hacer que esa fórmula se aplique automáticamente a todas las celdas de la columna. Si no desea que el cálculo incluya todas las celdas, elimine la fórmula de esas celdas.
Si solo desea la fórmula en la celda inicial, use la función de deshacer para eliminarla de todas las demás celdas.
Característica de fila total
El número de registros en una tabla se puede totalizar agregando una fila total al final de la tabla. La fila total usa la función SUBTOTAL para contar el número de registros.
Además, se pueden agregar otros cálculos de Excel como SUM, AVERAGE, MAX y MIN mediante un menú desplegable de opciones. Estos cálculos adicionales también utilizan la función SUBTOTAL.
- Seleccione una celda en la tabla.
- Seleccione la pestaña Diseño de herramientas de tabla.
- En el grupo Opciones de estilo de tabla, marque la casilla de verificación Fila total.
La Fila total aparece como la última fila de la tabla y muestra la palabra Total en la celda más a la izquierda y el número total de registros en la celda más a la derecha.
Para agregar otros cálculos a la Fila total:
- En la fila Total, seleccione la celda donde aparecerá el cálculo. Aparece una flecha desplegable en el lado derecho de la celda.
- Seleccione la flecha desplegable para abrir el menú de opciones.
- Seleccione el cálculo deseado en el menú para agregarlo a la celda.
Las fórmulas que se pueden agregar a la Fila total no se limitan a los cálculos en el menú. Las fórmulas se pueden agregar manualmente a cualquier celda en la fila total.
Eliminar una tabla, pero guardar los datos
Si decide que no necesita la tabla para sus datos, puede eliminarla sin dañar su contenido siguiendo los siguientes pasos:
- Seleccione una celda en la tabla.
- Seleccione la pestaña Diseño de herramientas de tabla.
- En el grupo Herramientas, seleccione Convertir a rango para abrir un cuadro de confirmación para eliminar la tabla.
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Seleccione Sí para confirmar.
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Las características de la tabla, como los menús desplegables y el controlador de tamaño, se eliminan, pero se conservan los datos, el sombreado de filas y otras características de formato.
