Qué saber
- Cuenta sin Exchange: cree una nueva plantilla de mensaje de correo electrónico y luego cree una regla para enviar una respuesta automática.
- Cuenta Exchange: Archivo > Info > Respuestas automáticas > Enviar respuestas automáticas > redactar mensaje > seleccionar horas de inicio y fin > OK.
- En Outlook.com: Configuración > Ver todas las configuraciones de Outlook > Correo > Respuestas automáticas > Activar respuestas automáticas > redactar > Guardar.
Este artículo explica cómo crear un mensaje de respuesta de fuera de la oficina para Outlook 2019, 2016, 2013; Outlook para Microsoft 365 y Outlook.com, según el tipo de cuenta que utilice. También explica cómo determinar si tiene una cuenta de Exchange.
Cómo establecer respuestas automáticas en Outlook
Una respuesta automática fuera de la oficina eficaz en Outlook garantiza que, mientras no está, las personas sepan que no está disponible cuando volverá y qué deben hacer si tienen un problema que necesita atención inmediata. atención.
La configuración para una respuesta fuera de la oficina en Outlook difiere dependiendo de si su cuenta de correo electrónico está en un servidor de Microsoft Exchange o es una cuenta de correo electrónico IMAP o POP (como servicios de correo electrónico comunes como Gmail, Yahoo Mail, y otros).
Cómo saber si tiene una cuenta de intercambio
Si no está seguro de si está utilizando Outlook con una cuenta de Exchange, consulte la barra de estado en la parte inferior de la ventana de Outlook. Si está utilizando una cuenta de Exchange, verá Conectado a: Microsoft Exchange en la barra de estado.
Cree su plantilla de correo electrónico de respuesta automática
Para configurar una respuesta automática en Outlook para una cuenta de correo electrónico IMAP o POP (para Exchange, consulte más abajo), utilice la función de reglas de Outlook. Comience por crear una plantilla de correo electrónico para el correo electrónico de respuesta automática que se enviará a los destinatarios mientras no esté.
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Seleccione Correo electrónico nuevo.
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Ingrese el Asunto para el correo electrónico y el texto del mensaje que le dice al destinatario que no está disponible.
Infórmeles a los destinatarios cuándo pueden esperar una respuesta personal de usted y sea consciente de la cantidad de información que revela en su respuesta automática porque revelar demasiada información puede representar un riesgo.
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Cuando haya terminado de redactar su mensaje de respuesta automática, seleccione Archivo.
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Seleccione Guardar como.
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Seleccione la flecha desplegable Guardar como tipo y seleccione Plantilla de Outlook.
Image - Outlook usa el asunto de la plantilla de manera predeterminada como el nombre en el cuadro de texto Nombre de archivo. Cambie esto a cualquier cosa que le guste que le permita saber que es su archivo de plantilla de correo electrónico fuera de la oficina.
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Seleccionar Guardar.
Image - Cerrar la ventana del mensaje.
Crear una regla de respuesta automática fuera de la oficina
El siguiente paso para las cuentas de correo electrónico IMAP o POP es configurar una regla de Outlook. Esta regla enviará una respuesta utilizando la plantilla que creó en la sección anterior.
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Seleccione Archivo > Info.
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Seleccione Gestionar reglas y alertas.
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Seleccione la pestaña Reglas de correo electrónico.
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En Aplicar cambios a esta carpeta, seleccione la cuenta de correo electrónico para la que está creando la respuesta automática.
Tendrá la opción de aplicar su nueva regla a todas las cuentas en un paso posterior.
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Seleccione Nueva regla.
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En la sección Empezar desde una regla en blanco, seleccione Aplicar regla en los mensajes que recibo.
Image - Seleccionar Siguiente.
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En Paso 1: Seleccione la(s) condición(es), seleccione la casilla de verificación Donde está mi nombre en el cuadro Para.
La regla de respuesta automática responde a todo el correo entrante si borra todas las casillas de verificación de condiciones.
Image - Seleccionar Siguiente.
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En Paso 1: Seleccione la(s) acción(es), seleccione la casilla de verificación responder usando una plantilla específica.
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En Paso 2: Edite la descripción de la regla (haga clic en un valor subrayado), seleccione el vínculo una plantilla específica.
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Seleccione la flecha desplegable Buscar, luego seleccione Plantillas de usuario en el sistema de archivos.
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Res alte la plantilla que creó.
Image - Seleccionar Abrir.
- En el cuadro de diálogo Asistente de reglas, seleccione Siguiente.
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En Paso 1: Seleccione la(s) excepción(es), seleccione la casilla de verificación excepto si es una respuesta automática.
Image - Seleccionar Siguiente.
- En Paso 1: especifique un nombre para esta regla, escriba un nombre para su regla de respuesta automática.
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En Paso 2: Configurar opciones de regla, seleccione la casilla de verificación Activar esta regla si desea activar la respuesta automática. Si no desea que la respuesta automática esté activa ahora, desactive la casilla de verificación.
Si tiene varias cuentas de correo electrónico en las que desea utilizar esta respuesta automática, seleccione la casilla de verificación Crear esta regla en todas las cuentas.
- Seleccionar Finalizar.
- En el cuadro de diálogo Reglas y alertas, seleccione Aceptar.
Outlook envía una respuesta automática a la dirección de cada correo electrónico recibido una vez por sesión; se envía una segunda respuesta automática después de cerrar y volver a abrir Outlook.
Cómo habilitar y deshabilitar las respuestas automáticas para cuentas de correo electrónico IMAP y POP
Para las cuentas de correo electrónico IMAP y POP, habilite el contestador automático siempre que lo necesite. Vaya a Archivo > Administrar reglas y alertas > Reglas de correo electrónico, seleccione la casilla de verificación junto a su regla de respondedor, luego seleccione OK.
Para deshabilitar el respondedor, borre la casilla de verificación y luego seleccione OK.
Respuestas automáticas para cuentas de Microsoft Exchange
Si su cuenta de correo electrónico es una cuenta de Microsoft Exchange (puede configurar una cuenta de Outlook.com como una cuenta de Exchange en Outlook), puede configurar una respuesta automática fuera de la oficina directamente en el servidor. Siga estos pasos para Outlook 2019, 2016 y Outlook para Microsoft 365.
- Seleccione Archivo > Info.
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Seleccione Respuestas automáticas.
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Seleccione Enviar respuestas automáticas. Redacte su mensaje de respuesta automática en el cuadro de texto.
Para deshabilitar una respuesta automática, vaya al cuadro de diálogo Respuestas automáticas y seleccione No enviar respuestas automáticas. Ya no se envían respuestas automáticas.
- Opcionalmente, configure el período de tiempo durante el cual desea que la respuesta automática esté activa. Seleccione la casilla de verificación Solo enviar durante este intervalo de tiempo. Luego establezca Hora de inicio y Hora de finalización Solo los mensajes recibidos durante este rango recibirán una respuesta automática.
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Si trabaja dentro de una empresa u organización, puede tener opciones adicionales para sus respuestas automáticas:
- Dentro de mi organización: este mensaje se envía a los mensajes recibidos de otras personas dentro de la misma empresa u organización que usted.
- Fuera de mi organización: el mensaje se envía a personas ajenas a su organización. Seleccione la casilla de verificación Responder automáticamente a personas ajenas a mi organización.
Existen riesgos de seguridad relacionados con las respuestas automáticas.
- Seleccione Aceptar.
Herramientas y complementos de respuesta automática de Outlook
En lugar de configurar una regla en Outlook manualmente, use un complemento como Mail Responder for Outlook o herramientas como Email Responder (FreeBusy) o Auto Reply Manager. Estas herramientas son inteligentes para enviar solo las respuestas necesarias de fuera de la oficina.
Para mantener las respuestas fuera de la oficina de forma más centralizada en un servidor de Exchange (incluidas las plantillas con campos fusionados con Active Directory), pruebe Symprex Out-of-Office Manager.
Cómo activar las respuestas automáticas en Outlook.com
Habilitar las respuestas automáticas en Outlook.com es un proceso simple. La función no ofrece tantas opciones como el software de Outlook, pero es fácil de usar.
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En la página Correo de Outlook.com, seleccione Configuración > Ver todas las configuraciones de Outlook.
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Seleccione Correo > Respuestas automáticas.
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Activa el interruptor Activar respuestas automáticas.
Para desactivar las respuestas automáticas, desactive la opción Respuestas automáticas activadas.
Image - Opcional: seleccione la casilla de verificación Enviar respuestas solo durante un período de tiempo. Especifique la Hora de inicio y Hora de finalización. Las respuestas automáticas solo se envían durante este período de tiempo.
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Ingrese el mensaje que desea enviar mientras las respuestas automáticas están habilitadas.
Image - Opcionalmente, seleccione la casilla de verificación Enviar respuestas solo a contactos para enviar respuestas automáticas solo a las personas y direcciones de correo electrónico en sus contactos de Outlook.com.
- Seleccionar Guardar.
