En Microsoft Access, GROUP BY es una cláusula que puede usar para combinar registros con valores idénticos en un campo específico en un registro. Si incluye una función agregada de SQL en la instrucción SELECT, como AVG, COUNT o SUM, Access crea un valor de resumen para cada registro.
Las instrucciones de este artículo se aplican a Access para Microsoft 365, Access 2019, 2016, 2013 y 2010.
Uso de AGRUPACIÓN POR
Puede encontrar y usar la función GROUP BY usando una consulta SQL en la Vista SQL. Es una de las formas más sencillas y directas de acceder y controlar sus datos.
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Inicie Access y abra su base de datos.
Este ejemplo utiliza la base de datos de muestra Northwind.
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Seleccione la pestaña Crear.
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En el grupo Consultas, seleccione Diseño de consulta.
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En la lista Agregar tablas, seleccione la tabla con la que desea trabajar.
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Seleccione Ver en el grupo Resultados y elija SQL View.
Image - El cuerpo principal cambiará a una ventana de terminal de consulta. Aquí puede introducir cualquier consulta que desee.
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Para obtener una agrupación básica de SQL, debe ingresar algo como esto:
SELECTFROM tablename WHERE columna/categoría LIKE 'entrada';
Sustituya el nombre real de la tabla, la categoría o el encabezado de la columna y el valor de entrada real que está buscando.
Desglose de la consulta
Considere, por ejemplo, una tabla de datos de pedidos que consta de los siguientes atributos:
- OrderID: un valor numérico que identifica de forma única cada pedido. Este campo es la clave principal de la base de datos.
- Vendedor: un valor de texto que proporciona el nombre del vendedor que vendió los productos. Este campo es una clave externa a otra tabla que contiene información de personal.
- CustomerID: Un valor numérico correspondiente al número de cuenta de un cliente. Este campo también es una clave externa que hace referencia a una tabla que contiene información de la cuenta del cliente.
- Revenue: un valor numérico que corresponde al monto en dólares de la venta.
Cuando llega el momento de realizar revisiones de desempeño para los vendedores, la tabla Pedidos contiene información valiosa que puede usarse para esa revisión. Al evaluar a Jim, podría, por ejemplo, escribir una consulta simple que recupere todos los registros de ventas de Jim:
SELECCIONEDESDE Pedidos DONDE Vendedor COMO 'Jim';
Esto recuperaría todos los registros de la base de datos correspondientes a las ventas realizadas por Jim:
OrderID Vendedor CustomerID Revenue
12482 Jim 182 40000
12488 Jim 219 25000
12519 Jim 137 85000
12602 Jim 182 10000 12741 Jaime 155 90000
Podría revisar esta información y realizar algunos cálculos manuales para desarrollar estadísticas de rendimiento, pero sería una tarea tediosa que tendría que repetir para cada vendedor de la empresa. En su lugar, puede reemplazar este trabajo con una sola consulta GROUP BY que calcula las estadísticas de cada vendedor en la empresa. Escribe la consulta y especifica que la base de datos debe agrupar los resultados según el campo Vendedor. A continuación, puede utilizar cualquiera de las funciones agregadas de SQL para realizar cálculos sobre los resultados.
Este es un ejemplo. Si ejecutó la siguiente instrucción SQL:
SELECT Vendedor, SUM(Ingresos) AS 'Total', MIN(Ingresos) AS 'Menor', MAX(Ingresos) AS 'Mayor', AVG(Ingresos) AS 'Promedio', COUNT(Ingresos) AS ' Número' DE Pedidos GRUPO POR Vendedor;
Obtendrías los siguientes resultados:
Vendedor Total Menor Mayor Promedio Número
Jim 250000 10000 90000 50000 5
Mary 342000 24000 102000 57000 6Bob 118000 4000 36000 33 33
Como puede ver, esta poderosa función le permite generar informes breves a partir de una consulta SQL, lo que brinda inteligencia comercial valiosa al gerente que realiza las revisiones de desempeño. La cláusula GROUP BY se usa a menudo en las bases de datos para este propósito y es una herramienta valiosa en la bolsa de trucos del DBA.
