Hay varias formas de ordenar datos en Microsoft Excel. Aprenda a usar la clasificación condicional en Excel para ordenar por color de fuente, color de fondo de celda o color de icono.
Las instrucciones de este artículo se aplican a Excel para Microsoft Office 365, Excel 2019, Excel 2016 y Excel 2013 para Windows y Mac.
Seleccione un rango para ordenarlo en Excel
Antes de poder ordenar los datos, Excel necesita saber el rango exacto para ordenar. Excel puede incluir automáticamente datos relacionados en un rango siempre que no haya filas o columnas en blanco dentro del área seleccionada. Las filas y columnas en blanco entre áreas de datos relacionados están bien. Luego, Excel determina si el área de datos tiene nombres de campo y excluye esas filas de los registros que se ordenarán.
Permitir que Excel seleccione el rango a ordenar está bien para pequeñas cantidades de datos. Sin embargo, para grandes áreas de datos, la forma más fácil de asegurarse de seleccionar el rango correcto es res altarlo antes de clasificarlo.
Si el mismo rango se va a ordenar repetidamente, el mejor enfoque es darle un nombre al rango. Si se define un nombre para el rango que se ordenará, escriba el nombre en el Cuadro de nombre o selecciónelo de la lista desplegable asociada. De esta forma, Excel res alta automáticamente el rango correcto de datos en la hoja de cálculo.
Cualquier clasificación requiere el uso de un orden de clasificación. Al ordenar por valores, hay dos posibles órdenes de clasificación: ascendente y descendente. Sin embargo, al clasificar por colores, no existe tal orden, por lo que debe definir manualmente el orden de clasificación por colores.
Cómo ordenar por color de fondo de celda en Excel
En el siguiente ejemplo, los registros de estudiantes de 20 años o menos están res altados en rojo. Para ordenar los datos por el color de fondo de la celda para que las entradas rojas aparezcan en la parte superior:
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Res alte el rango de celdas a ordenar (celdas A2 a D11 en el ejemplo).
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Vaya a la pestaña Inicio, luego seleccione Ordenar y filtrar > Ordenación personalizada.
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Seleccione la flecha desplegable Ordenar según y elija Color de celda.
Desactive la casilla de verificación Mis datos tienen encabezados para que la primera fila no quede cortada.
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Seleccione la flecha desplegable Pedido y elija Rojo.
Cuando Excel encuentra diferentes colores de fondo de celda en los datos seleccionados, agrega esos colores a la lista desplegable Order en el cuadro de diálogo.
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Elija En la parte superior de la lista desplegable junto al cuadro de orden de clasificación para que las celdas rojas estén en la parte superior de la lista, luego seleccione OK.
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Los cuatro registros con fondo rojo se agrupan en la parte superior del rango de datos.
Al trabajar con cálculos, puede hacer que los números negativos en Excel aparezcan en rojo de forma predeterminada para ayudar a que esos números se destaquen más.
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Cómo ordenar por color de fuente en Excel
En el siguiente ejemplo, los registros de los estudiantes matriculados en programas de enfermería aparecen en rojo y los matriculados en programas de ciencias son azules. Para ordenar los datos por color de fuente:
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Res alte el rango de celdas a ordenar (celdas A2 a D11 en el ejemplo).
Image - Vaya a la pestaña Inicio, luego seleccione Ordenar y filtrar > Ordenación personalizada.
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Seleccione la flecha desplegable Ordenar según y elija Color de fuente.
Desactive la casilla de verificación Mis datos tienen encabezados para que la primera fila no quede cortada.
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Seleccione la flecha desplegable Pedido, luego elija Rojo.
Cuando Excel encuentra diferentes colores de fuente en los datos seleccionados, agrega esos colores a la lista desplegable Order en el cuadro de diálogo.
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Seleccione En la parte superior de la lista desplegable junto al cuadro de orden de clasificación para que las entradas rojas estén en la parte superior de la lista.
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Seleccione Agregar para agregar un segundo nivel de clasificación.
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Utilice la misma configuración que el primer nivel de clasificación, pero esta vez seleccione la flecha desplegable Pedido y elija Azul.
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Seleccione OK para ordenar los datos y cerrar el cuadro de diálogo.
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Los dos registros con el color de fuente rojo se agrupan en la parte superior del rango de datos, seguidos de los dos registros azules.
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Cómo ordenar por icono en Excel
Los conjuntos de iconos ofrecen una alternativa a las opciones regulares de formato condicional que se enfocan en los cambios de formato de fuente y celda. El siguiente ejemplo contiene fechas y temperaturas que han sido formateadas condicionalmente con el icono de semáforo establecido en función de las temperaturas máximas diarias.
Siga estos pasos para clasificar los datos de modo que los registros que muestran los íconos verdes se agrupen primero, seguidos de los íconos amarillos y luego los íconos rojos:
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Res alte el rango de celdas a ordenar (celdas A2 a B31 en el ejemplo).
Image - Vaya a la pestaña Inicio y seleccione Ordenar y filtrar > Ordenación personalizada.
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Seleccione la flecha desplegable Columna, luego elija la columna que contiene los íconos condicionales (Temperatura en el ejemplo).
Debido a la forma en que funciona el formato condicional con íconos, puede dejar seleccionada la casilla de verificación Mis datos tienen encabezados.
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Seleccione la flecha desplegable Ordenar según, luego elija Icono de formato condicional.
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Seleccione la flecha desplegable Pedido, luego elija Verde.
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Seleccione En la parte superior de la lista desplegable junto al cuadro de orden de clasificación para que las entradas del icono verde estén en la parte superior de la lista.
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Seleccione Agregar para agregar un segundo nivel de clasificación.
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Utilice la misma configuración que el primer nivel de clasificación, pero esta vez seleccione la flecha desplegable Pedido y elija Amarillo.
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Seleccione Add para agregar un tercer nivel de clasificación, luego use la misma configuración que los dos primeros niveles, pero esta vez seleccione Orderflecha desplegable y elija Rojo.
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Seleccione OK para ordenar los datos y cerrar el cuadro de diálogo.
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Los registros con el ícono verde se agrupan en la parte superior del rango de datos, seguidos de los registros con el ícono amarillo y luego los registros con el ícono rojo.
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