Saber cómo comparar dos archivos de Excel es importante en cualquier entorno en el que muchas personas realicen cambios en el mismo archivo. Esto es común en un entorno empresarial o en el caso de que los archivos de Excel se compartan en la nube, donde muchas personas tienen acceso para realizar cambios.
Afortunadamente, hay varias formas de comparar dos archivos de Excel. En algunos casos, puede combinar los cambios realizados en dos archivos de Excel diferentes en un solo archivo.
Las instrucciones de este artículo se aplican a Excel 2019, 2016, 2013, 2010; Excel para Microsoft 365 y Excel para Mac
Cómo comparar dos archivos de Excel
Si tiene dos archivos de Excel con varias hojas, el enfoque más sencillo es hacer una comparación completa de la hoja de cálculo con herramientas de terceros.
Puede encontrar algunas herramientas en línea que lo ayudan a comparar archivos de Excel, pero hay algunas que puede usar de forma gratuita. Uno de ellos es Comparación de hojas de cálculo, disponible en SourceForge.
Descargue y ejecute la aplicación, que instala un complemento en su aplicación de Excel.
La comparación de hojas de cálculo funciona en todas las versiones de Excel posteriores a Excel 2000. Solo es compatible con el sistema operativo Windows.
Para usar la comparación de hojas de cálculo para comparar dos archivos de Excel:
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Abra los dos archivos de Excel que desea comparar y seleccione el menú Complementos.
Image Haga copias de los archivos de Excel antes de iniciar este proceso para tener los originales en caso de que algo salga mal.
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En este menú hay tres opciones. Seleccione Comparación completa.
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Aparece una ventana de comparación de hojas de cálculo que muestra los archivos en dos campos llamados "Primero/Antes" y "Segundo/Después". El archivo de Excel más antiguo (antes de que se hicieran los cambios) debe estar en el campo Primero/Antes. Si no es así, seleccione el botón Swap para colocarlo allí. Luego seleccione Siguiente
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Personalice cómo se realiza la comparación en la siguiente pantalla. Puede cambiar el lugar de la hoja en el que comienza la comparación, si distingue entre mayúsculas y minúsculas y cómo se identifican las discrepancias. Seleccione Siguiente.
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Seleccione las hojas del primer libro de trabajo que desea comparar y seleccione Agregar para mover esas hojas al campo Compare estas hojas de trabajo. Seleccione Siguiente y repita el proceso para el segundo libro.
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Revise los ajustes de configuración del informe. Modifíquelos si lo desea y luego presione Siguiente dos veces y Comparar para finalizar.
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Finalmente, verá cada hoja original actualizada con las celdas modificadas res altadas en rojo. La herramienta también crea una tercera hoja con un informe que muestra el valor antiguo tachado y el nuevo valor en su lugar.
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Esta herramienta es una forma poderosa de comparar hojas de cálculo completas de Excel y ver resultados rápidos con todos los cambios. Puede desplazarse y conservar o eliminar los cambios que desee conservar.
Usar Excel para comparar dos hojas
Si tiene hojas de trabajo individuales en un archivo de Excel para comparar, puede hacerlo de diferentes maneras. Una es usar fórmulas para crear una tercera hoja de cálculo que muestre todas las diferencias. Otra es a través del formato condicional para res altar las celdas que han cambiado.
Compara hojas de cálculo de Excel usando fórmulas
Si tiene dos hojas que desea comparar, puede crear una tercera hoja que res alte qué celdas son diferentes y le muestre la diferencia. Esto se logra utilizando una fórmula IF.
La fórmula IF no es útil para comparar libros de trabajo completos sin mucho trabajo adicional.
- Para comenzar la comparación de dos hojas de Excel, cree una tercera hoja. Etiquételo Resultados para que la hoja de resultados sea más fácil de identificar más tarde.
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En la celda A2 de la hoja de resultados, pegue la siguiente fórmula y presione Enter:
=SI(Hoja1!A2Hoja2!A2, "Hoja1:" & Hoja1!A2 &" Y Hoja2:" & Hoja2!A2, "Sin diferencia")
Puede modificar esta fórmula para comenzar en cualquier celda que desee. Si los datos en su hoja comienzan en la fila B y la columna 3, cambie la fórmula para usar B3 en lugar de A2.
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Esta fórmula compara la celda de la Hoja1 con la misma celda de la Hoja2. Si las celdas son iguales, la hoja de resultados muestra Sin diferencia. Si son diferentes, la celda proporciona los diferentes valores de cada hoja.
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Haga clic en la esquina de la celda y arrastre el mouse por la hoja hasta la última columna que tenga datos de las otras hojas que está comparando. Esto llena la fórmula de comparación hasta la última columna y ajusta automáticamente las referencias de celda.
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Con la misma fila res altada, haga clic en la esquina de la última celda y arrastre el mouse hacia abajo en la hoja hasta la última fila que tiene datos de las otras hojas que está comparando. Esto llena la fórmula de comparación hasta la última fila y ajusta automáticamente las referencias de celda.
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Desplazándose por la hoja, verá que todas las celdas que son diferentes entre la Hoja1 y la Hoja2 se muestran con los valores de cada hoja. Simplemente desplácese para identificar todas las diferencias.
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Usar fórmulas es una de las formas más fáciles de comparar hojas individuales, porque no es necesario alterar las hojas originales de ninguna manera.
Compara hojas de Excel con formato condicional
Otro método para comparar dos hojas es usar formato condicional. Como puede ver en la hoja de resultados anterior, con todas las celdas usando el mismo formato, puede ser difícil detectar las diferencias entre las hojas.
El formato condicional es especialmente útil para hojas grandes con muchos datos. Cambiar el color o el formato de las celdas que tienen diferencias hace que sea mucho más fácil identificar esas diferencias incluso en hojas con muchas filas y columnas de datos.
Puede utilizar el formato condicional para identificar las diferencias.
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Res alte todas las celdas en la hoja de resultados. Seleccione el menú Inicio.
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Seleccione Formato condicional del grupo Estilos y elija Nueva regla.
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En la ventana Nueva regla de formato que se abre, seleccione Usar una fórmula para determinar qué celdas formatear. En el campo Formatear valores donde esta fórmula es verdadera, pegue la siguiente fórmula y luego seleccione Formato.
=Hoja1!A2Hoja2!A2
Al igual que con el enfoque de fórmula, puede iniciar la función de formato en cualquier celda. Si sus datos comienzan en B3 en lugar de A2, edite esta fórmula para usar B3 en su lugar. El formato comenzará en B3 y llenará todas las filas y columnas debajo y a la derecha.
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Configura el formato que quieres que tengan las celdas cuando hay diferencias entre las dos hojas. Puede seleccionar el estilo de fuente, el subrayado, el color y el tachado. Seleccione OK.
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El formato facilita ver dónde las celdas de las dos hojas tienen diferencias.
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Compara hojas de cálculo de Excel manualmente
Una forma simple y rápida de comparar dos hojas de trabajo es hacerlo visualmente. Excel proporciona una manera fácil de comparar visualmente dos hojas una al lado de la otra.
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En el libro de trabajo donde tiene dos hojas que desea comparar, seleccione el menú Ver. Seleccione Nueva ventana para abrir el mismo libro de trabajo en una nueva ventana de Excel en segundo plano.
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Seleccione el menú Ver nuevamente y haga clic en Ver en paralelo. Esto coloca las dos ventanas del libro una al lado de la otra, cada una ocupando la mitad de la pantalla.
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En una ventana, seleccione la hoja que desea comparar. A medida que desplaza la hoja en la ventana de un lado, verá que la hoja en la otra ventana se desplaza al mismo tiempo.
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La visualización en paralelo es especialmente útil en aquellas situaciones en las que dos hojas de trabajo son prácticamente iguales, pero sabe que existen algunas diferencias. El desplazamiento sincronizado le permite escanear la hoja de cálculo visualmente para encontrar esas diferencias.
Visualización en paralelo en Excel 2010 y versiones anteriores
Si está utilizando una versión anterior de Excel, los archivos de hojas de cálculo individuales se abren en la misma ventana. Todavía puede usar la función Ver en paralelo, pero encontrarla es un poco diferente.
- Abra ambos archivos en la misma ventana de Excel.
- En el menú Ver, seleccione Organizar todo para dividir los archivos abiertos en varias subventanas.
- Seleccione el ícono Ver lado a lado para ver las subventanas una al lado de la otra y desplazarse por ambas simultáneamente.
Las opciones facilitan la comparación de dos archivos de Excel
La opción que utiliza para comparar datos en Excel depende del volumen de datos y de dónde se almacenan. Si tiene varias hojas en dos archivos de Excel diferentes, su mejor opción es usar un complemento de terceros como Spreadsheet Compare.
Sin embargo, si solo busca comparar dos o más hojas dentro de un libro de trabajo, cualquiera de las otras opciones funciona bien. Use fórmulas y formato condicional para hojas de cálculo grandes con solo unos pequeños cambios dispersos que necesita encontrar. Utilice el enfoque visual en paralelo si tiene dos hojas de cálculo con muchos cambios de datos que son más fáciles de identificar visualmente.
