Cuando tiene grandes cantidades de datos, puede ser abrumador si no están ordenados correctamente en su libro de trabajo. Aprenda diferentes métodos para ordenar datos en Excel para ser más productivo y hacer que sus hojas de cálculo sean más fáciles de administrar.
Las instrucciones de este artículo se aplican a Excel 2019, 2016, 2013, 2010; Excel para Microsoft 365, Excel Online y Excel para Mac.
Seleccione los datos que desea ordenar
Antes de poder ordenar los datos, Excel necesita saber el rango exacto que se va a ordenar. Excel seleccionará áreas de datos relacionados siempre que los datos cumplan estas condiciones:
- No hay filas o columnas en blanco en un área de datos relacionados.
- Las filas y columnas en blanco se encuentran entre áreas de datos relacionados.
Excel determina si el área de datos tiene nombres de campo y excluye la fila de los registros que se ordenarán. Permitir que Excel seleccione el rango que se ordenará puede ser riesgoso, especialmente con grandes cantidades de datos que son difíciles de verificar.
Para asegurarse de que se seleccionan los datos correctos, res alte el rango antes de iniciar la clasificación. Si el mismo rango se ordenará repetidamente, el mejor enfoque es darle un Nombre.
Clave de clasificación y orden de clasificación en Excel
La clasificación requiere el uso de una clave de clasificación y un orden de clasificación. La clave de ordenación son los datos de la columna o columnas que desea ordenar y se identifican por el encabezado de la columna o el nombre del campo. En la imagen a continuación, las claves de ordenación posibles son Identificación del estudiante, Nombre, Edad, Programa y Mes de inicio.
Ordenar datos rápidamente
Para ordenar rápidamente, seleccione una sola celda en la columna que contiene la clave de ordenación. A continuación, elija cómo desea que se ordenen los datos. Así es como:
- Seleccione una celda en la columna que contiene la clave de clasificación.
- Seleccione Inicio.
- Seleccione Ordenar y filtrar para abrir el menú desplegable de opciones de ordenación.
- Elige cómo quieres ordenar los datos. Seleccione orden ascendente o descendente.
Al usar Ordenar y filtrar, las opciones de orden de clasificación en la lista desplegable cambian según el tipo de datos en el rango seleccionado. Para datos de texto, las opciones son Ordenar de A a Z y Ordenar de Z a A. Para datos numéricos, las opciones son Ordenar de menor a mayor y Ordenar de mayor a menor.
Ordenar varias columnas de datos en Excel
Además de realizar una ordenación rápida basada en una sola columna de datos, la función de ordenación personalizada de Excel le permite ordenar en varias columnas definiendo varias claves de ordenación. En las ordenaciones de varias columnas, las claves de ordenación se identifican seleccionando los encabezados de las columnas en el cuadro de diálogo Ordenar.
Al igual que con una clasificación rápida, las claves de clasificación se definen identificando los encabezados de las columnas o los nombres de los campos en la tabla que contiene la clave de clasificación.
Ejemplo de ordenar en varias columnas
En el siguiente ejemplo, los datos en el rango A2 a E12 se ordenan en dos columnas de datos. Los datos se ordenan primero por nombre y luego por edad.
Para ordenar varias columnas de datos:
- Res alte el rango de celdas a ordenar. En este ejemplo, se seleccionan las celdas A2 a E12.
- Seleccione Inicio.
- Seleccione Ordenar y filtrar para abrir la lista desplegable.
- Seleccione Clasificación personalizada para abrir el cuadro de diálogo Ordenar.
- Coloque una marca junto a Mis datos tienen encabezados.
- Bajo el encabezado Columna, seleccione la flecha hacia abajo Ordenar por y elija Nombre de la lista desplegable para ordenar primero los datos por la columna Nombre.
- Bajo el encabezado Ordenar por, deje la configuración como Valores de celda. La ordenación se basa en los datos reales de la tabla.
- Bajo el encabezado Orden, seleccione la flecha hacia abajo y elija Z a A para ordenar los datos de nombre en orden descendente.
- Seleccione Agregar nivel para agregar una segunda opción de clasificación.
- Bajo el encabezado Columna, seleccione Luego con la flecha hacia abajo y elija Edad para ordenar los registros con nombres duplicados por la columna Edad.
- Bajo el encabezado Orden, elija De mayor a menor de la lista desplegable para ordenar los datos de edad en orden descendente.
- Seleccione OK para cerrar el cuadro de diálogo y ordenar los datos.
Como resultado de definir una segunda clave de clasificación, que se muestra en el siguiente ejemplo, los dos registros con valores idénticos para el campo Nombre se clasifican en orden descendente usando el campo Edad. Esto da como resultado el registro del estudiante Wilson J., 21 años, siendo anterior al récord de Wilson P., 19 años.
La primera fila: encabezados de columna o datos
El rango de datos seleccionado para clasificar en el ejemplo anterior incluía los encabezados de columna sobre la primera fila de datos. Esta fila contiene datos que son diferentes de los datos de las filas posteriores. Excel determinó que la primera fila contiene los encabezados de columna y ajustó las opciones disponibles en el cuadro de diálogo Ordenar para incluirlos.
Excel usa formato para determinar si una fila contiene encabezados de columna. En el ejemplo anterior, los encabezados de las columnas tienen una fuente diferente de los datos en el resto de las filas.
Si la primera fila no contiene encabezados, Excel usa la letra de la columna (como la Columna D o la Columna E) como opciones en la opción Columna del cuadro de diálogo Ordenar.
Excel usa esta diferencia para determinar si la primera fila es una fila de encabezado. Si Excel comete un error, el cuadro de diálogo Ordenar contiene una casilla de verificación Mis datos tienen encabezados que anula esta selección automática.
Ordenar datos por fecha u hora en Excel
Además de clasificar los datos de texto alfabéticamente o por números de mayor a menor, las opciones de clasificación de Excel incluyen la clasificación de valores de fecha. Los órdenes de clasificación disponibles para las fechas incluyen:
- Orden ascendente: del más antiguo al más reciente.
- Orden descendente: del más nuevo al más antiguo.
Cuadro de diálogo Ordenación rápida vs. Ordenación
Las fechas y horas que tienen formato de datos numéricos, como la fecha de préstamo en el ejemplo anterior, use el método de ordenación rápida para ordenar en una sola columna. Para clasificaciones que involucren varias columnas de fechas u horas, use el cuadro de diálogo Ordenar de la misma manera que clasifica varias columnas de datos numéricos o de texto.
Ordenar por fecha Ejemplo
Para realizar una ordenación rápida por fecha en orden ascendente, del más antiguo al más nuevo:
- Res alte el rango de celdas a ordenar. Para seguir el ejemplo anterior, res alte las celdas G2 a K7.
- Seleccione Inicio.
- Seleccione Ordenar y filtrar para abrir la lista desplegable.
- Seleccione Clasificación personalizada para abrir el cuadro de diálogo Ordenar.
- Bajo el encabezado Columna, seleccione la flecha hacia abajo Ordenar por y elija Prestado para ordenar primero los datos por fecha de préstamo.
- Bajo el encabezado Ordenar por, elija Valores de celda. La ordenación se basa en los datos reales de la tabla.
- Bajo el encabezado Orden de clasificación, elija De más antiguo a más nuevo de la lista desplegable.
- Seleccione OK en el cuadro de diálogo para cerrar el cuadro de diálogo y ordenar los datos.
Si los resultados de la clasificación por fecha no son los esperados, los datos de la columna que contiene la clave de clasificación pueden contener fechas u horas almacenadas como datos de texto en lugar de números (las fechas y las horas son solo datos numéricos con formato).
Datos mixtos y clasificaciones rápidas
Al usar el método de ordenación rápida, si se mezclan registros que contienen texto y datos numéricos, Excel ordena los datos numéricos y de texto por separado colocando los registros con datos de texto al final de la lista ordenada.
Excel también puede incluir los encabezados de las columnas en los resultados de ordenación, interpretándolos como una fila más de datos de texto en lugar de los nombres de campo para la tabla de datos.
Advertencia de clasificación posible
Si se usa el cuadro de diálogo Ordenar, incluso para ordenar en una columna, Excel puede mostrar un mensaje advirtiéndole que ha encontrado datos almacenados como texto y le da la opción de:
- Ordena cualquier cosa que parezca un número como un número.
- Ordenar números y números almacenados como texto por separado.
Si elige la primera opción, Excel intenta colocar los datos de texto en la ubicación correcta de los resultados de clasificación. Elija la segunda opción y Excel colocará los registros que contienen datos de texto en la parte inferior de los resultados de ordenación, tal como lo hace con las ordenaciones rápidas.
Ordenar datos por días de la semana o por meses en Excel
También puede ordenar los datos por días de la semana o por meses del año usando la misma lista personalizada integrada que usa Excel para agregar días o meses a una hoja de trabajo usando el controlador de relleno. Estas listas permiten ordenar por días o meses cronológicamente en lugar de en orden alfabético.
Al igual que con otras opciones de clasificación, la clasificación de valores por una lista personalizada se puede mostrar en orden ascendente (de domingo a sábado o de enero a diciembre) o descendente (de sábado a domingo o de diciembre a enero).
En la imagen de arriba, se siguieron los siguientes pasos para ordenar la muestra de datos en el rango A2 a E12 por meses del año:
- Res alte el rango de celdas a ordenar.
- Seleccione Inicio.
- Seleccione Ordenar y filtrar para abrir la lista desplegable.
- Seleccione Clasificación personalizada para abrir el cuadro de diálogo Ordenar.
- Bajo el encabezado Columna, elija Inicio del mes de la lista desplegable para ordenar los datos por meses del año.
- Bajo el encabezado Ordenar por, seleccione Valores de celda. La ordenación se basa en los datos reales de la tabla.
- Bajo el encabezado Pedido, seleccione la flecha hacia abajo junto a la opción predeterminada de la A a la Z para abrir el menú desplegable.
- Seleccione Lista personalizada para abrir el cuadro de diálogo Listas personalizadas.
- En la ventana de la izquierda del cuadro de diálogo, seleccione Enero, febrero, marzo, abril.
- Seleccione OK para confirmar la selección y volver al cuadro de diálogo Ordenar.
- La lista elegida (enero, febrero, marzo, abril) se muestra bajo el encabezado Pedido.
- Seleccione OK para cerrar el cuadro de diálogo y ordenar los datos por meses del año.
De forma predeterminada, las listas personalizadas se muestran solo en orden ascendente en el cuadro de diálogo Listas personalizadas. Para ordenar los datos en orden descendente utilizando una lista personalizada después de haber seleccionado la lista deseada para que se muestre bajo el encabezado Ordenar en el cuadro de diálogo Ordenar:
- Seleccione la flecha hacia abajo junto a la lista mostrada, como Enero, febrero, marzo, abril para abrir el menú desplegable.
- En el menú, seleccione la opción de lista personalizada que se muestra en orden descendente, como diciembre, noviembre, octubre, septiembre.
- Haga clic en OK para ordenar los datos en orden descendente utilizando la lista personalizada.
Ordenar por filas para reordenar columnas en Excel
Como se muestra con las opciones de ordenación anteriores, los datos normalmente se ordenan usando encabezados de columna o nombres de campo. El resultado es el reordenamiento de filas enteras o registros de datos. Una opción de clasificación menos conocida y, por lo tanto, menos utilizada en Excel es ordenar por fila, lo que tiene el efecto de reorganizar el orden de las columnas de izquierda a derecha en una hoja de cálculo.
Una razón para ordenar por fila es hacer coincidir el orden de las columnas entre diferentes tablas de datos. Con las columnas en el mismo orden de izquierda a derecha, es más fácil comparar registros o copiar y mover datos entre las tablas.
Personalizar el orden de las columnas
Sin embargo, en muy raras ocasiones, colocar las columnas en el orden correcto es una tarea sencilla debido a las limitaciones de las opciones de orden de clasificación ascendente y descendente para los valores. Por lo general, es necesario utilizar un orden de clasificación personalizado, y Excel incluye opciones para clasificar por celda o color de fuente o por iconos de formato condicional.
La forma más fácil de decirle a Excel el orden de las columnas es agregar una fila arriba o debajo de la tabla de datos que contenga números que indiquen el orden de las columnas de izquierda a derecha. Ordenar por filas se convierte en una simple cuestión de ordenar las columnas de menor a mayor según la fila que contiene los números.
Una vez que se realiza la clasificación, la fila de números agregada se puede eliminar fácilmente.
Ordenar por filas Ejemplo
En la muestra de datos utilizada para esta serie en las opciones de ordenación de Excel, la columna ID del estudiante siempre ha sido la primera a la izquierda, seguida de Nombre y luego Edad.
En este caso, como se muestra en la imagen de arriba, se agregaron números a las columnas para preparar la hoja de trabajo para reordenar las columnas de modo que la columna Programa sea la primera a la izquierda, seguida por Mes de inicio, Nombre, Edad, y ID de estudiante.
Aquí se explica cómo cambiar el orden de las columnas:
- Inserte una fila en blanco encima de la fila que contiene los nombres de los campos.
- En esta nueva fila, ingrese los siguientes números de izquierda a derecha comenzando en la columna A: 5, 3, 4, 1, 2.
- Res alte el rango a ordenar. En este ejemplo, res alte A2 a E13.
- Seleccione Inicio.
- Seleccione Ordenar y filtrar para abrir la lista desplegable.
- Seleccione Clasificación personalizada para abrir el cuadro de diálogo Ordenar.
- Seleccione Opciones para abrir el cuadro de diálogo Opciones de clasificación.
- En la sección Orientación, seleccione Ordenar de izquierda a derecha para ordenar las columnas de izquierda a derecha en la hoja de trabajo.
- Seleccione OK para cerrar el cuadro de diálogo Opciones de clasificación.
- Con el cambio en Orientación, el encabezado de Columna en el cuadro de diálogo Ordenar cambia a Fila.
- Seleccione Ordenar por flecha hacia abajo y elija Fila 2. Esta es la fila que contiene los números personalizados.
- Bajo el encabezado Ordenar por, elija Valores de celda.
- Bajo el encabezado Orden, elija De menor a mayor de la lista desplegable para ordenar los números en la fila 2 en orden ascendente.
- Seleccione OK para cerrar el cuadro de diálogo y ordenar las columnas de izquierda a derecha por los números de la fila 2.
- El orden de las columnas comienza con Programa seguido de Inicio de mes, Nombre, Edad e ID de estudiante.
Use las opciones de clasificación personalizadas de Excel para reordenar las columnas
Si bien las ordenaciones personalizadas están disponibles en el cuadro de diálogo Ordenar en Excel, estas opciones no son fáciles de usar cuando se trata de reordenar columnas en una hoja de cálculo. Las opciones para crear un orden de clasificación personalizado disponibles en el cuadro de diálogo Sort son para ordenar los datos por color de celda, color de fuente e icono.
A menos que a cada columna ya se le haya aplicado un formato único, como una fuente diferente o colores de celda, ese formato debe agregarse a celdas individuales en la misma fila para reordenar cada columna.
Por ejemplo, para usar el color de fuente para reordenar las columnas:
- Seleccione cada nombre de campo y cambie el color de fuente para cada uno. Por ejemplo, cambie el Programa a rojo, el Inicio del mes a verde, el Nombre a azul, la Edad a naranja y la Identificación del estudiante a púrpura.
- En el cuadro de diálogo Ordenar, seleccione Ordenar por y elija Fila 2.
- Bajo el encabezado Ordenar por, elija Color de fuente.
- Bajo el encabezado Orden, configure manualmente el orden de los colores de los nombres de campo para que coincida con el orden de columna deseado.
- Después de ordenar, restablece el color de fuente para cada nombre de campo.
