Antes de pedir a los miembros de su equipo que revisen sus hojas de cálculo de Excel, active el seguimiento de revisión de Excel para su libro de trabajo compartido. Cuando utilice la función de control de cambios heredada en Excel, verá quién realizó cambios en la hoja de cálculo o el libro de trabajo y los cambios que realizó. Después de que su equipo finalice la revisión, compare sus datos originales con los datos modificados de los revisores. Luego, acepte o rechace sus cambios y desactive Control de cambios para finalizar el documento.
Las instrucciones de este artículo se aplican a Excel para Microsoft 365, Excel 2019 y Excel 2016.
¿Puede realizar un seguimiento de los cambios en Excel?
Cuando desee que su equipo revise y edite su libro de Excel, tiene dos opciones. Si todos los miembros de su equipo usan Excel para Microsoft 365, la función de coautoría es una forma sencilla y rápida de revisar un documento. Si desea obtener más información sobre las revisiones realizadas o si los miembros de su equipo trabajan con versiones anteriores de Excel, use la función de control de cambios heredada.
No encontrará la opción para realizar un seguimiento de los cambios en Excel para Microsoft 365 y Excel 2019 en la cinta de opciones de Excel. Solo verá los comandos de control de cambios en la pestaña Revisar de Excel 2016 y versiones anteriores. La opción está disponible en las versiones más recientes de Excel, pero deberá agregar los comandos de control de cambios asociados a un nuevo grupo en la pestaña Revisar.
Microsoft recomienda que utilice la función de coautoría de Excel, que reemplaza a los libros de trabajo compartidos. Con la coautoría, verá los cambios que otros realizan en tiempo real, y los cambios de cada persona pueden tener un color diferente. Sin embargo, la coautoría no realiza un seguimiento de los cambios y no puede rechazar los cambios para volver a sus datos originales. La coautoría solo está disponible con una suscripción a Microsoft 365.
Habilitar control de cambios en versiones más recientes de Excel
Para habilitar la función de seguimiento de cambios heredada en Windows:
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Vaya a la pestaña Archivo y seleccione Opciones.
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En el cuadro de diálogo Opciones de Excel, seleccione Personalizar cinta.
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Seleccione Seleccione el comando de la flecha desplegable y elija Todos los comandos.
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Seleccione la flecha desplegable Personalizar la cinta y elija Pestañas principales.
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Expanda y res alte la categoría Revisar.
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Seleccione Nuevo grupo.
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Asegúrese de que la entrada Nuevo grupo esté res altada, luego seleccione Cambiar nombre.
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En el cuadro de diálogo Cambiar nombre, introduzca un nombre para mostrar para el grupo. Por ejemplo, ingrese Control de cambios.
Image - Seleccione OK para aplicar el cambio y cerrar el cuadro de diálogo Cambiar nombre.
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En el cuadro de diálogo Opciones de Excel, vaya a la lista Todos los comandos, luego elija cada uno de los siguientes:
- Comparar y combinar libros de trabajo (heredado)
- Proteger el uso compartido (heredado)
- Compartir libro de trabajo (heredado)
- Control de cambios (heredado)
Después de seleccionar cada comando, seleccione Agregar para agregar ese comando a la pestaña Revisar.
Image - Seleccione Aceptar para aplicar los cambios y cierre el cuadro de diálogo Opciones de Excel.
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Los cuatro comandos de cambios de pista aparecen en la pestaña Revisar en el nuevo grupo que ha creado.
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Cómo activar el control de cambios en Excel
Después de haber ingresado toda la información en la hoja de cálculo, active la función Control de cambios antes de que el libro de Excel esté disponible para su revisión.
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Vaya a la pestaña Revisar y seleccione Seguimiento de cambios > Res altar cambios.
Image - En el cuadro de diálogo Res altar cambios, seleccione la casilla de verificación Seguimiento de cambios al editar.
- Seleccione la casilla de verificación Cuando y establézcala en Todos.
- Seleccione la casilla de verificación Quién y establézcala en Todos.
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Seleccione la casilla de verificación Res altar cambios en la pantalla.
Image - Seleccione Aceptar.
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En la pestaña Revisar, seleccione Compartir libro de trabajo.
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En el cuadro de diálogo Compartir libro de trabajo, vaya a la pestaña Edición y seleccione Usar los libros de trabajo compartidos antiguos función en lugar de la nueva experiencia de coautoría casilla de verificación.
Image - Seleccione Aceptar.
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En la pestaña Revisar, seleccione Proteger libro compartido.
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En el cuadro de diálogo Proteger libro compartido, seleccione la casilla de verificación Compartir con control de cambios.
Image - Seleccione Aceptar.
Compartir el libro de ejercicios
Cuando su libro de trabajo compartido esté listo para ser revisado, cargue el archivo en una ubicación a la que puedan acceder los miembros de su equipo. Por ejemplo, cargue el libro de trabajo en un sitio de SharePoint, una carpeta de OneDrive o Dropbox.
La función Control de cambios no funciona con libros de trabajo que contienen tablas. Las tablas deben convertirse a un rango.
Después de cargar el libro de trabajo, informe a los miembros de su equipo que el archivo está listo para su revisión. Una forma de hacerlo es usar la función Compartir en Excel.
Si no tiene un espacio configurado al que puedan acceder todos los revisores, envíe por correo electrónico el archivo del libro de trabajo a cada revisor.
Cómo ver y aceptar cambios
Después de que todos sus revisores hayan tenido la oportunidad de revisar y editar el libro de trabajo, es hora de aceptar o rechazar esos cambios.
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Vaya a la pestaña Revisar y seleccione Seguimiento de cambios > Aceptar o rechazar cambios.
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En el cuadro de diálogo Seleccionar cambios para aceptar o rechazar, desactive la casilla de verificación Dónde para aceptar o rechazar cambios en todo el libro.
Image - Seleccione Aceptar.
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Para cada cambio, seleccione Aceptar o Rechazar.
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Cómo desactivar el control de cambios
Cuando haya terminado con la revisión y no desee continuar con el seguimiento de los cambios realizados en el libro de trabajo, desactive la función Seguimiento de cambios.
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Vaya a la pestaña Revisar y seleccione Seguimiento de cambios > Res altar cambios.
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En el cuadro de diálogo Res altar cambios, borre todas las casillas de verificación.
Image - Seleccione Aceptar.
