Ingresar datos correctamente en una hoja de cálculo la primera vez evita problemas posteriores y facilita el uso de muchas de las herramientas y funciones de Excel, como fórmulas y gráficos. Este tutorial cubre lo que se debe y no se debe hacer al ingresar datos en programas de hojas de cálculo como Excel, Google Sheets y Open Office Calc.
Las instrucciones de este artículo se aplican a Excel 2019, 2016, 2013, 2010; Excel para Mac, Excel para Microsoft 365 y Excel Online.
Descripción general de la entrada de datos en Excel
Las hojas de cálculo de Excel son poderosas herramientas de análisis que almacenan grandes cantidades de datos. Asegúrese de que sus datos se muestren y analicen correctamente utilizando las mejores prácticas de Excel para la entrada de datos.
Estas son las cosas que se deben y no se deben tener en cuenta al usar Excel:
- Do planifique su hoja de cálculo.
- No deje filas o columnas en blanco al ingresar datos relacionados.
- Hacer guardar con frecuencia y guardar en dos lugares.
- No use números como encabezados de columna y no incluya unidades con los datos.
- Do usar referencias de celdas y rangos con nombre en fórmulas.
- No deje celdas que contienen fórmulas desbloqueadas.
- Do ordenar sus datos.
Planifique su hoja de cálculo
Al ingresar datos en Excel, es una buena idea planificar antes de comenzar a escribir. Decida cómo se usará la hoja de trabajo, los datos que contendrá y qué se hará con esos datos. Estas decisiones afectan significativamente el diseño final de la hoja de trabajo.
Planificar antes de escribir ahorra tiempo más tarde si es necesario reorganizar la hoja de cálculo para que sea más eficiente.
Estos son algunos puntos a tener en cuenta al planificar sus libros de Excel:
- ¿Cuál es el propósito de la hoja de cálculo?
- ¿Cuántos datos contendrá la hoja de cálculo?
- ¿Son necesarios los gráficos?
- ¿Se imprimirá la hoja de cálculo?
Conclusión
El propósito de la hoja de cálculo determina la ubicación de los datos, ya que la información más crítica debe ser visible y de fácil acceso. Si sus datos requieren cálculos, los cálculos determinan qué fórmulas y funciones se necesitan y dónde se deben ingresar las fórmulas.
¿Cuántos datos contendrá la hoja de cálculo?
La cantidad de datos que la hoja de cálculo contendrá inicialmente y la cantidad que se le agregará más tarde determina la cantidad de hojas de trabajo que necesitará para el libro de trabajo.
Estos son algunos consejos:
- No distribuyas demasiado tus datos. Cuando los datos están contenidos en varias hojas de trabajo, la información específica puede ser difícil de encontrar. Además, los cálculos que abarcan varias hojas de trabajo o libros de trabajo afectan el rendimiento de Excel.
- Para hojas de cálculo grandes, muestre los totales de columna significativos encima de los encabezados de las columnas, en lugar de en la parte inferior de la hoja de cálculo para encontrar información resumida rápidamente.
¿Se necesitan gráficos?
Si todos o parte de los datos se utilizarán en un gráfico o gráficos, podría afectar el diseño de la información.
Siga estas prácticas recomendadas cuando utilice gráficos:
- Dependiendo del tipo de gráfico, es posible que los datos deban agruparse de manera diferente. Por ejemplo, cree un área de resumen para gráficos circulares.
- Para hojas de cálculo grandes, mueva los gráficos a páginas separadas para que las hojas de trabajo no estén llenas de datos e imágenes.
¿Se imprimirá la hoja de cálculo?
La forma en que organiza los datos depende de cómo se imprimirán los datos. ¿Se imprimirán todos los datos o solo algunos? ¿Se imprimirán los datos en formato vertical u horizontal?
Cuando imprima hojas de trabajo, tenga en cuenta estos consejos:
- Si la hoja de trabajo se imprime utilizando la vista vertical en papel tamaño carta (8,5" x 11"), coloque la mayoría de los datos en filas debajo de algunas columnas. De esta manera, los encabezados son visibles en una hoja.
- Si la hoja de trabajo se imprime en varias hojas, imprima los encabezados de las columnas en la parte superior de cada página. Los encabezados de las columnas brindan una descripción general de los datos y hacen que los datos sean más accesibles y fáciles de leer.
- Si se imprimen varias columnas de datos, use el diseño horizontal para mantener todos los encabezados en una sola página. Nuevamente, si se necesitan varias hojas, imprima los encabezados de las columnas en la parte superior de cada página.
- Si la hoja de trabajo contiene gráficos, mueva los gráficos a una hoja separada antes de imprimir el libro de trabajo.
No deje filas o columnas en blanco al ingresar datos relacionados
Las filas o columnas en blanco en tablas de datos o rangos de datos relacionados dificultan el uso adecuado de varias funciones de Excel, como gráficos, tablas dinámicas y funciones específicas.
Incluso las celdas en blanco en una fila o columna que contienen datos pueden causar problemas, como se muestra en la siguiente imagen.
La ausencia de espacios vacíos ayuda a Excel a detectar y seleccionar datos relacionados cuando se utiliza una variedad de funciones, como clasificación, filtrado o suma automática.
Cuando desee dividir los datos para que sea más fácil de leer, use bordes o formatee encabezados y etiquetas. Use señales visuales como texto en negrita, líneas y color de celda para separar y res altar los datos.
Siga estos consejos cuando trabaje con datos en filas y columnas:
- Coloque un encabezado descriptivo en la parte superior de la primera columna de la tabla con los datos debajo.
- Si hay más de una serie de datos, enumérelos uno tras otro en columnas (de izquierda a derecha) con el título de cada serie de datos en la parte superior.
Conclusión
Si bien mantener juntos los datos relacionados es esencial, también es útil para separar rangos de datos no relacionados. Deje columnas o filas en blanco entre diferentes rangos de datos u otros datos en la hoja de cálculo para que Excel seleccione los rangos o tablas de datos relacionados correctos.
Guardar con frecuencia
La importancia de guardar su trabajo con frecuencia no se puede exagerar ni mencionar con demasiada frecuencia. Si usa una hoja de cálculo basada en la web, como Google Sheets o Excel Online, guardar no es un problema. Estos programas no tienen una opción de guardado. En cambio, las hojas de cálculo se guardan automáticamente en su cuenta en la nube con la función Autoguardado.
Para programas de hojas de cálculo de escritorio, guarde su trabajo después de dos o tres cambios. Por ejemplo, guarde después de agregar datos, encabezados de columna con formato o ingresar una fórmula. Como mínimo, guarda tu trabajo cada dos o tres minutos.
Aunque la estabilidad de las computadoras y el software de la computadora ha mejorado drásticamente con el tiempo, el software aún falla, ocurren fallas de energía y otras personas a veces tropiezan con el cable de alimentación y lo desconectan de la toma de corriente. Y cuando ocurren accidentes, la pérdida de datos aumenta su carga de trabajo a medida que reconstruye lo que ya ha hecho.
Excel tiene una función de autoguardado, que normalmente funciona muy bien, pero no deberías confiar en ella por completo. Adquiera el hábito de proteger sus datos guardándolos con frecuencia.
Atajo para guardar
No tiene que mover el mouse a la cinta y hacer clic en los íconos para guardar su trabajo. En cambio, acostúmbrese a guardar usando la combinación de atajos de teclado. Cuando desee guardar su hoja de trabajo, presione Ctrl+ S.
Ahorra en dos lugares
También es importante guardar sus datos en dos ubicaciones diferentes. La segunda ubicación es una copia de seguridad. La mejor copia de seguridad es aquella que está en una ubicación física diferente a la original.
Al guardar una copia de seguridad de sus libros de trabajo, considere guardar archivos en su cuenta en la nube. Cuando los libros de trabajo se almacenan en su computadora y en la nube, no solo tendrá una copia de seguridad en la nube, sino que la nube está diseñada con copias de seguridad redundantes, lo que significa que sus datos se almacenan en varios servidores.
Copias de seguridad basadas en la nube
Una vez más, hacer una copia de seguridad no tiene por qué ser una tarea que requiera mucho tiempo.
Si la seguridad no es un problema, como si la hoja de trabajo es una lista de sus DVD, probablemente sea suficiente enviarse una copia por correo electrónico. Si la seguridad es un problema, el almacenamiento en la nube es una opción.
En el caso de las hojas de cálculo en línea, los propietarios del programa hacen una copia de seguridad de sus servidores, y esto incluye todos los datos del usuario. Pero para estar seguro, descargue una copia del archivo a su computadora.
No use números como encabezados de columna y no incluya unidades con los datos
Utilice encabezados en la parte superior de las columnas y al comienzo de las filas para identificar sus datos, los encabezados simplifican operaciones como la clasificación. Pero no use números como 2012, 2013, etc., como encabezados.
Como se muestra en la imagen de arriba, los encabezados de columna y fila que son números pueden incluirse sin darse cuenta en los cálculos. Si sus fórmulas contienen funciones que seleccionan automáticamente el rango de datos para el argumento de la función, como AutoSuma, los números en los encabezados de las columnas causarán un problema.
Típicamente, tales funciones, que también incluyen AutoMax y AutoAverage, primero buscarán columnas de números y luego buscarán a la izquierda una fila de números. Cualquier encabezado que sea un número se incluirá en el rango seleccionado.
Los números que se utilizan como encabezados de fila pueden confundirse con otra serie de datos si se seleccionan como parte de un rango para un gráfico en lugar de como etiquetas de ejes.
Dé formato a los números en las celdas de encabezado como texto o cree etiquetas de texto precediendo cada número con un apóstrofe (') como '2012 y '2013. El apóstrofe no se muestra en la celda, pero cambia el número a datos de texto.
Mantener unidades en los encabezados
No ingrese moneda, temperatura, distancia u otras unidades en cada celda con los datos numéricos. Si lo hace, existe la posibilidad de que Excel o Google Sheets vean todos sus datos como texto.
En su lugar, coloque unidades en los encabezados en la parte superior de la columna para asegurarse de que esos encabezados estén en formato de texto y no creen un problema.
Texto a la izquierda, Números a la derecha
Una forma rápida de saber si tiene datos numéricos o de texto es verificar la alineación de los datos en una celda. De forma predeterminada, los datos de texto se alinean a la izquierda en Excel y Google Sheets, y los datos numéricos se alinean a la derecha en una celda.
Aunque esta alineación predeterminada se puede cambiar, el formato debe aplicarse después de ingresar todos los datos y fórmulas. La alineación predeterminada le da una idea de si los datos tienen el formato correcto en la hoja de trabajo.
Símbolos de porcentaje y moneda
La mejor práctica para ingresar datos en una hoja de trabajo es ingresar el número simple y luego formatear la celda para mostrar el número correctamente, por ejemplo, como un porcentaje o como moneda.
Excel y Google Sheets reconocen los símbolos de porcentaje que se escriben en una celda junto con el número. Estas aplicaciones también aceptan símbolos de moneda comunes, como el signo de dólar ($) o el símbolo de libra esterlina (£) si los ingresa en una celda junto con datos numéricos, pero otros símbolos de moneda, como el rand sudafricano (R), se interpreta como texto.
Para evitar posibles problemas, ingrese la cantidad y luego formatee la celda para la moneda en lugar de escribir el símbolo de la moneda.
Utilice referencias de celdas y rangos con nombre en las fórmulas
Tanto las referencias de celdas como los rangos con nombre pueden y deben usarse en fórmulas para mantener las fórmulas y toda la hoja de cálculo libre de errores y actualizada.
Las referencias de celda son una combinación de la letra de la columna y el número de fila de una celda, como A1, B23 y W987. Las referencias de celda identifican la ubicación de los datos en una hoja de cálculo.
Un rango con nombre o un nombre definido es similar a una referencia de celda en que se usa para identificar una celda o un rango de celdas en una hoja de trabajo.
Referencia de datos en fórmulas
Las fórmulas se utilizan en Excel para realizar cálculos como sumas o restas.
Si los números reales están en fórmulas como:
=5 + 3
Cada vez que los datos cambian, tienes que editar la fórmula. Entonces, si los nuevos números son 7 y 6, la fórmula se convierte en:
=7 + 6
Alternativamente, si ingresa los datos en las celdas de la hoja de trabajo, use referencias de celdas o nombres de rango en la fórmula en lugar de los números.
Si ingresa el número 5 en la celda A1 y el 3 en la celda A2, la fórmula se convierte en:
=A1 + A2
Para actualizar los datos, cambiará el contenido de las celdas A1 y A2, pero mantendrá la fórmula tal como está. Excel actualiza automáticamente los resultados de la fórmula.
Este método es útil cuando la hoja de cálculo contiene fórmulas complicadas y cuando varias fórmulas hacen referencia a los mismos datos. Luego, solo cambiará los datos en una ubicación, lo que a su vez actualizará las fórmulas que hacen referencia a ellos.
Las referencias de celda y los rangos con nombre también hacen que las hojas de cálculo sean más seguras al proteger las fórmulas de cambios accidentales y dejar accesibles las celdas de datos que cambian.
Conclusión
Otra característica de Excel y Hojas de cálculo de Google es que las referencias de celdas o los nombres de rangos se pueden ingresar en fórmulas usando el puntero, lo que implica hacer clic en una celda para ingresar la referencia en la fórmula. Señalar reduce la posibilidad de errores causados por escribir la referencia de celda incorrecta o escribir mal el nombre de un rango.
Usar rangos con nombre para seleccionar datos
Asignar un nombre a un área de datos relacionados facilita la selección de los datos que se ordenarán o filtrarán.
Si cambia el tamaño de un área de datos, edite el rango con nombre con el Administrador de nombres.
No deje celdas que contengan fórmulas desbloqueadas
Después de dedicar tanto tiempo a corregir sus fórmulas y usar las referencias de celda adecuadas, muchas personas cometen el error de dejar esas fórmulas vulnerables a cambios accidentales o involuntarios.
Bloquea las celdas que contienen tus fórmulas si usas referencias de celdas o rangos con nombre. Si es necesario, proteja las celdas con contraseña para mantenerlas seguras.
Al mismo tiempo, deje las celdas que contienen los datos desbloqueadas para que los usuarios puedan introducir cambios y mantener la hoja de cálculo actualizada.
Proteger una hoja de trabajo o un libro de trabajo es un proceso de dos pasos:
- Asegúrate de que las celdas correctas estén bloqueadas.
- Proteja la hoja de trabajo agregando una contraseña.
Ordena tus datos
Ordene sus datos una vez que haya terminado de ingresarlos. Trabajar con pequeñas cantidades de datos sin ordenar en Excel o Google Sheets no suele ser un problema, pero a medida que la hoja de cálculo crece, se vuelve más difícil trabajar con ella de manera eficiente.
Los datos ordenados son más fáciles de entender y analizar. Algunas funciones y herramientas, como BUSCARV y SUBTOTALES, requieren datos ordenados para obtener resultados precisos.
Además, ordene sus datos de diferentes maneras para detectar tendencias que no son obvias al principio.
Seleccione los datos a ordenar
Excel necesita saber el rango exacto que necesita ordenar e identifica áreas de datos relacionados si hay:
- No hay filas o columnas en blanco dentro de un área de datos relacionados.
- Filas y columnas en blanco entre áreas de datos relacionados.
Excel también determina si el área de datos tiene nombres de campo y excluye esa fila de la clasificación.
Sin embargo, permitir que Excel seleccione el rango para ordenar puede ser riesgoso, especialmente con grandes cantidades de datos que son difíciles de verificar.
Usar nombres para seleccionar datos
Para asegurarse de que se seleccionan los datos correctos, res alte el rango antes de iniciar la clasificación. Si planea ordenar el mismo rango de datos repetidamente, el mejor enfoque es darle un nombre.
Cuando ordena un rango de datos con nombre, escriba el nombre en el Cuadro de nombre o selecciónelo de la lista desplegable asociada. Excel res alta automáticamente el rango correcto de datos en la hoja de cálculo.
Ordenar filas y columnas ocultas
Excel no incluye filas y columnas ocultas de datos al ordenar, por lo que estas filas y columnas deben mostrarse antes de que se lleve a cabo la ordenación. Por ejemplo, si la fila 7 está oculta dentro de un rango de datos que se ordenarán, permanecerá como la fila 7 y no se moverá a su ubicación correcta en los datos ordenados.
Lo mismo ocurre con las columnas de datos. Ordenar por filas implica reordenar columnas de datos, pero si la Columna B está oculta antes de la ordenación, permanecerá como Columna B después de la ordenación.
Almacenar números como números
Compruebe que todos los números estén formateados como números. Si los resultados no son los esperados, la columna puede contener números almacenados como texto y no como números. Por ejemplo, los números negativos importados de algunos sistemas de contabilidad o un número ingresado con un apóstrofo inicial (') se almacenan como texto.
Cuando los datos se clasifican rápidamente con el botón A-Z o Z-A, las cosas pueden salir mal. Si hay una fila en blanco o columnas en blanco en los datos, algunos de los datos se ordenarán y otros no. La forma más fácil de asegurarse de haber seleccionado el rango correcto de datos antes de ordenarlos es darles un nombre.
Si se selecciona una sola celda, Excel amplía la selección a un rango (muy parecido a presionar Ctrl+ Shift+ 8 ) delimitado por una o más columnas y filas en blanco. Luego examina la primera fila en el rango seleccionado para determinar si contiene información de encabezado o no.
Los encabezados de columna deben cumplir con pautas estrictas antes de que Excel los reconozca como un encabezado. Por ejemplo, si hay celdas en blanco en la fila del encabezado, Excel podría pensar que no es un encabezado. Del mismo modo, si la fila del encabezado tiene el mismo formato que las otras filas en el rango de datos, es posible que Excel no reconozca el encabezado. Además, si una tabla de datos consta de texto y la fila del encabezado no contiene nada más que texto, Excel no reconocerá la fila del encabezado; la fila del encabezado se parece a otra fila de datos en Excel.
Excel ordena solo después de seleccionar el rango y determina si hay una fila de encabezado. Los resultados de la ordenación dependen de si Excel acertó tanto en la selección del rango como en la determinación de la fila del encabezado. Por ejemplo, si Excel cree que no hay una fila de encabezado, el encabezado se ordena en el cuerpo de los datos.
Para asegurarse de que su rango de datos se reconozca correctamente, use Ctrl+ Shift+ 8acceso directo para ver qué selecciona Excel. Si no coincide con sus expectativas, modifique el carácter de los datos en su tabla o seleccione el rango de datos antes de usar el cuadro de diálogo Ordenar.
Para asegurarse de que los encabezados se reconozcan correctamente, use Ctrl+ Shift+ 8 atajo para seleccionar el rango de datos, luego mire la primera fila. Si el encabezado tiene celdas en blanco entre las seleccionadas en la primera fila, la primera fila tiene el mismo formato que la segunda fila o ha seleccionado más de una fila de encabezado, entonces Excel asume que no hay ninguna fila de encabezado. Para corregir esto, realice cambios en la fila del encabezado para asegurarse de que Excel los reconozca.
Si su tabla de datos usa encabezados de varias filas, Excel puede tener dificultades para reconocerlos. El problema se agrava cuando espera que Excel incluya filas en blanco en ese encabezado; simplemente no puede hacerlo automáticamente. Sin embargo, puede seleccionar las filas que desea ordenar antes de realizar la ordenación. En otras palabras, sea específico en lo que desea que Excel clasifique; no permita que Excel haga las suposiciones por usted.
Guardar fechas y horas como texto
Si los resultados de la clasificación por fecha no son los esperados, los datos de la columna que contiene la clave de clasificación pueden contener fechas u horas almacenadas como datos de texto en lugar de números (las fechas y las horas son datos numéricos con formato).
En la imagen de arriba, el registro de A. Peterson terminó al final de la lista, cuando, según la fecha de préstamo del 5 de noviembre de 2014, debería estar por encima del de A. Wilson, que también tiene una fecha de préstamo del 5 de noviembre. El motivo de los resultados inesperados es que la fecha de préstamo de A. Peterson se almacenó como texto, en lugar de como un número.
Datos mixtos y clasificaciones rápidas
Cuando se utiliza el método de ordenación rápida con registros que contienen datos de texto y numéricos, Excel ordena los datos numéricos y de texto por separado, colocando los registros con datos de texto al final de la lista ordenada.
Excel también puede incluir los encabezados de las columnas en los resultados de ordenación, interpretándolos como una fila más de datos de texto en lugar de los nombres de campo para la tabla de datos.
Ordenar advertencias
Al usar el cuadro de diálogo Ordenar, incluso para ordenar en una columna, Excel puede mostrar una advertencia de que ha encontrado datos almacenados como texto y ofrece estas opciones:
- Ordena cualquier cosa que parezca un número como un número.
- Ordenar números y números almacenados como texto por separado.
La primera opción coloca los datos de texto en la ubicación correcta de los resultados de clasificación. La segunda opción coloca los registros que contienen datos de texto en la parte inferior de los resultados de ordenación tal como lo hace con las ordenaciones rápidas.
