Una base de datos de Access consta de una o más tablas que contienen información relacionada. Una vez que haya creado una base de datos tan vacía, puede recorrer todas las tablas para llenarlas con información.
Sin embargo, esto podría volverse tedioso y confuso. Es difícil seguir las relaciones entre los datos en las tablas mientras intenta ingresar datos. Los formularios de entrada de acceso son una herramienta valiosa para esto. Puede diseñar formularios de entrada para que pueda ingresar datos en un formato lógico
Empecemos creando algunas tablas simples y luego construyendo un formulario de entrada de Access sobre ellas.
Las instrucciones de este artículo se aplican a Access 2019, Access 365, 2016, 2013 y 2010 a menos que se indique lo contrario.
Creación de tablas en Access
Antes de poder crear un formulario de entrada de Access, debe crear algunas tablas en las que se incluirán los datos de su formulario.
Microsoft Access es excelente para las pequeñas empresas. Por lo tanto, para este ejemplo, creará una base de datos de Access para realizar un seguimiento de la información de ventas.
Esta base de datos contendrá información sobre su personal de ventas, ventas mensuales y gastos mensuales.
Para construir su tabla en Access:
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Inicie una nueva base de datos en Access. Verá un espacio en blanco Table1.
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Seleccione Haga clic para agregar y agregue cinco campos. Haga un texto corto, un texto largo, un número grande, un texto corto y dos campos de moneda.
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Haga clic derecho en cada campo, seleccione Cambiar nombre de campo y escriba el nuevo nombre de campo. Nombre cada campo Nombre del vendedor, Dirección, Número de teléfono, Mes, Ventas y Gastos.
Image - Una vez que haya cambiado el nombre de todos los campos, estará listo para pasar al siguiente paso.
Ahora que su tabla está lista para los datos, es hora de crear un formulario para ingresar todos los datos.
El campo de número grande solo está disponible en Access 2019 o posterior. En versiones anteriores de Access, deberá usar un campo de cadena para registrar datos como un número de teléfono.
Crear un formulario de entrada de acceso
Comenzará creando un formulario simple que le permita trabajar con la tabla Table1.
Este es el proceso paso a paso para crear su nuevo formulario de entrada:
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Seleccione Crear en el menú y seleccione Asistente de formularios.
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Seleccione el botón >> para seleccionar todos los campos de la tabla.
Image - Seleccione el botón Siguiente para continuar.
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Elija el diseño de formulario que desee. Justificado es un buen y atractivo punto de partida. Recuerde, esto es sólo un punto de partida. Puede modificar la apariencia real del formulario más adelante en el proceso.
Image - Seleccione el botón Siguiente para continuar.
- Asigne un título al formulario y luego elija el botón de radio apropiado para abrir el formulario en "Captura de pantalla de finalización del asistente de formulario de acceso". id=mntl-sc-block-image_1-0-6 /> alt="
- Seleccione el botón Finalizar para generar su formulario.
Uso del formulario
Una vez que haya creado el formulario, puede interactuar con él como desee.
La vista de diseño le permite personalizar la apariencia de campos específicos y el formulario en sí. El "Captura de pantalla del uso de un formulario de acceso". id=mntl-sc-block-image_1-0-8 /> alt="
Una vez que presione la tecla Tab en el último campo, se guardará el último registro que estaba editando en la tabla y pasará al siguiente registro vacío.
Utilice su nuevo formulario de entrada de Access para ingresar algunos registros en su tabla.
Verá que con solo ingresar los datos del formulario y presionar el tabulador, puede ingresar rápidamente muchos registros en la tabla sin mucho esfuerzo.
Como puede ver, ingresar datos usando un formulario de entrada de Access es mucho más rápido que intentar ingresar datos directamente en una tabla de Access.
Modificación de los datos de la tabla
Además de agregar nuevos datos a una tabla, un formulario de entrada de Access también le permite modificar datos que ya están en una tabla.
Así es como funciona:
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Desplácese hacia adelante y hacia atrás a través de los registros usando los íconos < o >, o usando los íconos Buscarcampo para buscar datos en cualquier campo de la tabla.
Image - Seleccione Guardar en el grupo Registros del menú Inicio. O puede presionar tabulador en el último campo del formulario. Cualquiera de estas opciones guardará su cambio.
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Utilice el icono > con una estrella a la derecha para s altar inmediatamente e ingresar un nuevo registro sin importar qué registro esté viendo actualmente.
Image - Una vez que tenga suficientes datos, puede comenzar a agregar y vincular nuevas tablas y crear informes útiles.
Microsoft Access es una herramienta muy poderosa para rastrear todo, desde una biblioteca de libros personal hasta toda su pequeña empresa. Los formularios le brindan un acceso mucho más fácil a todos los datos que ha almacenado en sus tablas de Access.
