Conclusiones clave
- Dropbox ahora puede mover, renombrar e incluso convertir archivos automáticamente.
- Simplemente defina las reglas, luego suelte los elementos en las carpetas.
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Hay muchas otras herramientas poderosas para automatizar Dropbox.
Dropbox organizará automáticamente tus carpetas, cambiando el nombre, moviendo e incluso traduciendo todo lo que coloques allí.
Hay muchas maneras de automatizar las carpetas en su Dropbox, después de todo, es solo una carpeta llena de archivos, pero tener una herramienta integrada podría ofrecer algunas ventajas en términos de conveniencia, seguridad y confiabilidad.. Y aún puede usar todas las herramientas de terceros que desee. Entonces, ¿por qué las carpetas automatizadas son una gran idea y qué pueden hacer por usted?
"[Las carpetas automatizadas son] una manera increíblemente fácil de administrar cualquier tipo de proyecto grande, de múltiples archivos y múltiples colaboradores ", dijo Devon Fata, director ejecutivo de la empresa de desarrollo web Pixoul, a Lifewire por correo electrónico. "Configurar un buen sistema de organización que funcione para todos es una batalla constante en cualquier tipo de trabajo basado en proyectos, y esto podría ahorrar mucho tiempo en esas áreas".
El fin de la presentación de documentos
Las carpetas suelen ser un desastre. Volcamos archivos en una carpeta para limpiar, digamos, nuestros escritorios, luego volcamos algunos de esos archivos en una subcarpeta para limpiar la primera carpeta. Imagínese si esos archivos pudieran organizarse solos.
Incluso aquellos de nosotros que mantenemos todo en orden podemos beneficiarnos de la presentación automática. Y con Dropbox, pronto será fácil. Solo tiene que configurar sus reglas de automatización una vez, luego Dropbox hace todo el trabajo.
Por ejemplo, puede crear una regla que coloque automáticamente sus archivos en carpetas según la fecha. Coloque un montón de archivos en su Dropbox, y creará carpetas para enero, febrero, etc., y guardará sus archivos en ellas. Los archivos futuros que se agreguen a la carpeta principal se moverán automáticamente a estas subcarpetas. Es ideal para guardar los recibos de tus impuestos, por ejemplo.
Eso es bueno y ya es bastante poderoso, pero mejora mucho. Dropbox también puede cambiar automáticamente el nombre de archivos y fotos, tal vez en función de la fecha en que se crearon o tomaron. También puede etiquetar sus archivos e incluso convertirlos a otros formatos. Por ejemplo, podría tener una carpeta que convierta cualquier cosa a un PDF o una que descomprima automáticamente los archivos zip.
Lo bueno es que estas acciones se activan al mover archivos a carpetas, lo que se puede hacer en cualquier dispositivo conectado.
Alternativas
La automatización de carpetas de Dropbox eventualmente llegará a todos, pero actualmente solo se está implementando para clientes comerciales. Aún así, hay muchas opciones aún más poderosas para automatizar sus carpetas de Dropbox, o cualquier otra carpeta.
Hay dos categorías principales para la automatización de carpetas. Uno es un servicio basado en la web como Zapier o IFTTT (If This Then That). La otra es una herramienta que se ejecuta localmente en su computadora, como la excelente Hazel para Mac. Luego, hay más servicios de un solo propósito como Cloud Convert, que monitoreará una carpeta de Dropbox y convertirá todo lo que agregue. Es potente y fácil de usar.
La ventaja de una herramienta basada en web es que puede conectarse a otros servicios web. IFTTT puede hacer cosas increíbles. Por ejemplo, podría hacer que su bombilla inteligente parpadee en rojo cada vez que se publique un nuevo artículo aquí en Lifewire News. Zapier ofrece automatizaciones aún más profundas, aunque mucho más complejas de configurar, que profundizan en su Gmail, Slack, Twitter, Trello y más.
La desventaja de estas herramientas en línea es que sus datos privados tienen que salir de su computadora para que puedan hacer lo suyo. Por otro lado, gran parte de esos datos ya están en algún lugar de la nube de todos modos.
Local
Si quiere tomarse realmente en serio la automatización en su computadora, hay muchas herramientas. En Mac e iOS, puede usar la aplicación Atajos integrada, que viene con una galería de automatizaciones prefabricadas. Algunos de estos también funcionan con Dropbox.
Para automatizar carpetas, prueba Hazel. Esto supervisa las carpetas en busca de nuevos archivos y actúa sobre ellos.
Una regla de Hazel que utilizo vigila mi escritorio en busca de imágenes. Cambia el tamaño de las capturas de pantalla a 2000 píxeles de ancho, por lo que puedo usarlas para artículos en línea como este. Otra regla toma imágenes webp y las convierte en JPG. También tengo una regla que copia canciones en la aplicación anteriormente conocida como iTunes.
Hazel ofrece su propio conjunto de acciones integradas, pero también puede usarlo para ejecutar accesos directos, AppleScripts, acciones de Automator e incluso escribir sus propios scripts en el lenguaje de programación de su elección. Esta modularidad hace que sea extremadamente fácil comenzar pero también ilimitado en su potencial. Y, por supuesto, puede actuar sobre cualquier carpeta de tu Dropbox.
La nueva automatización integrada de Dropbox se ve muy bien y cubre los conceptos básicos, pero con suerte, también despertará interés en automatizaciones más potentes. Porque, ¿de qué sirve una computadora si no puede encargarse de todo el trabajo ocupado por ti?
