Conclusiones clave
- Existe una amplia gama de herramientas de colaboración en línea que pueden ayudarlo a mantenerse organizado.
- El nuevo lienzo inteligente de Google hace que aplicaciones como Drive y Sheets sean más flexibles.
- Si bien el lienzo inteligente y otras herramientas de colaboración suelen estar destinadas a empresas, también pueden ser útiles para artículos personales.
Las nuevas herramientas de colaboración en línea pueden aumentar su productividad y ayudar a organizar su vida, dicen los expertos.
Google está llevando sus aplicaciones de productividad en el lugar de trabajo un paso más allá al presentar Smart Canvas, una nueva función que hace que las aplicaciones como Drive y Sheets sean más flexibles. Es una de un número creciente de opciones para colaborar en línea que son útiles para algo más que el trabajo.
"Cuando me mudé de mi antiguo apartamento y planeé venderlo, usé una combinación de Google Sheets y Google Docs para capturar elementos de acción y rastrearlos", Henry Shapiro, cofundador de software de colaboración Reclaim.ai, dijo en una entrevista por correo electrónico.
"Hay tantas cosas que intervienen en la venta de una propiedad, mudarse a una nueva propiedad, hacer mejoras en ambas, etc., y tener un lugar central para capturar esas cosas era esencial".
Trabajando juntos
Smart Canvas tiene como objetivo facilitar la colaboración. Por ejemplo, puede trabajar en Google Sheets y Docs sin salir de una sala de chat de Google o poner una llamada de Meets en un archivo Doc o Slide.
"Hemos visto cómo el trabajo se transforma de formas sin precedentes, y ya no es solo un lugar", dijo el CEO de Google, Sundar Pichai, durante el discurso de apertura de Google I/O.
"Ahora, en medio de la pandemia, muchos de nosotros estamos trabajando desde nuestras cocinas y comedores, con mascotas y niños interrumpiendo constantemente. Con el lienzo inteligente, Google tiene como objetivo hacer que la colaboración en línea sea un poco más fluida, como si estuviera sentado con sus compañeros de trabajo una vez más".
Google Workspace ha tenido problemas para generar cohesión entre sus diferentes productos, dijo Shapiro. Google Drive sufre de capacidades de búsqueda deficientes. Hojas de cálculo de Google carece de las funciones interactivas e integradas que uno necesitaría para usar como plataforma de gestión de proyectos.
Upstarts como Airtable y Notion han ingresado al mercado para llenar muchos de estos vacíos, "ofreciendo una suite todo en uno que puede crear vínculos dinámicos entre diferentes tipos de activos y permitir que los equipos reemplacen toneladas de soluciones puntuales con 'documentos interactivos'", dijo Shapiro.
Hace casi un año, Google anunció Tables para competir con estos nuevos participantes, y "ahora está claro que Google Canvas es la realización completa de esa visión", agregó.
Esto es lo que Shapiro dijo que es más útil sobre Google Canvas:
- Los bloques de construcción/plantillas permiten a los usuarios crear documentación interactiva que puede representar dinámicamente datos de otros productos de Google Workspace. Por ejemplo, podría usar una plantilla para crear un documento de hoja de ruta del producto que extraiga automáticamente de Hojas de cálculo de Google.
- Las nuevas vistas de Hojas de cálculo convierten a Hojas de cálculo en una herramienta más dinámica que puede usar para diagramas de Gantt, hojas de ruta y otras cosas.
- Una mejor integración del calendario significa que Google comenzará a incorporar la vista de su calendario para que sea más fácil unirse a las reuniones directamente desde Documentos, lo cual es una función excelente para las personas que desean compartir y colaborar directamente desde un documento.
Si bien el lienzo inteligente y otras herramientas de colaboración suelen estar destinadas a empresas, también pueden ser útiles para artículos personales. Por ejemplo, dijo Shapiro, el software se puede usar para organizar las tareas y los mandados familiares.
Puede hacer una lista de proyectos para diferentes categorías de diligencias y tareas y asignarlas a varios miembros de la familia. El software también puede ser una excelente manera de crear bases de datos de información personal crucial, como una lista de proyectos de mejoras para el hogar con enlaces y resúmenes de contratistas relevantes.
Elige tu aplicación
Hay una amplia variedad de opciones de colaboración en línea dirigidas a usuarios individuales, así como a empresas. Por ejemplo, está la aplicación Notion, que Shapiro calificó de "excelente, simple, gratuita para la mayoría de los casos de uso individuales y extremadamente poderosa para capturar datos de una manera interactiva y organizada".
A Shapiro también le gusta la aplicación, Trello, que según él, "es excelente para crear proyectos súper simples y listas de tareas para el trabajo y la vida".
Algunas herramientas de colaboración en línea tienen usos más especializados. Por ejemplo, Andrew Cohen dirige una pequeña empresa de animación llamada Confidential Creative, que trabaja en proyectos creativos para músicos como Maroon 5, P. Diddy y Jada Pinkett Smith.
Utiliza WriterDuet, un software de escritura y edición de guiones para escribir guiones con otros miembros del equipo. Cohen agregó que "es una gran herramienta para escribir guiones en colaboración".
