Qué saber
- Primero, organice los datos en una hoja de Excel.
- A continuación, en Word, seleccione Correos > Iniciar combinación de correspondencia > elija el tipo. Correos > Seleccionar destinatarios > Usar una lista existente > Abra la hoja.
- Finalmente, combine campos en Word yendo a Correos > Insertar campo de combinación. Elija un campo y presione Insert.
Este artículo explica cómo usar la función de combinación de correspondencia en Microsoft Word y Excel para combinar texto de un documento de Word con un documento de origen de datos, como una hoja de cálculo. Las instrucciones de este artículo se aplican a Word para Microsoft 365, Word 2019, Word 2016, Word 2013 y Word 2010.
Preparar los datos para la combinación de correspondencia
La función de combinación de correspondencia de Word funciona a la perfección con datos de Excel. Si bien puede crear una fuente de datos en Word, las opciones para usar estos datos son limitadas. Si tiene datos de la lista de correo en una hoja de cálculo, no es necesario volver a escribir la información en la fuente de datos de Word.
Puede usar cualquier hoja de cálculo de Excel en una función de combinación de correspondencia de Word sin ninguna preparación especial. Sin embargo, para evitar errores en el proceso de combinación de correspondencia, es una buena idea organizar los datos en la hoja de cálculo.
Asegúrese de que todos los cambios que vaya a realizar en la hoja de cálculo estén completos antes de comenzar la combinación de correspondencia. Una vez que se ha iniciado la combinación, cualquier cambio puede causar errores con la combinación de correspondencia.
Organizar los datos de la hoja de cálculo
Organice los datos de su lista de correo de Excel en filas y columnas. Piense en cada fila como un solo registro y cada columna como un campo que va a insertar en su documento.
- Colocar todos los datos en una sola hoja: Los datos de la lista de correo que pretende utilizar para la combinación de correspondencia deben estar en una sola hoja. Si se distribuye en varias hojas, combínelas o realice varias combinaciones de correspondencia. Además, asegúrese de que las hojas tengan un nombre claro, ya que debe seleccionar la que desea usar sin poder verla.
- Crear una fila de encabezado: Cree una fila de encabezado para la hoja que pretende usar para la combinación de correspondencia. Una fila de encabezado es una fila que contiene etiquetas que identifican los datos en las celdas debajo de ella. Para facilitar que Excel diferencie entre datos y etiquetas, use texto en negrita, bordes de celda y sombreado de celda que sean exclusivos de la fila del encabezado. Además, asegúrese de que los encabezados que elija coincidan con los nombres de los campos de combinación, lo que también hará que sea menos probable que se produzcan errores.
- Dar formato a los datos numéricos correctamente: Asegúrese de que cosas como números de calles y códigos postales tengan el formato correcto para que aparezcan una vez que se complete la combinación de correspondencia. El formato incorrecto de los números puede causar errores en la fusión.
Cómo especificar la lista de destinatarios de combinación de correspondencia
Aquí se explica cómo asociar su hoja de cálculo de Excel preparada que contiene su lista de correo con su documento de Word:
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En Word, abra el documento que usará como plantilla de combinación de correspondencia. Puede ser un documento nuevo o un documento existente. Seleccione Correos > Iniciar combinación de correspondencia.
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Elija el tipo de combinación que desea ejecutar. Sus opciones son
- Cartas
- Mensajes de correo electrónico
- Sobres
- Cartas
- Directorio
Si lo prefiere, también puede usar el Asistente para combinar correspondencia para crear su combinación de correspondencia. Para este ejemplo, seguiremos los pasos para crear una combinación de correspondencia manualmente.
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Luego, vaya a la pestaña Correos y seleccione Seleccionar destinatarios > Usar una lista existente.
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Navegue y seleccione el archivo de Excel que preparó para la combinación de correspondencia, luego seleccione Abrir.
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Si Word le pregunta, elija Hoja1$ > OK.
Si su Excel tiene encabezados de columna, seleccione la casilla de verificación La primera fila de datos contiene encabezados de columna.
Crear o editar el documento de combinación de correspondencia
Con su hoja de cálculo de Excel conectada al documento de combinación de correspondencia que está creando en Word, es hora de editar su documento de Word.
No puede realizar cambios en su fuente de datos en Excel en este momento. Para realizar cambios en los datos, cierre el documento en Word antes de abrir la fuente de datos en Excel.
Insertar campos combinados en su documento
En Word, seleccione Correos > Insertar campo de combinación para extraer información de la hoja de cálculo en el documento. Elija el campo que desea agregar (nombre, apellido, ciudad, estado u otro), luego seleccione Insertar.
Ver documentos de combinación de correspondencia
Word no transfiere el formato de la fuente de datos al insertar campos de combinación en un documento. Si desea aplicar formato como cursiva, negrita o subrayado, hágalo en Word.
Al ver el documento con campos, seleccione las flechas dobles a ambos lados del campo donde desea aplicar el formato. Cuando vea los datos combinados en el documento, res alte el texto que desea cambiar.
Cualquier cambio de formato se lleva a cabo en todos los documentos fusionados, no solo en el documento fusionado en el que lo cambió.
Vista previa de los documentos combinados
Para obtener una vista previa de los documentos combinados, vaya a Correos > Vista previa de resultados. Este botón funciona como un interruptor de palanca, por lo que si desea volver a ver solo los campos y no los datos que contienen, vuelva a presionarlo.
Navegue a través de los documentos combinados usando los botones en la pestaña Mailings. Son, de izquierda a derecha: Primer registro, Registro anterior, Ir al registro,Siguiente registro , y Último registro.
Antes de fusionar los documentos, obtenga una vista previa de todos, o tantos como pueda, para verificar que todo se fusionó correctamente. Preste especial atención a la puntuación y el espaciado alrededor de los datos combinados.
Finalice el documento de combinación de correspondencia
Cuando esté listo para combinar los documentos, tiene dos opciones:
- Imprimir documentos: Combina los documentos en la impresora. Si elige esta opción, los documentos se envían a la impresora sin ninguna modificación. Para hacer esto, seleccione Correos> Finalizar y fusionar > Imprimir documentos.
- Editar documentos individuales: si necesita personalizar algunos o todos los documentos (una alternativa es agregar un campo de nota en la fuente de datos para notas personalizadas) o hacer otros cambios antes de imprimir, edite cada documento individual. Para hacer esto, seleccione Correos > Finalizar y fusionar > Editar documentos individuales
Cualquiera que sea el método que elija, se le presenta un cuadro de diálogo donde puede decirle a Word que combine todos los registros, el registro actual o un rango de registros. Elija los registros que desea imprimir, luego seleccione OK.
Si desea fusionar un rango, ingrese el número inicial y el número final de los registros que desea incluir en la fusión, luego seleccione OK.
