Microsoft Teams es una herramienta de colaboración en línea que admite chat, videollamadas, uso compartido de archivos, uso compartido de pantalla y otras herramientas para facilitar la productividad coordinada. Todo usuario de Microsoft Office debe saber cómo usar Microsoft Teams.
La información de este artículo se aplica a la versión de escritorio de Microsoft Teams, la versión de Microsoft 365 para navegadores web y las aplicaciones móviles para iOS y Android.
¿Quién puede unirse a Microsoft Teams?
Cuando configura Microsoft Teams para una organización, la cantidad de usuarios que pueden acceder a sus funciones completas depende de cuántas licencias se compraron. Puede invitar a usuarios adicionales de Microsoft 365 que no tengan acceso a Microsoft Teams como invitados sin comprar licencias adicionales, pero tendrán acceso limitado. Un solo equipo puede tener hasta 2500 miembros, incluidos usuarios con licencia e invitados.
No es necesaria una suscripción a Microsoft 365 para usar Microsoft Teams, pero se requiere para usar ciertas funciones.
Cómo utilizar los equipos
Microsoft Teams es muy similar a Slack. Por ejemplo, cuando menciona a otros miembros del equipo en conversaciones escribiendo @ nombre, el usuario recibe una notificación en la pestaña Actividad. Todos los usuarios pueden ver los registros de chat completos en los equipos y canales a los que tienen acceso.
Cuando configuras un equipo, también creas automáticamente lo siguiente:
- Un grupo de Office 365
- Un plan de Microsoft Planner
- Un sitio de grupo de SharePoint
- Un bloc de notas de OneNote compartido
Cuando realiza cambios en cualquiera de estas aplicaciones, se sincronizan automáticamente con las demás. Por ejemplo, puede usar Microsft Planner para configurar recordatorios para equipos y las reuniones programadas en Microsoft Teams se sincronizan automáticamente con su calendario de Outlook.
Use la barra de comandos en la parte superior de la interfaz para buscar conversaciones, aplicaciones y archivos. Escriba la barra diagonal (/) para revelar una lista de accesos directos de comandos.
Cómo crear un equipo en Microsoft Teams
Para configurar un equipo en la aplicación de colaboración de Microsoft:
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Seleccione Equipos en la barra de herramientas, luego seleccione Crear equipo.
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Seleccione Construya un equipo desde cero.
Image Seleccione Crear a partir de si desea configurar un equipo con un grupo de Microsoft 365 existente.
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Seleccione Private, Public o Org-wide para determinar quién puede acceder a la grupo.
Image Cuando agrega miembros a un equipo privado, puede designarlos como Miembro o Propietario. Solo los propietarios pueden invitar a miembros adicionales.
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Dale al equipo un nombre y una descripción, luego selecciona Crear.
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Puedes comenzar a invitar a los usuarios a unirse de inmediato o seleccionar Omitir para hacerlo más tarde.
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Ahora puede seleccionar los puntos suspensivos (…) al lado del nombre del equipo para agregar o eliminar miembros, administrar la configuración del equipo y más. Por ejemplo, si selecciona Obtener enlace al equipo, recibirá una URL que puede copiar y enviar a otros para invitarlos a unirse.
- Seleccione Agregar canal para crear una sección separada en el equipo para temas específicos.
- Para unirse a equipos existentes o crear uno nuevo, seleccione Unirse o crear un equipo en la esquina inferior izquierda de la ventana Equipos.
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Seleccione el signo más (+) a la derecha del nombre del equipo para agregar accesos directos a varias aplicaciones, archivos compartidos y páginas wiki.
Videollamadas en Microsoft Teams
Mientras esté en un equipo o canal específico, seleccione el ícono de cámara de video en la parte inferior de la ventana de conversación para comenzar una videollamada. Se le pedirá que envíe enlaces de invitación a otros miembros del equipo por correo electrónico. Puede programar reuniones con Microsoft Outlook o puede usar una aplicación como Calendar BOT.
Mientras chatea, puede compartir su pantalla seleccionando el ícono Compartir (la pantalla con la flecha hacia arriba) en la esquina superior derecha de la interfaz de chat.
Integraciones de aplicaciones de Microsoft Teams
Microsoft Team se integra con cientos de aplicaciones y servicios web de terceros como Trello, GitHub y Evernote. Seleccione Aplicaciones en la barra de herramientas para ver todas sus opciones. Algunas aplicaciones de terceros requieren una suscripción paga adicional, pero muchas son gratuitas. Una vez que haya agregado una aplicación, seleccione los puntos suspensivos (…) en la barra de herramientas para acceder a ella.
Compartir archivos en Microsoft Teams
Una de las mejores funciones de colaboración de Microsoft Teams es la capacidad de compartir archivos entre usuarios. Compartir archivos con su equipo es simple y se puede hacer con solo unos pocos pasos.
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Ingrese un equipo o canal y seleccione la pestaña Archivos en la parte superior de la interfaz para cargar y descargar archivos.
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Puede seleccionar Archivos en la barra de herramientas para ver todos los archivos a los que tiene acceso para cada uno de sus equipos.
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Seleccione Agregar almacenamiento en la nube para sincronizar con su Google Drive, Dropbox u otro proveedor de almacenamiento de archivos. También tiene la opción de guardar archivos en su OneDrive personal.
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Configuración de privacidad de Microsoft Teams
Si tiene un plan empresarial de Microsoft 365, el administrador de la cuenta puede administrar todos los usuarios, la configuración y las aplicaciones de terceros de Microsoft Teams desde el Centro de administración de Microsoft 365.
Cualquiera puede cambiar su tema de Microsoft Teams desde el menú de configuración.
Prácticas recomendadas de Microsoft Teams
Estos son algunos consejos generales para aprovechar Teams al máximo:
- Cree reglas organizativas para que la denominación de archivos y canales sea coherente.
- Reconozca y responda a las solicitudes usando el botón "Me gusta" para acelerar el proceso de aprobación.
- Aproveche los bots para automatizar tareas como programar reuniones.
- Pruebe el video y el audio de su computadora antes de iniciar o unirse a una reunión.
Puede encontrar tutoriales en video para Microsoft Teams y materiales de capacitación gratuitos de Microsoft Teams en el sitio web de soporte de Microsoft Office.
