Una macro es una serie de comandos que se graban para que se puedan reproducir (ejecutar) en un momento posterior. Las macros son excelentes para reducir la cantidad de trabajo que debe realizar en una serie de pasos que realiza con frecuencia. Aquí se explica cómo crear y probar una macro en Microsoft Word.
Las instrucciones de este artículo se aplican a Word para Microsoft 365, Word 2019, Word 2016, Word 2013 y Word 2010.
Por qué usar una macro
Con una macro, puede obtener los mismos resultados haciendo clic en un comando en lugar de seguir todos los pasos. Algunas formas de usar macros para aumentar su productividad incluyen:
- Inserte el logotipo y el nombre de su empresa en un tipo de letra particular.
- Inserte una tabla que necesite crear periódicamente.
- Dar formato a un documento con ciertas características, como numeración de páginas y párrafos a doble espacio.
La creación y el uso de macros es una habilidad aprendida, pero la eficiencia resultante bien vale el esfuerzo.
Crear una macro
Hay más de 950 comandos en Word, la mayoría de los cuales se encuentran en menús y barras de herramientas y tienen asignadas teclas de método abreviado. Sin embargo, algunos de estos comandos no están asignados a menús o barras de herramientas de forma predeterminada. Antes de crear su propia macro de Word, compruebe si existe y se puede asignar a una barra de herramientas.
Para ver los comandos disponibles en Word, sigue estos pasos:
-
Seleccione la pestaña Ver.
Image -
Seleccione Macros.
Image -
Seleccione Ver macros.
O presione la tecla de método abreviado Alt+F8 para acceder al cuadro de diálogo Macros.
Image -
Seleccione las Macros en la flecha desplegable y elija Comandos de Word.
Image -
En la lista alfabética de nombres de comandos, res alte un nombre para mostrar una descripción del comando en la parte inferior del cuadro de diálogo Macros debajo de Descripciónetiqueta.
Image
Si el comando que desea crear existe, no lo duplique con su propia macro de Word. Si no existe, continúe con la creación de su macro de Word.
Plan para macros de palabras eficaces
El paso más importante para crear macros de Word efectivas es una planificación cuidadosa. Esta planificación incluye tener una idea clara de lo que desea que realice la macro de Word, cómo facilitará su trabajo futuro y las circunstancias en las que piensa utilizarla.
Una vez que tenga estas cosas en mente, planifique los pasos reales. Esto es importante porque la grabadora recordará todo lo que haga y lo incluirá en la macro. Por ejemplo, si escribe algo y luego lo elimina, cada vez que ejecute esa macro, Word creará la misma entrada y luego la eliminará, creando una macro descuidada e ineficiente.
Cuando planifique sus macros, aquí hay algunas cosas que debe considerar:
- Planifique los comandos y el orden en que desea que la macro ejecute los comandos.
- Conoce las teclas de acceso directo para los comandos que planeas usar. Esto es particularmente importante para la navegación, ya que no puede usar el mouse para navegar dentro del área del documento cuando ejecuta la grabadora. Además, creará una macro más eficiente si usa una tecla de método abreviado en lugar de las teclas de flecha.
- Planifique los mensajes que Word podría mostrar y que detendrán la macro.
- Use la menor cantidad de pasos posible para mantener la macro eficiente.
- Haz al menos una prueba antes de empezar a grabar.
Después de haber planificado su macro de Word y haber realizado un repaso, está listo para grabarla. Si ha planificado su macro cuidadosamente, grabarla para su uso posterior será la parte más fácil del proceso. La única diferencia entre crear una macro y trabajar en el documento es que debe presionar algunos botones adicionales y hacer un par de selecciones en los cuadros de diálogo.
Graba la macro
Cuando comienza a grabar una macro, el puntero del mouse tiene un pequeño ícono que parece una cinta de casete al lado, lo que indica que Word está grabando sus acciones. Luego puede seguir los pasos que estableció en la etapa de planificación. Una vez que haya terminado, presione el botón Stop (es el cuadrado azul de la izquierda). Una vez que presione el botón Stop, su macro de Word estará lista para usar.
Aquí se explica cómo grabar una macro.
-
Vaya a la pestaña Ver, seleccione Macros, luego elija Grabar macro para abrir el cuadro de diálogo Grabar macro.
Image -
En el cuadro de texto Nombre de macro, escriba un nombre exclusivo.
Los nombres pueden contener hasta 80 letras o números (sin símbolos ni espacios) y deben comenzar con una letra. El nombre debe ser único para que pueda determinar qué hace sin tener que consultar la descripción.
-
En el cuadro de texto Descripción, ingrese una descripción de las acciones que realiza la macro.
Image -
Seleccione si desea que la macro esté disponible en todos los documentos o solo en el documento actual. Si elige limitar la disponibilidad del comando, res alte el nombre del documento en el menú desplegable Store Macro in.
De manera predeterminada, Word hace que la macro esté disponible para todos sus documentos y probablemente encontrará que esto tiene más sentido.
Image -
Cuando haya ingresado la información para la macro, seleccione OK. La barra de herramientas Grabar macro aparece en la esquina superior izquierda de la pantalla.
Image
Para pausar la grabación, seleccione el botón Pausar grabación/Reanudar grabadora (es el de la derecha). Para reanudar la grabación, selecciónela de nuevo.
Prueba la macro
El propósito detrás de la creación de macros en Word es acelerar su trabajo al poner tareas repetitivas y secuencias complejas de comandos al alcance de su mano. Asegúrese de que su macro se ejecute según lo previsto probando la macro.
-
Para ejecutar la macro, presione la tecla de método abreviado Alt+F8 para mostrar el cuadro de diálogo Macros.
Image -
Res alte la macro en la lista, luego seleccione Ejecutar.
Image
Si no ve su macro, asegúrese de que la ubicación correcta esté en el cuadro Macros en.
Crear atajos de teclado para macros
Si creó varias macros, buscar en el cuadro de diálogo Macros lleva tiempo. Si asigna a las macros una tecla de método abreviado, puede omitir el cuadro de diálogo y acceder a su macro directamente desde el teclado de la misma manera que usa las teclas de método abreviado para acceder a otros comandos en Word.
-
Seleccione Archivo, luego elija Opciones.
Image -
En el cuadro de diálogo Opciones de Word, vaya al panel izquierdo y seleccione Cinta personalizada.
Image -
Seleccione Personalizar.
Image -
En la lista Categorías, desplácese hacia abajo hasta Macros y seleccione la macro para la que desea crear un nuevo acceso directo.
Si la macro actualmente tiene asignada una tecla de método abreviado, el método abreviado aparecerá en el cuadro debajo de la etiqueta Teclas actuales.
Image -
Si no se ha asignado ninguna tecla de acceso directo a la macro, o si desea crear una segunda tecla de acceso directo para la macro, seleccione el cuadro de texto Presione nueva tecla de acceso directo.
Image -
Ingrese la tecla de atajo que desea usar para acceder a su macro.
Si la tecla de acceso directo está asignada a un comando, un mensaje dice Actualmente asignado a seguido del nombre del comando. Vuelva a asignar la tecla de método abreviado continuando o seleccione una nueva tecla de método abreviado.
-
Seleccione la flecha desplegable Guardar cambios en y elija Normal para aplicar el cambio a todos los documentos creados en Word.
Para utilizar la tecla de método abreviado solo en el documento actual, seleccione el nombre del documento de la lista.
Image -
Seleccionar Asignar.
Image -
Seleccione Cerrar para guardar los cambios.
Image
