Qué saber
- Seleccione Iniciar combinación de correspondencia y elija el tipo de documento que desea crear. Luego, selecciona Seleccionar destinatarios para elegir quién lo recibe.
- Seleccione Insertar campo de combinación y agregue todos los campos que desea usar. Seleccione Finalizar y fusionar para completar el proceso.
- Como alternativa, utilice el Asistente paso a paso para combinar correspondencia si necesita ayuda más guiada para crear su documento combinado.
Usar Mail Merge en todas las versiones de Microsoft Word fusionará datos de una fuente de datos con su documento. Es perfecto para cartas, catálogos, etiquetas y más. A continuación, le mostramos cómo comenzar con esta función de ahorro de tiempo.
Cómo combinar correspondencia en Word
En todas las versiones actuales de Word, la opción Combinar correspondencia en la pestaña Correspondencia de la cinta lo ayuda a crear una carta de combinación de correspondencia.
Cree una carta desde cero o abra una existente antes de comenzar.
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Seleccione Iniciar combinación de correspondencia en la cinta Correos y seleccione el tipo de documento que desea crear. Por ejemplo, puede seleccionar cartas, sobres o etiquetas. También puede seleccionar Asistente paso a paso para combinar correspondencia para obtener más ayuda con la creación de su documento.
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Elija Seleccionar destinatarios en la cinta de envíos para agregar destinatarios al envío. Puede optar por crear una nueva base de datos de destinatarios. También puede optar por utilizar una lista existente o contactos de Outlook.
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En el cuadro Destinatarios de la combinación de correspondencia, utilice las casillas de verificación para seleccionar los contactos que desea incluir en la combinación de correspondencia. Seleccione OK cuando su lista esté lista.
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Seleccione Insertar campo de combinación en la cinta Correos. Elija el primer campo que le gustaría agregar. El nombre del campo aparece donde tiene el cursor ubicado en su documento. Repita, insertando cada campo que desee incluir. Alternativamente, puede seleccionar una opción como Bloque de direcciones o Línea de saludo
Puede editar y formatear el texto que rodea el campo. Los formatos aplicados al campo se trasladarán a su documento terminado. Puede continuar agregando campos a su carta.
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Antes de imprimir sus cartas, debe revisarlas para verificar si hay errores. En particular, preste atención al espaciado y la puntuación que rodean los campos. También querrá asegurarse de haber insertado los campos correctos en los lugares adecuados.
Para obtener una vista previa de las cartas, seleccione Vista previa de los resultados en la cinta Correos. Utilice las flechas para navegar por el documento.
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Es posible que observe un error en los datos de uno de sus documentos. No puede modificar estos datos en el documento combinado. En su lugar, deberá corregirlo en la fuente de datos.
Para hacer esto, seleccione Editar lista de destinatarios en la cinta Correos. En el cuadro que se abre, puede modificar los datos de cualquiera de sus destinatarios. También puede limitar los destinatarios. Desmarque la casilla junto a los nombres de los destinatarios para omitirlos de la operación de combinación y seleccione Aceptar.
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Después de haber revisado sus documentos, está listo para finalizarlos completando la combinación. Seleccione el botón Finish & Merge en la cinta Mailings. Puede optar por editar documentos individuales, imprimir las cartas o enviarlas por correo electrónico. Si elige imprimir o enviar sus cartas por correo electrónico, un mensaje le pedirá que ingrese un rango. Puede optar por imprimir todas, una o un conjunto de letras contiguas. Word lo guiará a través del proceso para cada uno.
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