Hay muchas formas de compartir una carpeta en Outlook con otras personas. Puede hacer que trabajar con un equipo o en un proyecto sea mucho más fácil cuando todas las comunicaciones están en un solo lugar, y puede ser una excelente manera de administrar las actividades del hogar, las finanzas y mucho más. Aprenda a crear carpetas compartidas de Outlook y organice su trabajo.
Necesitas tener acceso al Exchange Server. Esta es la única forma en que puede administrar o compartir sus carpetas de Outlook.
Cómo compartir una carpeta en Outlook 2016
Algo que desea comprobar antes de intentar compartir una carpeta es si su administrador le permite hacerlo. Si es así, esto es lo que debe hacer:
- Abra Outlook como lo haría normalmente.
- Busca la carpeta que te gustaría compartir con alguien.
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Una vez ubicado, haga clic derecho en la carpeta, luego seleccione Propiedades
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En la ventana de propiedades, seleccione la pestaña Permisos.
Image - Seleccione Agregar.
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De la lista de direcciones de correo electrónico en el servidor, seleccione con la que le gustaría compartir la carpeta en Outlook.
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Cómo abrir una carpeta compartida en Outlook
Si otra persona ha compartido una carpeta contigo, asegúrate de que te haya dado los permisos correctos. Lo más probable es que reciba una invitación para compartir por correo electrónico y todo lo que necesita hacer es seleccionar Abrir estas Notas/Tareas/Diario/Contactos/Calendario en la esquina superior izquierda.
Considere conservar el correo electrónico de invitación para la carpeta compartida.
Si elimina el correo electrónico de invitación, aún puede acceder al contenido compartido, solo hay algunos pasos adicionales. Simplemente seleccione la pestaña Carpeta, luego seleccione Abrir Calendario compartido/Contactos/Diario/Notas/Tareas.
Esto funciona en Outlook 2010, Outlook 2013, Outlook 2016 y Outlook 2019
Cómo eliminar una carpeta compartida
Ya sea que esté compartiendo una carpeta o eliminando una carpeta compartida, el proceso es casi el mismo. Si se compartió una carpeta con usted, la forma más fácil de deshacerse de ella sería pedirle a la persona que le otorgó acceso que revoque todos los permisos.
Si necesita impedir que alguien vea su carpeta compartida, siga estos pasos:
- Haga clic derecho en la carpeta compartida en Outlook, luego seleccione Propiedades.
- Seleccione la pestaña Compartir carpeta.
- Elija con qué usuario ya no desea compartir la carpeta, luego seleccione Eliminar.
Niveles de permisos en carpetas compartidas en Outlook
Hay una manera de limitar lo que las personas pueden hacer dentro de una carpeta compartida utilizando una amplia gama de pautas de permisos.
Abra Outlook, haga clic con el botón derecho en la carpeta que desea compartir, luego seleccione Propiedades > Permisos. Desde allí, seleccione el menú desplegable Nivel de permiso y elija un nivel diferente para cada persona con la que pueda compartir la carpeta.
Por ejemplo, si selecciona Propietario, esa persona puede hacer cualquier cosa, pero si selecciona Revisor, lo único lo que pueden hacer es leer los artículos y nada más.
