Qué saber
- Antes de digitalizar sus archivos, cree carpetas y subcarpetas para organizar los archivos.
- Asegúrese de que el escáner o la impresora sean compatibles con el software de reconocimiento óptico de caracteres (OCR) y que tenga instalado el software OCR.
- El proceso es diferente dependiendo de si desea escanear un documento en Mac o escanear un documento en Windows.
La digitalización de documentos en papel puede ayudar a organizar su papeleo importante. Los archivos digitales, incluidos los PDF, se pueden convertir en archivos de búsqueda mediante el software de reconocimiento óptico de caracteres (OCR) que normalmente viene con una impresora. Eso significa que su información no ocupa espacio y es más fácil de encontrar. Además, puede guardar sus archivos digitales en CD o DVD, en una unidad flash, en una instalación de almacenamiento en línea. Aquí le mostramos cómo organizar sus documentos escaneados.
Cómo usar un escáner para organizarse
Estos son algunos pasos que puede seguir para organizar su negocio u hogar usando un escáner. Necesitará un escáner de documentos para que esto funcione. No es necesario que sea caro o elegante. Si no tiene uno, comience con estas revisiones de escáneres fotográficos y escáneres de documentos para obtener algunas de las mejores compras.
Si no desea un escáner independiente, una impresora todo en uno económica hará el trabajo.
-
Revise su papeleo y decida qué puede digitalizar y qué puede tirar de manera segura.
Es probable que esto lleve algún tiempo. Trabaje en pequeños incrementos si es necesario.
-
Antes de digitalizar sus archivos, cree carpetas y subcarpetas para almacenar los archivos. Piense en las categorías que necesita y configure una carpeta para cada una. Coloque los recibos de las tarjetas de crédito en una carpeta y los documentos del seguro del automóvil en otra. Las facturas de teléfono, los recibos de comestibles, las facturas de reparaciones del hogar, etc., se pueden colocar en carpetas separadas. Dentro de cada carpeta, cree subcarpetas para cada año (o mes). Es más fácil comenzar con un sistema organizado y agregar documentación nueva al archivo correcto que reorganizar el sistema cada vez que se escanea un recibo nuevo.
Para crear una nueva carpeta en Windows, haga clic derecho en el escritorio y elija Nuevo > Carpeta Repita este paso dentro del nuevo carpeta para crear una subcarpeta. Para crear una nueva carpeta en Mac, seleccione Archivo > Nueva carpeta, o presione Shift+ Comando +N
-
Asegúrese de que el escáner o la impresora vengan con el software de reconocimiento óptico de caracteres (OCR). Esto le permite escanear documentos en formato PDF y editar los archivos. Es muy probable que su computadora con Windows tenga instalado un software OCR decente.
Si el software OCR no está instalado en su computadora, ABBYY FineReader y Adobe Acrobat Pro DC son opciones populares.
-
Es hora de escanear sus documentos. La forma exacta de hacerlo depende del tipo de escáner y software que utilice.
Lifewire tiene guías para escanear documentos en Windows y Mac.
- Cuando haya terminado de digitalizar documentos, manténgase al tanto del papeleo físico. Asegúrese de escanear automáticamente los documentos cada vez que reciba nuevos recibos o papeleo. De lo contrario, los papeles comenzarán a acumularse nuevamente.
