Trello es una herramienta de gestión de proyectos de estilo Kanban que representa visualmente las tareas que usted o su equipo deben realizar. Le permite ver lo que todos los miembros del equipo están haciendo en un momento dado. Sin cargo, Trello es accesible para grupos e individuos que manejan negocios o que desean realizar un seguimiento de las tareas personales.
Entre las muchas herramientas de administración de proyectos disponibles, Trello es una de las más fáciles de usar e implementar, pero su interfaz de pizarra en blanco puede ser un poco abrumadora. Estos son algunos consejos para ayudarlo a usted y a su equipo a aprovechar al máximo Trello, sin importar el tipo de tareas que esté rastreando.
¿Qué es Kanban?
Un proceso de fabricación japonés que Toyota implementó a fines de la década de 1940 informa el estilo Kanban de gestión de proyectos. Su objetivo era aumentar la eficiencia en sus fábricas mediante el seguimiento del inventario en tiempo real utilizando tarjetas que se pasaban entre los trabajadores en el piso. Cuando se acababa un material en particular, los trabajadores tomaban nota de eso para el proveedor, quien luego enviaba el artículo solicitado al almacén. Estas tarjetas a menudo se llamaban Kanban, que significa letrero o valla publicitaria en japonés.
Software como Trello toma este concepto de pasar tarjetas y lo pone en una interfaz visual. Las tareas se presentan en un tablero virtual y se combinan con la capacidad de trabajo de un equipo. En su forma más básica, un tablero tiene tres secciones: por hacer, haciendo (o en proceso) y hecho. Sin embargo, los equipos pueden usar esta herramienta de cualquier forma que les funcione.
Primeros pasos con Trello
Trello usa tableros, listas y tarjetas, junto con etiquetas, categorías y colores para ayudar a mantenerlos organizados y su estado actualizado.
Los
Boards son la herramienta organizativa básica de Trello, donde se fijan listas y tarjetas. Suelen ser proyectos (por ejemplo, el rediseño de un sitio web o la renovación de un baño) y contienen listas de tareas (como gráficos y mosaicos) y tarjetas(tareas secundarias y opciones, como contratar a un diseñador o decidir los tamaños y colores de los mosaicos).
Una vez que haya decidido cómo organizar sus listas, puede agregar tarjetas, que pueden tener listas de verificación y etiquetas. Las listas de verificación son una forma de dividir las tareas en subtareas. Por ejemplo, si usa Trello para planificar unas vacaciones, es posible que tenga una tarjeta para un restaurante que desee probar, con una lista de verificación que incluye hacer una reserva, buscar los mejores platos y verificar si es apto para niños.
Puede usar etiquetas para representar el estado de una tarjeta (por ejemplo, aprobada o enviada), categoría (como ciencia, tecnología o arte) o cualquier etiqueta que desee. Luego, puede realizar una búsqueda que mostrará todas las tarjetas relacionadas con la ciencia o todas las tarjetas aprobadas, por ejemplo. Sin embargo, no es necesario que agregue un título a una etiqueta; también puede usarlos para la codificación por colores (hay disponibles hasta 10 colores y una opción para d altónicos).
Mientras trabaja y completa tareas, puede arrastrar y soltar tarjetas de una lista a otra fácilmente. Eventualmente, es posible que desee archivar tarjetas y listas en caso de que la interfaz se vuelva difícil de manejar.
Notificaciones de Trello y aplicaciones móviles
Los usuarios pueden asignar tarjetas a los miembros del equipo y agregar comentarios, archivos adjuntos, etiquetas codificadas por colores y fechas de vencimiento. Los miembros del equipo pueden @ mencionar a otros en los comentarios para iniciar conversaciones. Trello acepta archivos de su computadora y servicios de almacenamiento en la nube como Google Drive, Dropbox, Box y OneDrive.
También se incluye una ingeniosa integración de correo electrónico. Cada tablero tiene una dirección de correo electrónico única que puede usar para crear tarjetas (tareas). También puede enviar archivos adjuntos a esa dirección de correo electrónico. Cuando recibe una notificación por correo electrónico, puede responderla directamente en lugar de iniciar Trello.
Las notificaciones, incluidas las menciones y los comentarios, están disponibles en aplicaciones móviles, navegadores de escritorio y correo electrónico. Trello tiene versiones para dispositivos iOS y Android, incluidos teléfonos, tabletas, relojes y Kindle Fire.
Versiones gratuitas, Business Class y Enterprise
Trello ofrece más de 30 funciones adicionales e integraciones, llamadas potenciadores. Los ejemplos de potenciadores incluyen una vista de calendario, un repetidor de tarjeta para tareas recurrentes y la integración con otras aplicaciones como Evernote, Google Hangouts, Salesforce y más. Las cuentas gratuitas incluyen un encendido por placa.
Todas las funciones principales de Trello están disponibles en la versión gratuita. A partir de julio de 2021, las suscripciones Business Class y Enterprise cuestan $ 10 y $ 17.50 por mes, se pagan anualmente (un poco más cuando se paga mensualmente) y agregan una larga lista de beneficios, como más potenciadores por tablero, cargas de archivos adjuntos más grandes, varias vistas, y más.
