Qué saber
- Ingrese datos en las celdas en columnas y filas para crear una base de datos básica.
- Si usa encabezados, ingréselos en la primera celda de cada columna.
- No deje ninguna fila en blanco dentro de la base de datos.
Este artículo explica cómo crear una base de datos en Excel para Microsoft 365, Excel 2019, Excel 2016, Excel 2013, Excel 2010, Excel para Mac, Excel para Android y Excel Online.
Ingrese los datos
El formato básico para almacenar datos en una base de datos de Excel es una tabla. Una vez que se haya creado una tabla, use las herramientas de datos de Excel para buscar, ordenar y filtrar registros en la base de datos para encontrar información específica.
Para seguir con este tutorial, ingrese los datos como se muestra en la imagen de arriba.
Ingrese las identificaciones de los estudiantes rápidamente
- Escriba los dos primeros ID, ST348-245 y ST348-246, en las celdas A5y A6, respectivamente.
- Res alte los dos ID para seleccionarlos.
- Arrastre el controlador de relleno a la celda A13.
El resto de los ID de estudiante se ingresaron en las celdas A6 a A13 correctamente.
Ingrese los datos correctamente
Al ingresar los datos, es importante asegurarse de que se ingresen correctamente. Aparte de la fila 2 entre el título de la hoja de cálculo y los encabezados de las columnas, no deje ninguna otra fila en blanco cuando ingrese sus datos. Además, asegúrese de no dejar celdas vacías.
Los errores de datos causados por la entrada incorrecta de datos son la fuente de muchos problemas relacionados con la gestión de datos. Si los datos se ingresan correctamente inicialmente, es más probable que el programa le devuelva los resultados que desea.
Las filas son registros
Cada fila de datos en una base de datos se conoce como registro. Al ingresar registros, tenga en cuenta estas pautas:
- No deje filas en blanco en la tabla. Esto incluye no dejar una fila en blanco entre los encabezados de las columnas y la primera fila de datos.
- Un registro debe contener datos sobre un solo elemento específico.
- Un registro también debe contener todos los datos en la base de datos sobre ese elemento. No puede haber información sobre un elemento en más de una fila.
Las columnas son campos
Mientras que las filas en una base de datos de Excel se conocen como registros, las columnas se conocen como campos. Cada columna necesita un encabezado para identificar los datos que contiene. Estos encabezados se denominan nombres de campo.
- Los nombres de campo se utilizan para garantizar que los datos de cada registro se ingresen en la misma secuencia.
- Los datos en una columna deben ingresarse usando el mismo formato. Si comienza a ingresar números como dígitos (como 10 o 20), siga así. No cambie a la mitad y comience a ingresar números como palabras (como diez o veinte). Sea consistente.
- La tabla no debe contener columnas en blanco.
Crear la tabla
Una vez ingresados los datos, se pueden convertir en una tabla. Para convertir datos en una tabla:
- Res alte las celdas A3 a E13 en la hoja de trabajo.
- Seleccione la pestaña Inicio.
- Seleccione Formatear como tabla para abrir el menú desplegable.
- Elija la opción azul Estilo de tabla Medio 9 para abrir el cuadro de diálogo Formato como tabla.
- Mientras el cuadro de diálogo está abierto, las celdas A3 a E13 en la hoja de trabajo están rodeadas por una línea punteada.
- Si la línea punteada rodea el rango correcto de celdas, seleccione OK en el cuadro de diálogo Formatear como tabla.
- Si la línea de puntos no rodea el rango correcto de celdas, res alte el rango correcto en la hoja de trabajo y luego seleccione OK en el cuadro de diálogo Formatear como tabla.
Se agregan flechas desplegables al lado de cada nombre de campo, y las filas de la tabla se formatean en azul claro y oscuro alternando.
Usar las herramientas de la base de datos
Una vez que haya creado la base de datos, use las herramientas ubicadas debajo de las flechas desplegables al lado de cada nombre de campo para ordenar o filtrar sus datos.
Ordenar datos
- Seleccione la flecha desplegable junto al campo Apellido.
- Seleccione Ordenar de la A a la Z para ordenar la base de datos alfabéticamente.
- Una vez ordenado, Graham J. es el primer registro de la tabla y Wilson R es el último.
Filtrar datos
- Seleccione la flecha desplegable junto al campo Programa.
- Seleccione la casilla de verificación junto a Seleccione todo para borrar todas las casillas de verificación.
- Seleccione la casilla de verificación junto a Empresa para agregar una marca de verificación a la casilla.
- Seleccione Aceptar.
- Solo dos estudiantes, G. Thompson y F. Smith son visibles porque son los únicos dos estudiantes inscritos en el programa de negocios.
- Para mostrar todos los registros, seleccione la flecha desplegable junto al campo Programa y seleccione Borrar filtro de " Programa".
Expandir la base de datos
Para agregar registros adicionales a su base de datos:
- Coloque el puntero del mouse sobre el pequeño punto en la esquina inferior derecha de la tabla.
- El puntero del mouse se convierte en una flecha de dos puntas.
- Mantenga presionado el botón derecho del mouse y arrastre el puntero hacia abajo para agregar una fila en blanco al final de la base de datos.
-
Agregue los siguientes datos a esta nueva fila:
Celda A14: ST348-255
Celda B14: Christopher
Celda C14: A.
Celda D14: 22
Celda E14: Ciencia
Complete el formateo de la base de datos
- Res alte las celdas A1 a E1 en la hoja de trabajo.
- Seleccione Inicio.
- Seleccione Combinar y centrar para centrar el título.
- Seleccione Color de relleno para abrir la lista desplegable de colores de relleno.
- Seleccione Azul, acento 1 de la lista para cambiar el color de fondo de las celdas A1 a E1 a azul oscuro.
- Seleccione Color de fuente para abrir la lista desplegable de colores de fuente.
- Seleccione Blanco de la lista para cambiar el color del texto en las celdas A1 a E1 a blanco.
- Res alte las celdas A2 a E2 en la hoja de cálculo.
- Seleccione Color de relleno para abrir la lista desplegable de colores de relleno.
- Seleccione Azul, acento 1, más claro 80 de la lista para cambiar el color de fondo de las celdas A2 a E2 a azul claro.
- Res alte las celdas A4 a E14 en la hoja de cálculo.
- Seleccione Centro para centrar el texto en las celdas A14 a E14.
Funciones de base de datos
Sintaxis: Dfunction(Database_arr, Field_str|num, Criteria_arr)
Donde la función D es una de las siguientes:
- PROMEDIO
- CONTADOR
- DCUENTA
- DGET
- DMAX
- DMIN
- DPRODUCTO
- DSTDEV
- DSTDEVP
- DSUM
- DVAR
- DVARP
Tipo: Base de datos
Las funciones de base de datos son convenientes cuando se utilizan Hojas de cálculo de Google para mantener datos estructurados, como una base de datos. Cada función de base de datos, Dfunction, calcula la función correspondiente en un subconjunto de un rango de celdas considerado como una tabla de base de datos. Las funciones de base de datos toman tres argumentos:
- Database_arr es un rango, una matriz incrustada o una matriz generada por una expresión de matriz. Está estructurado de modo que cada fila después de la Fila 1 sea un registro de la base de datos y cada columna sea un campo de la base de datos. La fila 1 contiene las etiquetas de cada campo.
- Field_str|num indica qué columna (campo) contiene los valores a promediar. Esto se puede expresar como el nombre del campo (cadena de texto) o el número de columna, donde la columna más a la izquierda se representaría como 1.
- Criteria_arr es un rango, una matriz incrustada o una matriz generada por una expresión de matriz. Está estructurado de tal manera que la primera fila contiene los nombres de los campos a los que se aplicará el criterio (criterios) y las filas siguientes contienen las pruebas condicionales.
La primera fila de Criterios especifica los nombres de los campos. Cada dos filas en Criterios representa un filtro, un conjunto de restricciones en los campos correspondientes. Las restricciones se describen utilizando la notación Consulta por ejemplo e incluyen un valor para hacer coincidir o un operador de comparación seguido de un valor de comparación. Ejemplos de restricciones son: "Chocolate", "42", ">=42" y " 42". Una celda vacía significa que no hay restricciones en el campo correspondiente.
Un filtro coincide con una fila de la base de datos si se cumplen todas las restricciones del filtro (las restricciones en la fila del filtro). Una fila de la base de datos (un registro) cumple los Criterios si al menos un filtro coincide. Un nombre de campo puede aparecer más de una vez en el rango de Criterios para permitir múltiples restricciones que se aplican simultáneamente (por ejemplo, temperatura >=65 y temperatura <=82).
DGET es la única función de base de datos que no agrega valores. DGET devuelve el valor del campo especificado en el segundo argumento (similar a BUSCARV) solo cuando exactamente un registro coincide con Criterios; de lo contrario, devuelve un error que indica que no hay coincidencias o que hay varias coincidencias.
