Cómo archivar correos electrónicos en Outlook

2024 Autor: Abigail Brown | [email protected]. Última modificación: 2023-12-17 06:45

Qué saber

• Archivo manual: Ir a Archivo > Info > Herramientas > Limpiar elementos antiguos. En la ventana emergente Archivar, seleccione Archivar esta carpeta y todas las subcarpetas.
• Luego, seleccione la carpeta para el archivo. Seleccione la lista desplegable Archivar elementos anteriores ay establezca una fecha.
• Archivo automático: Ir a Archivo > Opciones > Avanzado > Configuración de archivo automático. Seleccione Ejecutar archivo automático cada e ingrese un intervalo de tiempo.

Si deja que se acumulen demasiados correos electrónicos en su bandeja de entrada, el rendimiento de Outlook puede verse afectado. Aprenda a archivar correos electrónicos en Outlook y administre esos correos electrónicos antiguos, ya sea de forma manual o automática. Las instrucciones de este artículo se aplican a Outlook para Microsoft 365 y Outlook 2019, 2016, 2013 y 2010.

Cómo archivar correos electrónicos en Outlook manualmente

Si prefiere controlar cuándo se archivan sus correos electrónicos antiguos y dónde se archivan, hay un proceso manual que puede seguir para hacerlo. Puede archivar manualmente los mensajes de correo electrónico dentro de cualquier carpeta.

1. Abra Outlook y seleccione Archivo > Información > Herramientas > Limpiar elementos antiguos.

   

2. En la ventana emergente Archivar, seleccione Archivar esta carpeta y todas las subcarpetas y luego seleccione la carpeta donde desea archivar elementos.

   

3. Seleccione la lista desplegable Archivar elementos anteriores a, luego establezca la fecha a partir de la cual desea archivar los mensajes.

   También puede seleccionar Examinar para identificar un archivo PST individual que le gustaría usar para este archivo. O puede mantenerlo como el nombre de archivo predeterminado.

   

4. Seleccione Aceptar. Outlook ahora archivará los mensajes en esa carpeta de acuerdo con la configuración que haya configurado.

   

5. Si prefiere archivar los mensajes en todas las carpetas en lugar de en carpetas individuales, seleccione Archivar todas las carpetas según su configuración de Autoarchivar Si elige esto, deberá regrese a la pestaña Inicio, haga clic con el botón derecho en una de las carpetas para las que desea establecer la configuración de Autoarchivar, luego seleccione Propiedades

   

6. En la ventana Propiedades, seleccione la pestaña Autoarchivar.

   

7. Seleccione Archive esta carpeta usando esta configuración, luego configure los ajustes para cuántos meses de mensajes desea conservar y dónde mover los elementos antiguos.

   Usando la configuración de Autoarchivar, configure cómo se archivan los mensajes cuando ha habilitado Autoarchivar, así como cómo se archivan los correos electrónicos cuando los archiva manualmente usando la configuración de Autoarchivar.

   

Cómo activar manualmente Autoarchivar

Puede activar Autoarchivar de forma manual o automática. Si ya configuró la configuración de Autoarchivar para todas sus carpetas como se describe anteriormente, puede activar el procedimiento de archivo al instante.

Seleccionar Archivo > Info > Herramientas > Limpieza de buzón , luego seleccione AutoArchive para iniciar el proceso de archivo. Esto utilizará la configuración de Autoarchivar que configuró para cada carpeta de correo.

Cómo activar automáticamente Autoarchivar

Además de activar manualmente el procedimiento de archivo, también puede configurar AutoArchive para que se ejecute regularmente.

1. Seleccionar Archivo > Opciones > Avanzado > Configuración de archivo automático.

   

2. En la ventana de configuración de Autoarchivar, seleccione Ejecutar Autoarchivar cada e ingrese la frecuencia con la que desea ejecutar Autoarchivar.

   Puede configurar los ajustes para que le avise cuando se ejecute Autoarchivar y configurarlo para eliminar mensajes de correo electrónico antiguos o moverlos a un archivo PST de archivo en su computadora.

   

3. Seleccione OK,y AutoArchive se ejecutará en el intervalo que establezca, para que nunca tenga que preocuparse de que su bandeja de entrada ocupe demasiado espacio.

   

Usar Outlook Sweep para autoarchivar en Outlook Web

En Outlook Online, archivar mensajes es un proceso manual. Una función llamada Barrido de Outlook te ayuda a mantener limpia tu bandeja de entrada.

Es imposible cambiar la antigüedad de los mensajes que archivas, pero al menos la función de barrido te permite archivar todos los mensajes de tu bandeja de entrada que tengan más de 10 días. Esto te ayudará a mantener tu bandeja de entrada limpia automáticamente.

1. Abra la bandeja de entrada de la cuenta donde desea archivar los mensajes de correo electrónico. Seleccione el correo electrónico que desea archivar, luego seleccione Sweep en el menú.

   

2. En la pantalla emergente, seleccione Mueva siempre los mensajes que tengan más de 10 días desde la carpeta INBOX.

   

3. Seleccione el menú desplegable Mover a y seleccione Archivar.