Agregar formato condicional en Excel le permite aplicar diferentes opciones de formato a una celda, o rango de celdas, que cumplan con las condiciones específicas que establezca. Establecer tales condiciones puede ayudar a organizar su hoja de cálculo y hacer que sea más fácil de escanear. Las opciones de formato que puede usar incluyen cambios de fuente y color de fondo, estilos de fuente, bordes de celda y agregar formato de número a los datos.
Excel tiene opciones integradas para condiciones de uso común, como encontrar números que son mayores o menores que un valor particular o encontrar números que están por encima o por debajo del valor promedio. Además de estas opciones preestablecidas, también puede crear reglas de formato condicional personalizadas utilizando fórmulas de Excel.
Estas instrucciones se aplican a Excel 2019, 2016, 2013, 2010 y Excel para Microsoft 365.
Aplicación de múltiples condiciones en Excel
Puede aplicar más de una regla a los mismos datos para probar diferentes condiciones. Por ejemplo, los datos del presupuesto pueden tener condiciones establecidas que aplican cambios de formato cuando se alcanzan ciertos niveles de gasto, como el 50 %, el 75 % y el 100 % del presupuesto total.
En tales circunstancias, Excel primero determina si las diversas reglas entran en conflicto y, de ser así, el programa sigue un orden de precedencia establecido para determinar qué regla de formato condicional se aplicará a los datos.
Búsqueda de datos que superen el 25 % y el 50 % de aumentos
En el siguiente ejemplo, se aplicarán dos reglas de formato condicional personalizadas al rango de celdas B2 a B5.
- La primera regla verifica si los datos en las celdas A2:A5 son mayores que el valor correspondiente en B2:B5 por más del 25%.
- La segunda regla verifica si los mismos datos en A2:A5 exceden el valor correspondiente en B2:B5 en más de 50%.
Como se puede ver en la imagen de arriba, si cualquiera de las condiciones anteriores es verdadera, el color de fondo de la celda o celdas en el rango B1:B4 cambiará.
- Para los datos en los que la diferencia es superior al 25 %, el color de fondo de la celda cambiará a verde.
- Si la diferencia es superior al 50 %, el color de fondo de la celda cambiará a rojo.
Las reglas utilizadas para realizar esta tarea se ingresarán mediante el cuadro de diálogo Nueva regla de formato. Comience ingresando los datos de muestra en las celdas A1 a C5 como se ve en la imagen de arriba.
En la parte final del tutorial agregaremos fórmulas a las celdas C2:C4 que muestran la diferencia porcentual exacta entre los valores en las celdas A2:A5 y B2:B5; esto nos permitirá verificar la precisión de las reglas de formato condicional.
Establecimiento de reglas de formato condicional
Primero, aplicaremos formato condicional para encontrar un aumento significativo del 25 por ciento o más.
La función se verá así:
=(A2-B2)/A2>25%
- Res alte celdas B2 a B5 en la hoja de trabajo.
- Haga clic en la pestaña Inicio de la cinta.
- Haga clic en el icono Formato condicional en la cinta para abrir el menú desplegable.
-
Seleccione Nueva regla para abrir el cuadro de diálogo Nueva regla de formato.
- En Seleccione un tipo de regla, haga clic en la última opción: Use una fórmula para determinar qué celdas formatear.
- Escriba la fórmula anotada arriba en el espacio a continuación Dé formato a los valores donde esta fórmula es verdadera:
- Haga clic en el botón Formato para abrir el cuadro de diálogo. Haga clic en la pestaña Rellenar y elija un color.
- Haga clic en Aceptar para cerrar los cuadros de diálogo y volver a la hoja de cálculo.
- El color de fondo de las celdas B3 y B5 debería cambiar al color seleccionado.
Ahora, aplicaremos formato condicional para encontrar un aumento del 50 por ciento o más. La fórmula se verá así:
- Repita los primeros cinco pasos anteriores.
-
Escriba la fórmula proporcionada arriba en el espacio a continuación Dé formato a los valores donde esta fórmula es verdadera:
- Haga clic en el botón Formato para abrir el cuadro de diálogo. Haga clic en la pestaña Rellenar y elija un color diferente al que eligió en los pasos anteriores.
- Haga clic en Aceptar para cerrar los cuadros de diálogo y volver a la hoja de cálculo.
El color de fondo de la celda B3 debe permanecer igual, lo que indica que la diferencia porcentual entre los números de las celdas A3 yB3 es superior al 25 por ciento pero inferior o igual al 50 por ciento. El color de fondo de la celda B5 debe cambiar al nuevo color que seleccionó, lo que indica que la diferencia porcentual entre los números en las celdas A5 y B5 es superior al 50 por ciento.
Comprobación de las reglas de formato condicional
Para verificar que las reglas de formato condicional ingresadas son correctas, podemos ingresar fórmulas en las celdas C2:C5 que calcularán la diferencia porcentual exacta entre los números en los rangosA2:A5 y B2:B5.
La fórmula en la celda C2 se ve así:
=(A2-B2)/A2
- Haga clic en la celda C2 para convertirla en la celda activa.
- Escriba la fórmula anterior y presione la tecla Enter en el teclado.
- La respuesta 10% debe aparecer en la celda C2, indicando que el número en la celda A2 es un 10% mayor que el número en celda B2.
- Puede ser necesario cambiar el formato en la celda C2 para mostrar la respuesta como porcentaje.
- Use el controlador de relleno para copiar la fórmula de la celda C2 a la celda C3 a C5.
- Las respuestas para las celdas C3 a C5 deben ser 30 %, 25 % y 60 %.
Las respuestas en estas celdas muestran que las reglas de formato condicional son precisas ya que la diferencia entre las celdas A3 y B3 es mayor que 25 por ciento, y la diferencia entre las celdas A5 y B5 es superior al 50 por ciento.
Celda B4 no cambió de color porque la diferencia entre celdas A4 y B4 es igual 25 por ciento, y nuestra regla de formato condicional especificaba que se requería un porcentaje superior al 25 por ciento para que cambiara el color de fondo.
Orden de precedencia para formato condicional
Cuando aplica varias reglas al mismo rango de datos, Excel primero determina si las reglas entran en conflicto. Las reglas en conflicto son aquellas en las que las opciones de formato no se pueden aplicar a los mismos datos.
En nuestro ejemplo, las reglas entran en conflicto ya que ambas usan la misma opción de formato: cambiar el color de fondo de la celda.
En la situación en la que la segunda regla es cierta (la diferencia de valor es superior al 50 por ciento entre dos celdas), la primera regla (la diferencia de valor es superior al 25 por ciento) también es cierta.
Dado que una celda no puede tener dos colores de fondo diferentes al mismo tiempo, Excel necesita saber qué regla de formato condicional debe aplicar.
El orden de precedencia de Excel establece que la regla que está más arriba en la lista del cuadro de diálogo Administrador de reglas de formato condicional se aplica primero.
Como se muestra en la imagen de arriba, la segunda regla utilizada en este tutorial está más arriba en la lista y, por lo tanto, tiene prioridad sobre la primera regla. Como resultado, el color de fondo de la celda B5 es verde.
Por defecto, las nuevas reglas van al principio de la lista; para cambiar el orden, use los botones de flecha Arriba y Abajo en el cuadro de diálogo.
Aplicación de reglas no conflictivas
Si dos o más reglas de formato condicional no entran en conflicto, ambas se aplican cuando la condición que cada regla está probando se vuelve verdadera.
Si la primera regla de formato condicional en nuestro ejemplo formateó el rango de celdas B2:B5 con un borde naranja en lugar de un color de fondo naranja, las dos reglas de formato condicional no conflicto ya que ambos formatos se pueden aplicar sin interferir el uno con el otro.
Formato condicional frente a formato regular
En el caso de conflictos entre las reglas de formato condicional y las opciones de formato aplicadas manualmente, la regla de formato condicional siempre tiene prioridad y se aplicará en lugar de cualquier opción de formato agregada manualmente.
