Una función es una fórmula preestablecida en Excel y Google Sheets que tiene como objetivo realizar cálculos específicos en la celda en la que se encuentra.
La información de este artículo se aplica a Excel 2019, Excel 2016, Excel 2013 y Google Sheets.
Sintaxis y argumentos de la función
La sintaxis de una función se refiere al diseño de la función e incluye el nombre de la función, corchetes, separadores de coma y argumentos. Como todas las fórmulas, las funciones comienzan con el signo igual (=) seguido del nombre de la función y sus argumentos:
- El nombre de la función le dice a Excel qué cálculos debe realizar.
- Los argumentos se encuentran entre paréntesis o corchetes e indican a la función qué datos usar en esos cálculos.
Por ejemplo, una de las funciones más utilizadas en Excel y Google Sheets es la función SUMA:
=SUMA (D1: D6)
En este ejemplo:
- El nombre le indica a Excel que sume los datos de las celdas seleccionadas.
- La función argumento (D1:D6) agrega el contenido del rango de celdas D1 a D6.
Anidar funciones en fórmulas
La utilidad de las funciones integradas de Excel se puede ampliar anidando una o más funciones dentro de otra función en una fórmula. El efecto de anidar funciones es permitir que se realicen varios cálculos en una sola celda de la hoja de trabajo.
Para hacer esto, la función anidada actúa como uno de los argumentos de la función principal o más externa. Por ejemplo, en la siguiente fórmula, la función SUMA está anidada dentro de la función REDONDO.
=REDONDO(SUMA (D1: D6), 2)
Al evaluar funciones anidadas, Excel ejecuta primero la función más profunda o interna y luego avanza hacia el exterior. Como resultado, la fórmula anterior ahora:
- Encuentre la suma de los valores en las celdas D1 a D6.
- Redondea este resultado a dos decimales.
Desde Excel 2007, se han permitido hasta 64 niveles de funciones anidadas. En versiones anteriores, se permitían siete niveles de funciones anidadas.
Hoja de trabajo frente a funciones personalizadas
Hay dos clases de funciones en Excel y Google Sheets:
- Funciones de hoja de trabajo
- Funciones personalizadas o definidas por el usuario
Las funciones de la hoja de trabajo están integradas en el programa, como las funciones SUM y ROUND discutidas anteriormente. Las funciones personalizadas, por otro lado, son funciones escritas o definidas por el usuario.
En Excel, las funciones personalizadas están escritas en el lenguaje de programación incorporado: Visual Basic para Aplicaciones o VBA para abreviar. Las funciones se crean utilizando el editor de Visual Basic, que se instala con Excel.
Las funciones personalizadas de Hojas de cálculo de Google están escritas en Apps Script, una forma de JavaScript, y se crean mediante el editor de secuencias de comandos ubicado en Herramientasmenú.
Las funciones personalizadas generalmente, pero no siempre, aceptan algún tipo de entrada de datos y devuelven un resultado en la celda donde se encuentra.
A continuación se muestra un ejemplo de una función definida por el usuario que calcula los descuentos del comprador escritos en código VBA. Las funciones originales definidas por el usuario, o UDFs, están publicadas en el sitio web de Microsoft:
Función Descuento(cantidad, precio)
If cantidad >=100 Entonces
Descuento=cantidadprecio0.1
Si no
Descuento=0
Finalizar si
Descuento=Aplicación. Ronda(Descuento, 2)Finalizar función
Limitaciones
En Excel, las funciones definidas por el usuario solo pueden devolver valores a las celdas en las que se encuentran. No pueden ejecutar comandos que cambien el entorno operativo de Excel, como modificar el contenido o el formato de una celda.
La base de conocimientos de Microsoft enumera las siguientes limitaciones para las funciones definidas por el usuario:
- Inserción, eliminación o formato de celdas en una hoja de trabajo.
- Cambiar el valor de los datos en otra celda.
- Mover, renombrar, eliminar o agregar hojas a un libro de trabajo.
- Cambiar cualquier opción de entorno, como el modo de cálculo o las vistas de pantalla.
- Configurar propiedades o ejecutar la mayoría de los métodos.
Funciones definidas por el usuario frente a macros en Excel
Si bien Hojas de cálculo de Google no las admite actualmente, en Excel, las macros son una serie de pasos grabados que automatizan las tareas repetitivas de las hojas de cálculo. Entre los ejemplos de tareas que se pueden automatizar se incluyen el formato de datos o las operaciones de copiar y pegar.
Aunque ambos utilizan el lenguaje de programación VBA de Microsoft, son diferentes en dos aspectos:
- UDFs realizan cálculos, mientras que las macros realizan acciones. Como se mencionó anteriormente, las UDF no pueden realizar operaciones que afecten el entorno del programa, mientras que las macros sí.
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En la ventana del editor de Visual Basic, los dos se pueden diferenciar porque:
Los UDF comienzan con una instrucción Function y terminan con End Function.
- Las macros comienzan con una declaración Sub y terminan con End Sub.
