Qué saber
- Regístrese en OneDrive si aún no tiene una cuenta activa.
- Abra el libro y seleccione Compartir > Iniciar sesión. Ingrese un nombre y elija una carpeta de OneDrive, luego seleccione Guardar. Seleccione Compartir de nuevo.
- En Opciones para compartir, seleccione Invitar a personas e ingrese las direcciones de correo electrónico de los destinatarios. Marque Can Edit para otorgar privilegios de edición.
Con los libros de trabajo compartidos de Microsoft Excel, puede colaborar con otros agregando o modificando datos, fórmulas y formato sobre la marcha desde múltiples ubicaciones y dispositivos. Aquí se explica cómo compartir un archivo de Excel en Microsoft 365, Excel 2019, Excel 2016 y Excel Online.
Regístrese en OneDrive
Si usa Microsoft Office, es posible que tenga una cuenta de OneDrive activa. De lo contrario, o si no está seguro, regístrese en OneDrive antes de continuar. La única excepción es si pretende compartir un archivo de Excel alojado en una biblioteca de SharePoint Online o en una red interna, en cuyo caso no necesita una cuenta de OneDrive.
Antes de poder compartir una hoja de cálculo con fines de coautoría, debe guardarla en formato XLSX, XLSM o XLSB.
Cómo compartir un archivo de Excel en Microsoft 365 o Excel 2019
Para compartir un libro de Excel:
Las versiones más nuevas de Excel reemplazaron la función de libro de trabajo compartido con un servicio llamado coautoría. Permite una colaboración similar y ofrece herramientas avanzadas que no están disponibles en versiones anteriores de Excel.
- Abra el libro de Excel que desea compartir.
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Seleccione Compartir, ubicado en la esquina superior derecha de la pantalla y debajo de la barra de la hoja de búsqueda.
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En el cuadro de diálogo Compartir, seleccione Iniciar sesión.
Image Si ha iniciado sesión en su cuenta de Microsoft, vaya al paso 6.
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Cuando se le soliciten las credenciales de su cuenta de Microsoft, siga las instrucciones en pantalla para completar el proceso de autenticación.
Image - Una vez que haya iniciado sesión, regrese a la ventana principal de Excel y seleccione Compartir nuevamente.
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En el campo Nombre, ingrese un título para el libro de trabajo compartido.
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Seleccione el menú desplegable Lugar para elegir dónde compartir el archivo, por ejemplo, OneDrive. En la mayoría de los casos, esta es la ubicación preferida a menos que use una biblioteca de SharePoint o una ubicación de red interna.
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Seleccionar Guardar.
Image - El archivo se carga en el repositorio que eligió en el paso 7. Seleccione Compartir.
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En la lista emergente Opciones para compartir, seleccione Invitar a personas.
No es necesario que comparta el libro de trabajo con fines de colaboración. Si prefiere compartir una versión de solo lectura, seleccione Enviar una copia.
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En el cuadro de diálogo Invitar personas, escriba las direcciones de correo electrónico de las personas con las que desea compartir el libro. Separe cada dirección de correo electrónico con una coma.
Image Puede escribir nombres de sus contactos en lugar de direcciones de correo electrónico. En este caso, se le solicitará que conceda acceso a Excel a la aplicación correspondiente.
- Ingrese un mensaje para los destinatarios, si lo desea.
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La opción Puede editar, acompañada de una casilla de verificación, está deshabilitada de forma predeterminada por motivos de precaución y dicta que los destinatarios no pueden modificar el archivo de Excel. Para eliminar esta restricción de solo lectura, seleccione la casilla de verificación para que aparezca la marca de verificación.
Image - Seleccione Compartir. Se notifica a sus destinatarios que se ha compartido un libro de trabajo con ellos.
Cómo compartir un archivo en Excel Online
Al igual que Excel para Microsoft 365 y Excel 2019, la versión web de Excel utiliza las funciones de coautoría en lugar de lo que solía conocerse como libros de trabajo compartidos.
- Vaya a Excel Online en un navegador web y abra el libro que desea compartir.
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Seleccione Compartir, ubicado en la esquina superior derecha de la ventana del navegador para mostrar el cuadro de diálogo Invitar personas.
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En el campo Para, escriba las direcciones de correo electrónico de las personas con las que desea compartir el libro, cada una separada por una coma.
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En el campo Agregar una nota rápida, ingrese un mensaje relevante para sus destinatarios.
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Seleccione Los destinatarios pueden editar.
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Aparecen dos menús desplegables. El primero contiene las siguientes opciones: Los destinatarios pueden editar (predeterminado) y Los destinatarios solo pueden ver. Si elige este último, sus destinatarios recibirán el libro de trabajo con restricciones de solo lectura.
Image - El segundo menú desplegable determina si los destinatarios necesitan una cuenta de Microsoft para acceder al documento. Seleccione la opción que se ajuste a sus necesidades.
- Seleccione Compartir. Se notifica a sus destinatarios que se ha compartido un libro de trabajo con ellos.
Cómo compartir un archivo en Excel 2016
Siga las instrucciones de Microsoft 365, ya que la función de coautoría y los pasos son similares. La principal diferencia es el botón Compartir, que aparece en la esquina superior derecha y está representado por una cabeza y un torso junto a la palabra Compartir.
Si lo desea, puede utilizar la función Libro de trabajo compartido. Para hacerlo, agregue las opciones apropiadas a la barra de herramientas de acceso rápido siguiendo los pasos a continuación.
A menos que tenga una necesidad específica de habilitar la funcionalidad del libro de trabajo compartido original, como compartir en una red restringida con requisitos particulares, use la coautoría en su lugar.
Agregar un botón de libro compartido en macOS
Para agregar la función de libro de trabajo compartido en macOS:
- Seleccione Excel > Preferencias.
- En el cuadro de diálogo Preferencias de Excel, seleccione Cinta y barra de herramientas, ubicado en Autoría sección.
- Seleccione Barra de herramientas de acceso rápido.
- En el ajuste Elegir comandos de, seleccione Revisar pestaña.
- En la lista de opciones proporcionada, seleccione Compartir libro de trabajo (heredado) para res altarlo.
- Seleccione el corchete derecho (>) que se encuentra junto a la opción Compartir libro (heredado) para que se mueva a la lista etiquetada Personalizar barra de herramientas de acceso rápido.
- Seleccione Guardar para completar el proceso. Ahora puede comenzar el proceso de compartir desde la barra de herramientas de Excel.
Agregar un botón de libro compartido en Windows
Siga estos pasos para agregar la funcionalidad de libro compartido a Excel 2016 para Windows:
- Seleccionar Archivo > Opciones > Barra de herramientas de acceso rápido.
- Seleccione Elija comandos de para expandirlo, luego seleccione Todos los comandos.
- Desplácese hacia abajo y seleccione Compartir libro (heredado) para res altarlo.
- Seleccione Agregar.
- Agregue cada uno de los siguientes comandos, uno a la vez: Control de cambios (heredado), Protección compartida (heredado),Comparar y combinar libros de trabajo.
- Después de agregar estos elementos, seleccione OK para volver a la ventana principal de Excel. Ahora puede comenzar el proceso de compartir desde la barra de herramientas de Excel.
