Los formularios y documentos son una realidad. Pero en la era digital, usar formularios en papel es cada vez más engorroso e inconveniente.
DocuSign es la principal herramienta de firma electrónica destinada a resolver esta dificultad. Permite a particulares y empresas sustituir la firma manual de documentos en papel. Es seguro, rápido y fácil firmar, administrar y almacenar documentos en la nube, todo desde una sola herramienta.
Cómo funciona DocuSign
DocuSign tiene una serie de características y funciones, que incluyen:
- Cargar y enviar: Cargue su documento, indique quién debe firmarlo, coloque los campos correctos y envíelo a las partes respectivas.
- Sign: Recibirá un enlace en su correo electrónico solicitando una firma. Desde aquí, seleccionará el enlace, seguirá las pestañas y firmará. DocuSign enviará el documento automáticamente.
- Administración de documentos: puede ver el estado de su documento desde el tablero, almacenar sus documentos en línea y administrar preferencias específicas, como la marca y la visibilidad.
Para desbloquear todas las funciones de DocuSign, debe tener un plan mensual. Estos planes van desde $10 para una cuenta personal hasta $32 al mes para una cuenta comercial profesional. Si solo desea usar DocuSign para firmar los documentos que recibe, simplemente puede usar el plan gratuito de DocuSign. También hay una prueba gratuita de 30 días que puede usar para probar la herramienta antes de comprometerse con una suscripción.
Cómo enviar un documento para su firma mediante DocuSign
Lo primero que querrá saber es cómo enviar un documento para su firma usando DocuSign. Para comenzar, regístrese para la prueba gratuita de DocuSign o una cuenta mensual.
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En la página de inicio, seleccione Comenzar ahora para cargar su documento, o arrastre y suelte el archivo del documento en el cuadro de carga blanco.
DocuSign admite muchos formatos de archivo cargados desde su dispositivo, así como proveedores de almacenamiento en la nube como Google Drive y Dropbox. El tamaño del archivo puede ser de hasta 25 MB.
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Una vez cargado, seleccione Siguiente.
Image Si eres el único firmante, puedes seleccionar la casilla de verificación junto a Soy el único firmante para s altar adelante.
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Ingrese el nombre y la dirección de correo electrónico del destinatario. Si necesita agregar varios firmantes, seleccione Agregar destinatario.
- Una vez agregados todos los destinatarios, seleccione Siguiente.
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Coloque sus campos de firma usando las herramientas en la barra de herramientas en el lado izquierdo de su pantalla. Seleccione Firma y colóquelo en el lugar donde se requiere una firma.
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Cuando haya creado todos los campos que necesita, seleccione Siguiente. Aquí, puede cambiar la línea de asunto del correo electrónico e ingresar un mensaje de correo electrónico para su destinatario.
También puede elegir establecer recordatorios automáticos seleccionando Enviar recordatorios automáticos.
- Cuando haya terminado, envíe el documento a sus destinatarios seleccionando Enviar.
Cómo usar DocuSign para firmar un documento
¿Ha recibido un documento de otra parte solicitando su firma a través de DocuSign? Firmar el documento es sencillo.
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Seleccione Revise el documento en el correo electrónico que recibe de DocuSign.
El proceso de firma puede diferir ligeramente si es un usuario nuevo o si es un usuario recurrente. DocuSign recomienda ver su video de firma o leer la guía práctica para familiarizarse.
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Una vez que se abre el documento, debe aceptar firmar electrónicamente. Seleccione Acepto usar registros y firmas electrónicas, luego seleccione Continuar.
Image - Seleccione Iniciar a la izquierda del documento para comenzar a firmar. Esto le mostrará todos los campos requeridos para completar su documento.
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Seleccione Firmar. Si ha utilizado DocuSign antes, verá su firma ahora en su lugar. Si no ha utilizado DocuSign, siga las instrucciones en pantalla para crear una nueva firma.
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Una vez que su firma esté en su lugar, asegúrese de que todo se vea bien, luego seleccione Finalizar. Verá un resumen de la sesión de firma, incluida la fecha en que firmó y la fecha en que se envió el documento.
Cómo crear un PDF rellenable con DocuSign
Puede crear fácilmente cualquier formulario rellenable que pueda imaginar utilizando las herramientas de DocuSign. Para comenzar, asegúrese de haber iniciado sesión en su cuenta de DocuSign.
- En la página de inicio, cargue su formulario. DocuSign convertirá automáticamente el formulario en un PDF.
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Seleccione Siguiente una vez que haya cargado su archivo.
Image - Agregue sus destinatarios y seleccione Siguiente.
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En la pantalla Preparar, puede comenzar a crear su formulario usando los campos en la barra de herramientas en el lado izquierdo de la pantalla.
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Seleccione de los campos y agréguelos a su formulario seleccionando el área donde desea colocar el campo. Con cada campo que seleccione, verá opciones adicionales en el lado derecho de la pantalla. Por ejemplo, el campo Nombre le permite cambiar entre el nombre completo y el nombre de pila.
Image También puede agregar fórmulas, cuadros de texto, menús desplegables, botones de opción y más. Todos están ubicados en la barra de herramientas en el lado izquierdo de la pantalla.
- Cuando su formulario esté completo, seleccione Siguiente, cambie su mensaje de correo electrónico si lo desea, luego seleccione Enviar para enviar su documento a los destinatarios.
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Para guardar su formulario para uso futuro, en la pantalla Administrar, seleccione el menú desplegable a la derecha del documento. Seleccione Guardar como plantilla, rellene los detalles y luego seleccione Guardar. Ahora podrá ver su formulario en la página Plantilla.
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Cómo completar un formulario usando DocuSign
El proceso para completar un formulario es similar a firmar un documento con DocuSign.
- Seleccione Revisar documento en el correo electrónico de DocuSign que recibió para comenzar.
- Seleccione Continuar para comenzar a completar su formulario.
- Seleccione los campos que necesita completar o seleccione Inicio para permitir que DocuSign lo guíe a través del documento, llevándolo a cada sección que requiere una firma.
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Ingrese su información en los campos. También puede seleccionar cualquier casilla de verificación u opción en los menús desplegables.
Image - Cuando haya terminado, seleccione Finalizar. Su formulario se devuelve automáticamente al remitente.
