Las hojas de cálculo y las bases de datos ofrecen formas de ver los datos. Sin embargo, el enfoque que utiliza cada uno para recopilar y compartir esos datos es bastante diferente.
Una hoja de cálculo ofrece datos casi estructurados en formato de filas y columnas. Sin embargo, las hojas de cálculo no se relacionan entre sí y no requieren reglas sobre la información contenida en la hoja de cálculo. Además, las hojas de cálculo no tienen herramientas sofisticadas de resumen y generación de informes.
Las bases de datos recopilan información de forma estructurada y aplican, de forma predeterminada, reglas y relaciones sobre lo que entra y sale. Revisamos ambos para ayudarlo a determinar cuál se adapta mejor a sus necesidades.
Resultados generales
- Contiene celdas formadas por columnas y filas.
- Realiza cálculos matemáticos.
- Ordenar y filtrar datos.
- Organizar colecciones complejas de datos.
- Controlado por un sistema de gestión de base de datos (DBMS).
-
Acceda y administre grandes cantidades de datos.
Las bases de datos admiten la lectura y escritura rápidas de contenido de forma automática. A menos que utilice un sistema casero de herramientas de activación como If This Then That, una hoja de cálculo requiere la entrada manual de información.
Microsoft Excel y Google Sheets son programas de hoja de cálculo de uso común. Ambos están disponibles de forma gratuita en computadoras, tabletas y teléfonos inteligentes.
Además de Microsoft Access en el escritorio (y clones como LibreOffice Base), las herramientas de base de datos más sólidas residen en servidores. Las grandes empresas utilizan opciones como Microsoft SQL Server o la suite de servidores Oracle. Las personas en las comunidades de código abierto y Linux usan herramientas como MariaDB.
Cuando usa una base de datos, generalmente la empareja con herramientas de soporte. Dado que las bases de datos requieren un lenguaje de consulta estructurado para acceder a la información, las herramientas como los diseñadores de informes visuales (como Crystal Reports) o las herramientas de tablero (como Tableau) administran tanto la generación de SQL como el desarrollo de informes complejos.
Diseño: Análisis vs. Relaciones
- Optimizado para análisis de datos simples.
- Habilidades de filtrado limitadas.
- Capacidad limitada para comparar datos de diferentes fuentes.
- Capaz de enlazar tablas.
- Potente análisis relacional.
- Habilidades de cálculo limitadas.
Si las bases de datos o las hojas de cálculo tienen más sentido para un propósito determinado se deriva de un puñado de características de casos de uso.
Aunque las fórmulas de búsqueda y las regiones con nombre unen algunas partes de las hojas de cálculo, una hoja de cálculo es un conjunto de datos independiente. Tiene una capacidad limitada para filtrar y agrupar en diferentes hojas de trabajo y archivos de hojas de cálculo. Las hojas de cálculo están optimizadas para finanzas y análisis de datos simples. Para el procesamiento de números directo, este enfoque es superior a una base de datos. Además, las bases de datos requieren más habilidades técnicas para instalarse y configurarse.
Sin embargo, no es fácil comparar información de diferentes datos en una hoja de cálculo. Las bases de datos imponen relaciones y admiten consultas basadas en atributos o subconjuntos dentro de una o más tablas. Las bases de datos vinculan tablas de varias maneras y realizan estadísticas de resumen sobre esos subconjuntos y superconjuntos.
Informes: la apariencia es clave
- Apariencia personalizable.
- Fácil de crear gráficos.
- Funciones de formato enriquecido.
- Apariencia formalizada.
- Agilice los informes.
- Formato de informe tabular.
Las hojas de cálculo presentan una cuadrícula de información. El propietario de la hoja de cálculo determina el contenido, el formato, la apariencia y la estructura. Las bases de datos requieren una estructura formalizada y separan la información de la apariencia de esa información.
Una hoja de cálculo es tanto la información como la capa de presentación de esa información. Este enfoque agiliza los informes simples porque los cálculos son transparentes para cualquiera que abra el archivo. Además, opciones como líneas de regla, sombreado, gráficos y colores hacen que el resultado final se vea como usted desea.
Una base de datos genera información en formato tabular. Cualquier formateo de la salida debe ocurrir en una hoja de cálculo u otro programa, como una herramienta de tablero.
Ubicación de datos: acceso a la información y auditoría
- Documentos autónomos.
- Opciones de seguridad limitadas.
- Un usuario a la vez.
- Servidores de base de datos dedicados.
- Los permisos aumentan la seguridad.
- Múltiples usuarios simultáneos.
Las hojas de cálculo son documentos independientes que residen en computadoras individuales o servidores de archivos. Las bases de datos, en su mayor parte, requieren servidores de bases de datos dedicados. Esto significa que es más trabajo crear una base de datos, pero no puede archivarla incorrectamente o eliminarla accidentalmente.
Aunque puede proteger con contraseña una hoja de cálculo, generalmente no puede auditar quién la ve o edita. Sin embargo, con una base de datos, no puede ver ni modificar los datos a menos que tenga permiso. La base de datos registra cualquier visualización y edición que realice para poder descubrirla en el futuro.
En general, las hojas de cálculo están diseñadas para ser abiertas y editadas por una persona a la vez. Las bases de datos admiten muchos usuarios conectados simultáneamente.
Veredicto: el volumen de datos decide
Decidir si debe usar una aplicación de hoja de cálculo o una base de datos depende de la cantidad de datos con los que planee trabajar. Las hojas de cálculo son adecuadas para listas manejables de información básica. Sin embargo, si planea almacenar grandes cantidades de datos sin procesar durante un período de tiempo indeterminado, una base de datos es una inversión valiosa de su tiempo y recursos.
